Papierhersteller Sappi Papierholding GmbH bevorzugt elektronische Rechnungen

Reduzierung des Scannaufwands bei der Erfassung: Papierhersteller bevorzugt elektronische Rechnungen Der Papierhersteller Sappi Papierholding GmbH wird künftig elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten. Als wesentliches Ziel definierte das Projektteam mittel- bis langfristig eine spürbare Zeit- und Kostenersparnis im Bereich des Scannens. In der Rechnungsverarbeitung setzt das österreichische Unternehmen bereits seit fünf Jahren auf die Lösung DOCUMENTS for Invoices von ReadSoft. Für das E- Invoicing wird die Anwendung e-Sign for SAP Solutions von rit EDV-Consulting genutzt, welches in die SAP-Landschaft integriert und an die ReadSoft- Gesamtlösung angebunden wurde. Dem Engagement bei Sappi ging voraus, dass Eingangsrechnungen, die per Telefax eintreffen, per Gesetz nicht mehr anerkannt sind, es sei denn, dass das Faxgerät die Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen kann. In den meisten europäischen Ländern gilt diese Vorgabe seit 2007, in Österreich seit Januar 2008. Statthaft ist neben der Übermittlung von Rechnungen auf dem normalen Postweg demnach nur noch die elektronische Übermittlung, wobei die Rechnung mit einer sicheren Signatur versehen sein muss. Andernfalls ist die Rechnung steuerlich unwirksam und der Vorsteuerabzug für den Rechnungsempfänger unzulässig. Die Bezeichnung „elektronische Übermittlung“ bezieht Fax-Rechnungen mit ein. Wer zusätzliche Kosten bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sparen möchte, muss wie Sappi seine Prozesse daher nun auf elektronische Rechnungen umstellen. Für Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, gilt die Anforderung, dass die Signatur geprüft und protokolliert werden muss. Die Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung wird bei Sappi in Österreich sowie in zwei weiteren Shared Service Centern in Deutschland und Holland eingesetzt. Für jeden Standort wurde im Rahmen des Projekts eine E-Mailadresse speziell für den Rechnungsempfang eingerichtet. Um den Rechnungsempfang rechtskonform und sicher durchführen zu können, wurden die Lieferanten zunächst aufgefordert, eine Testrechnung an eine Test-E-Mailadresse zu senden. Erst wenn diese in allen Schritten einschließlich der Signaturprüfung und -verifizierung erfolgreich verarbeitet werden konnte, wurde dem Lieferanten die tatsächliche E-Mailadresse für seine elektronischen Rechnungen mitgeteilt. „Der Teufel liegt bei diesem Projekt im Detail. Es können auf Lieferantenseite unterschiedlichste Signaturen verwendet, von uns aber nicht verarbeitet werden. Daher war die Entscheidung für den Testlauf mehr als richtig und kann auch nur weiterempfohlen werden“, ist die Erfahrung von Hanns-Michael Sproger, Manager Global SAP MM Systems bei Sappi. Signaturprüfung und - verifizierung Bevor die Rechnungsdaten von der ReadSoft-Lösung ausgelesen und im ReadSoft Invoice Cockpit weiter verarbeitet werden, muss der Schritt der Signaturprüfung und - verifizierung abgeschlossen sein. Hierzu werden zunächst alle Rechnungs-E-Mails, die in den hierfür bestimmten E-Mail-Postfächern in MS-Exchange eingehen, von der Anwendung eSign überprüft, ob eine Signatur im Rechnungs-PDF enthalten ist. Ist dies der Fall, wird diese Signatur via Internet-Verbindung von D-Trust, einem Tochterunternehmen der Bundesdruckerei in Berlin, auf ihre Gültigkeit hin überprüft. eSign erhält dann sowohl das Rechnungs-PDF als auch das zugehörige Prüfprotokoll als XML-File zurück. Beide Dateien werden automatisiert im firmeneigenen IXOS-Archiv abgelegt. Gleichzeitig stehen die Datensätze im ReadSoft Invoice Cockpit zur Verfügung, so dass die Sachbearbeiter per Mausklick die elektronischen Rechnungen ebenso wie gescannte Papierrechnungen zur Ansicht aus dem Archivsystem aufrufen können. „Aber auch Rechnungen aus dem E-Mail-Eingang, die keine elektronische Signatur aufweisen, werden intern weiter bearbeitet“, erklärt Hanns-Michael Sproger eine Besonderheit im Verarbeitungsprozess. „Ein Mitarbeiter im Shared Service Center prüft in jedem Falle, ob für die jeweiligen Rechnungen die erforderlichen Kriterien zutreffen. Länder, die nicht zur EU gehören, müssen beispielsweise gar keine Signatur an ihren Rechnungen anbringen. Insofern muss jede dieser Rechnungen sehr sorgfältig und individuell behandelt werden.“ Lieferanten intensiv mit einbeziehen Im Projektteam für die Einführung der E-Invoice-Lösung arbeiteten Projektleiter Thomas Kratochwill, Manager Finance Shared Service Center Europe, Heidi Wendelmaier, zuständig für die europäische SAP-Entwicklung, und Hanns-Michael Sproger intensiv mit ReadSoft und den Experten von rit EDV-Consulting zusammen. Einbezogen waren für Fachfragen auch stets Mitarbeiter aus den Bereichen Accounting und Taxes. Das Projekt dauerte circa ein halbes Jahr. Generell hat das Sappi-Team in dieser Zeit festgestellt, dass noch nicht alle Lieferanten daran interessiert sind, die elektronische Rechnungsabwicklung einzuführen. Hier gilt es nun, Überzeugungsarbeit zu leisten. „E-Invoices können natürlich auch für unsere Lieferanten von Vorteil sein, denn dadurch sparen sie sich Rechnungsdruckkosten, das Porto und die Handlingkosten, um die Rechnungen zu kuvertieren und zu versenden“, sagt Kratochwill. Allerdings ist es für die Geschäftspartner kein einfaches Unterfangen, die elektronische Signatur einzubinden. „In vielen EU-Ländern ist es ein langwieriger Prozess, dieses Zertifikat zu bekommen. Unser Ziel ist es, das E- Invoicing bei Sappi mit möglichst vielen Lieferanten schnell zu etablieren“, so der Projektleiter. „Es ist uns bewusst, dass dies für beide Partner einer Geschäftsbeziehung auch lukrativ sein muss und in der Umsetzung nicht zu aufwändig sein darf. Daher zeigen wir gerade kleineren Lieferanten gerne Wege auf, wie sie die elektronische Rechnungsstellung realisieren können.“ Für den Papierhersteller selbst war bei der Entscheidung für die automatisierte Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft vor allem die SAP-Integration und die komfortable Handhabung der Rechnungen im Invoice Cockpit ausschlaggebend. Hier hat der Buchhalter seine gewohnte SAP-Benutzeroberfläche und einen guten Überblick über die Rechnungen aller Sappi-Standorte – unabhängig von deren Eingangskanal. Der jeweilige Bearbeitungsstatus ist sofort zu erkennen. Vom Invoice Cockpit aus wird ein Workflow in SAP gestartet, über den die Rechnungsprüfung und -genehmigung realisiert ist. Dieser Workflow wurde intern bei Sappi auf Basis des SAP Business Workflows bereits vor Einführung der neuen Lösungsteile entwickelt und ist trotzdem sehr gut in die Gesamtlösung integriert. In den Prozess sind sowohl die jeweiligen Sachbearbeiter in den Fachabteilungen als auch der Einkauf eingebunden. Anzahl der elektronischen Rechnungen steigt Rund 150.000 Rechnungen werden jährlich bereits bei Sappi im Finance Shared Service Center verarbeitet. Für 2008 schätzt Projektleiter Kratochwill den Anteil der PDF-Rechnungen mit integrierter Signatur auf 8.000 Dokumente. Die Rechnungsverarbeitung von per EDI übermittelten Rechnungen ist bei Sappi bereits seit längerem Standard. Hierbei handelt es sich um Rechnungen im XML- Format, die als IDocs in das SAP-System gelangen. Die Verarbeitung erfolgt direkt im ReadSoft Invoice Cockpit, weil die IDocs im Gegensatz zu gescannten Papierrechnungen nicht interpretiert werden müssen. Die SAP-Daten sind somit der Input für die weitere Verarbeitung der Rechnung im Cockpit. Eine spezielle Anpassung, die Sappi intern realisieren konnte, macht die Anwendung für die User sehr komfortabel: Während üblicherweise ein IDoc nicht als Bild angezeigt werden kann, erzeugt die Erweiterung aus den elektronischen Daten eine lesbare Rechnung und kann so am Bildschirm betrachtet sowie im Bedarfsfall auch ausgedruckt werden. Infokasten Sappi Papierholding GmbH Sappi ist der weltweit führende Hersteller von gestrichenen Feinpapieren. Das Unternehmen hat seinen Firmensitz in Brüssel. Darüber hinaus ist das Unternehmen in Europa mit Standorten in Alfeld, Blackburn, Ehingen, Gratkorn, Lanaken, Maastricht, Nash und Nijmegen vertreten. Das Unternehmen beschäftigt weltweit rund 16.000 Mitarbeiter. Kunden in über 100 Ländern weltweit spezifizieren die Papiere von Sappi für Verlags-, Werbe-, Etiketten- und Verpackungsdruck höchster Qualität.