Optimierungspotenziale in einer integrierten Distribution

F AC H AR T I K EL Würzburg, 25. Oktober 2010 Optimierungspotenziale in einer integrierten Distribution Durchgängige Versandabwicklung im SAP Der Stichtag kam wohl für beide Seiten zu zeitig: Seit dem 1. Juli 2009 gilt für exportierende Unternehmen die Verpflichtung zur Umstellung der Ausfuhranmeldung vom Papierverfahren auf die elektronische Zollabwicklung mit ATLAS AES 2.0 (Automated Export System). An- laufprobleme gab es daraufhin bei vielen Unternehmen, aber auch beim deutschen Zoll, der Anfang Juli keine Meldung elektronisch verar- beiten konnte. Bei Pionieren der Szene, etwa der Lufthansa –Tochter LTL (Lufthansa Technik Logistik), mussten schnell Auffanglösungen programmiert werden, um nicht gegen verschlossene Türen beim Zoll zu laufen. Zeit also für eine genauere Betrachtung der gesamten Versandabwick- lung in den betroffenen Firmen. Kein Musterbeispiel in der Branche Alles, was an Software derzeit in der Versandabwicklung im Einsatz ist, gleicht einem See mit vielen Inseln: In der Kommunikation mit Zollbe- hörden, KEP-Dienstleistern, Spediteuren und Kunden kommt jedes Mal ein anderes Programm auf den Schreibtisch. Das Problem: Derzeit existiert für SAP-Anwender am Markt keine durchgängige Lösung, die alle am Versandprozess beteiligten Partner integriert. Der Anpas- sungsaufwand durch das Schnittstellenmanagement in der heteroge- nen Systemlandschaft ist hoch, ebenso der Anpassungsaufwand bei SAP. Steht ein Releasewechsel an, beginnen die Probleme von vorne. Zudem muss der Endanwender zwischen unterschiedlichen Benutzer- oberflächen wechseln, um einen Auftrag abzuarbeiten. Ideal wäre eine SAP-basierte Versandabwicklung, die den Prozess führt und auf einer Instanz installiert wäre. Eine homogene System- landschaft würde die Pflege erleichtern, einheitliche Benutzeroberflä- chen ließen sich auf den Anwender anpassen. Die Kosten für Software- lizenzen würden sinken, die Releasefähigkeit wäre gegeben. Qualifiziertes Verpacken als Basis Bislang wurde das systemtechnische Verpacken von Material stiefmüt- terlich behandelt. Dabei eröffnet ein qualifizierter Packprozess erhebli- ches Potenzial für die nachgelagerte Versandabwicklung. Da SAP in diesem Bereich keine ausreichende Lösung anbietet, lässt sich die Lücke durch ein SAP Add-On „Qualifiziertes Verpacken“ schließen. Der Packprozess basiert hierbei auf den Standard SAP SD- Lieferungen, welche in einer Sendungsübersicht zur weiteren Bearbei- tung angezeigt werden. Nach Sendungsbildungsfreigabe und Kommissionierung im Standard- SD werden Lieferpositionen und Teilmengen zu Packstücken exakt zugeordnet. Hierbei erfolgt auch die automatische Gefahrgutprüfung für Zusammenladungsverbote in Abhängigkeit von Spediteur, Versandart, Serviceart und Gewichtsgruppe auf Basis von Customizing- Einstellungen und Gefahrgutstammdaten. Eine direkte Einbindung von Waagen ermöglicht das Wiegen der Packstücke mit anschließendem automatischem Ausdruck der Pack- stücklabel und Packstückinhaltsliste inklusive der zollrelevanten Pack- stückdaten. Nach Abschluss aller Packstücke erfolgt der Sendungsabschluss. Alle Versanddokumente können unter Beachtung der zollspezifischen An- forderungen direkt aus dem Sendungsdialog bearbeitet werden. Zu- sätzlich besteht die Möglichkeit einer Verladekontrolle incl. Verladerei- henfolge zu den Lieferungen des SAP SD Transports. Die Vorteile einer solchen Lösung: Die Qualifizierung der einzelnen Packstücke erleichtert die Nachverfolgbarkeit der Materialien und führt somit zu einer Reduzierung von Klärungsaufwänden bei Anfragen im Kundendienst. Eine Gefahrgutprüfung ist leicht implementierbar, sogar ohne Einsatz von SAP EH&S. Die Bereitstellung der zollrelevanten Daten zur Ausfuhranmeldung beim ATLAS des deutschen Zolls erfolgt ohne zusätzliche manuelle Eingaben. Der Packprozess kann direkt in die bestehende SAP- Systemlandschaft integriert werden, Verladefehler können minimiert werden. Ziel ist ein intuitives Arbeiten im System aufgrund der ergono- mischen, SAP-basierten Benutzeroberfläche. Automatische ATLAS-Zollabwicklung Den nächsten Schritt bildet die Anbindung des Versandmoduls an AT- LAS des deutschen Zolls. Ausfuhrgenehmigungsrelevante Daten werden hierbei über eine zertifi- zierte Schnittstelle aus der zur Ausfuhranmeldung anstehenden Sen- dung online an ein Clearing Center übergeben oder via EDIFACT- Konverter direkt an den Zoll gesendet. Als Basis dienen die im Sendungsbildungsdialog im Rahmen des quali- fizierten Verpackens bereits erstellten Daten. Die für die Ausfuhran- meldung relevanten Stammdaten wie Codelisten und Beteiligtenkon- stellationen werden über das Add-On zur Verfügung gestellt. Die genehmigte oder aber auch verweigerte Ausfuhranmeldung wird von den Zollbehörden ebenfalls über die zertifizierte Schnittstelle in kürzester Zeit in den Sendungsdialog zurück übertragen. Bei einer verweigerten Ausfuhrgenehmigung können die erforderlichen Daten direkt im Sendungsdialog geändert und anschließend erneut über die Schnittstelle an den Zoll übertragen werden. So wird es möglich, alle zollrelevanten Daten ohne zusätzliche manuel- le Eingaben bereit zu stellen und die Reaktionszeit der Behörden auf beantragte Bewilligungen zu reduzieren. Das System kann sieben Ta- ge die Woche und 24 Stunden am Tag Meldungen an den Zoll versen- den. Damit macht man sich bei genehmigungsfreien Gütern unabhän- gig von Dienstzeiten der Behörde. Selbst bei kurzfristigen Kundenbe- stellungen ist eine pünktliche Lieferung möglich, da die Verladung im Drei-Schichtbetrieb erfolgen kann. Anbindung der KEP-Dienstleister in die integrierte Versandab- wicklung Der deutsche KEP-Markt ist derzeit eines der am stärksten wachsen- den Segmente in Deutschland. Im Jahr 2008 hat der Markt um 3,6 Pro- zent auf einen Umsatz von 17,4 Milliarden Euro zugelegt. Zum Ver- gleich: das Bruttoinlandsprodukt wuchs im gleichen Zeitraum um ledig- lich 1,6 Prozent. Trotz einer stetig steigenden Nachfrage nach durchgängigen und leicht erweiterbaren KEP-Lösungen ist eine solche im SAP-Standard aktuell nicht vorhanden. Meist werden solche Lösungen als Subsysteme an die vorhandene SAP-Systemlandschaft angeflanscht. Ein SAP-Add-On hat den Vorteil, problemlos in die Versandabwicklung integriert werden zu können und eine zukunftssichere Investition dar- zustellen. Die Lösung ist Release unabhängig und weiter einsetzbar – auch wenn der Anbieter nicht mehr am Markt ist. Die KEP-Lösung basiert auf zwei Stufen. Stufe eins behandelt die kom- fortable Aktualisierung von Dienstleisterdaten, wie beispielsweise Rou- ting- und Serviceinformationen. Hierbei werden die vom Dienstleister im ASCII, CSV oder XML Format bereit gestellten Daten in den KEP- Monitor geladen, in die benötigte Zielstruktur gemappt und beispiels- weise an SAP SD verteilt. Stufe zwei kümmert sich um die Bereitstellung der benötigten KEP- Daten zum Drucken von Paketlabeln, Manifesten oder der Kommunika- tion mit den einzelnen Dienstleistern. Vorstellbar ist die elektronische Avisierung von zu transportierenden Paketen und die Meldung von Rückverfolgungsdaten in das zentrale System. Im Rahmen des qualifizierten Verpackens werden die benötigten KEP- Etiketten Dienstleisterspezifisch automatisiert gedruckt, inklusive der aktuellen Routingdaten. Bei der Standard-SAP-Transportabwicklung wird dann das Manifest gedruckt und gegebenenfalls elektronisch an den Dienstleister übermittelt. So werden alle Funktionen vollständig in den SAP-Standard eingebunden und KEP-Dienstleister über eine stan- dardisierte DFÜ-Schnittstelle zuverlässig integriert. Die Verwaltung der KEP-Routing- und Service-Daten erfolgt mittels Versionierung. Dienstleister bringen im Normalfall in ihren Dateien schon Kontrollinformationen, wie zum Beispiel Version und Gültigkeits- zeitstempel mit. Der User hat jedoch die Möglichkeit, diese überschrei- ben oder mit eigenen Informationen zu pflegen. Dadurch ist es möglich, die anschließende Datenverteilung automatisch per Job zum Stichtag durchzuführen. Falls der Dienstleister eine Versionsnummer mitliefert, ist es ratsam, diese nicht zu überschreiben, da diese in vielen Fällen auf dem Pack- label mit angedruckt werden muss. Dies dient dem Dienstleister zur Identifizierung, ob aktuelle Daten verwendet wurden. Transportabwicklung mit SAP Standardfunktionalitäten Abgerundet wird die integrierte Versandabwicklung aus einer Kombina- tion von SAP-Standardmodulen und speziell entwickelten Add-On- Komponenten durch den Einsatz von SAP LE-TRA. Das Transport Mo- dul des SAP-Standard unterstützt die Anwender bei der Planung und Ausführung von Transportprozessen, welche im ERP-System der Mo- dule SD und MM ausgelöst werden. LE-TRA bietet Funktionen wie die Tourenbildung und die Frachtko- stenberechnung und ist für die Planung von Landtransporten meist völlig ausreichend. Für Luft- oder Überseeverkehr und intermodale Transporte hat SAP die Transportation Management Lösung SAP TM entwickelt. Angestrebte Vorteile sind die vollständige Abbildung der Prozesskette in einer unternehmensweit integrierten Anwendung, die flexible Disposition von multimodalen Transporten im Vor-, Haupt- und Nachlauf und die optimierte Auslastung von Frachtkapazitäten unter Einbindung von Flug-, Schifffahrts- und Bahnfahrplänen. Die Transportplanung kann bereits vor der Erstellung von Lieferungen erfolgen. Das ermöglicht eine schnelle Reaktion auf kurzfristige Kun- denanforderungen. Durch die Verwaltung der Dienstleister in einem System wird eine höhere Rentabilität durch Preisvergleiche und Ad-hoc Reaktionsmöglichkeiten erreicht. Allerdings steckt der aktuelle Entwicklungsstand noch in den Kinder- schuhen. Mit Ausgabe des nächsten Releasestands, der für Frühjahr 2010 erwartet wird, sollte das SAP TM Modul jedoch den benötigten Reifegrad erfüllen. Festzuhalten bleibt in jedem Fall: Die Kombination aus SAP Standard- modulen und speziellen Add-On-Komponenten optimiert die Versand- abwicklung.