21.03.2014

Warum nur ist SharePoint im Unternehmen so unbeliebt? Offensichtlich gibt es eine große Kluft zwischen denen, die SharePoint einführen und denjenigen, die es letztendlich nutzen sollen. SharePoint verheißt unbegrenzte Möglichkeiten und deutliche Effizienzsteigerungen. Mitarbeiter hingegen sind von der Komplexität förmlich erschlagen und erkennen keinen Mehrwert für ihre tägliche Arbeit. Dabei erfordern Einführungs- oder Migrationsprojekte sehr viel Zeit, Geld und Ressourcen. Versteht die Führung den Nutzen von SharePoint jedoch als einen Veränderungsprozess, der entsprechend kommunikativ begleitet wird, zeigt sich: Die Investition zahlt sich mehr als aus. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt.


SharePoint-Projekte sollten eigentlich dort beginnen, wo sie normalerweise enden: beim Content. Content meint dabei weit mehr als nur Text und Bild. Content umfasst alles, was im System bearbeitet und abgelegt wird; er beinhaltet also quasi die Leistung eines jeden Mitarbeiters. Sie sollten sich deshalb von vornherein im Klaren sein, was sie eigentlich benötigen und wie ihre Mitarbeiter künftig mit dem Content umgehen sollen.

Eine gängige Praxis ist es jedoch, die Content-Produktion und -Verteilung kurzerhand nach Roll out den Mitarbeitern zu überlassen. Das IT-Projekt ist abgeschlossen; die IT-Abteilung sieht sich nicht mehr in der Verantwortung. Eine desaströse Vorgehensweise! Denn die Nutzung durch Content-Amateure ist eine Ursache für den viel beklagten Informationsüberfluss und die Schaffung von Wissensinseln. Die Organisation zerfällt in eine Vielzahl zufälliger Content-Distributoren; eine aufgeblasene, unübersichtliche Informationslandschaft ist die Folge. Dabei sollte man sich im Klaren sein, was der wahre Nutzen für die Mitarbeiter und – noch wichtiger – für den Kunden darstellt. Damit nun Ihr SharePoint-Projekt von vornherein ein Erfolg wird, sollten Sie sich die folgenden fünf Fragen beantworten können.

1.) Kenne ich alle meine Ziele und habe ich einen gut ausgearbeiteten Plan?

Wenn nicht gleich zu Beginn die spezifischen Anforderungen definiert sind, droht das Projekt an der mangelnden Akzeptanz zu scheitern. Es ist keine gute Vorgehensweise, mit einer Basisplattform zu starten und dann Stück für Stück neue Features und Funktionalitäten hinzuzufügen. Die Mitarbeiter wollen ihre Probleme gelöst sehen. Ein guter Projektplan geht deshalb von den Problemstellungen der Mitarbeiter aus und entwickelt entsprechende Lösungsszenarien. Hier sollten Sie sich als Interner Kommunikator unbedingt mit einbringen und nicht der IT das Feld alleine überlassen.

Ein SharePoint-Projekt ist komplex und erfordert den Einsatz klassischer Projektmanagement-Methoden. Müssen Daten und Content migriert werden (der Regelfall), definieren Sie auch hierfür Ziele und Meilensteine. Die weitere Vorgehensweise ist dabei einfach: Erstellen Sie eine Übersicht, was kann gelöscht, muss migriert oder neu erstellt werden. Mithilfe einer gut durchdachten Informationsarchitektur lassen sich zusätzlich Navigationshierarchie, Metadaten, Page Layout usw. logisch aufeinander aufbauend organisieren. Ein Führungskonzept hilft schließlich bei der Aufstellung von Regeln, um die Vielzahl der Nutzer und Sites unter ein Dach zu bringen. Aber bitte keine „Allgemeinen Nutzungsbedingungen“! Machen Sie dem Mitarbeiter ein Bild davon, was gute Praxis ist (Dos) und was wäre, wenn… (Don’ts).

2.) Sind alle Mitarbeiter gut auf den Wandel vorbereitet?

SharePoint kann wirklich immens viel, aber kaum ein Unternehmen weiß die vielen Funktionen und Features richtig im Unternehmen einzusetzen. Und der Mitarbeiter tut sich schwer, alte Gewohnheiten abzulegen und von den neuen Möglichkeiten zu profitieren. Oftmals verkommt die SharePoint-Plattform so zu einer Dokumentenablage, die dann stolz „unser Content Management System“ genannt wird. Dabei gäbe es Möglichkeiten, den Content deutlich besser mithilfe von Metadaten und Workflows zu organisieren. Personalisierung, Reporting-Funktionen oder Social Networking-Features werden aus Unkenntnis so gut wie gar nicht genutzt.

Richtig eingesetzt, verändert SharePoint jedoch die Arbeitskultur. Unerlässlich ist es deshalb, einen Trainingsplan aufzustellen - und zwar umfassend für alle Mitarbeiter in den Büros. Ob Sachbearbeiter oder Marketing Manager, Kommunikator oder Führungsspitze; sie alle arbeiten mit Content und müssen den strategischen Wert von SharePoint verstehen. Dafür reicht es nicht, die Funktionsweise von SharePoint zu erläutern nach dem Motto „Wo habe ich denn zu klicken?“ Trainingsangebote, die nur darauf hinauslaufen, sollte man sich besser sparen und auf die allgemein verfügbaren Dokumentationen verweisen. Viel wichtiger sind Content-Workshops, die zwar in einer SharePoint-Umgebung stattfinden, aber vor allen Dingen aufzeigen, wie für den jeweiligen Anwendungsfall qualitativer Content erzeugt wird. Spaß und Kreativität sollte dabei im Zentrum stehen und Sie sollten den Nutzern die Möglichkeit geben, mit SharePoint eine Weile rumzuspielen.

3.) Habe ich die richtigen Kommunikationsmaßnahmen geplant?

SharePoint bringt Veränderung. Als Kommunikator von Veränderungen sind Sie ohnehin der Böse. Sie stören das Tagesgeschäft und zweifeln die Arbeitsleistung der Mitarbeiter an!

SharePoint ist nicht bloß ein Content Management System und auch keine Software für einen bestimmten Anwendungsfall wie Excel oder PowerPoint. SharePoint ist das Intranet Ihres Unternehmens, die Kollaborations- und Wissensplattform, Ihr Data-Warehouse und Reporting-Center und noch vieles mehr. Sicherlich, out of the box sind die meisten Features nur bedingt einsatzfähig. Doch hier zeigt SharePoint seine besondere Stärke: Es lässt sich individuell den Geschäftsanforderungen anpassen. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch einen hohen Pflegeaufwand, um ein Optimum für das Unternehmen zu erreichen.

Ohne eine entsprechende Kommunikation, wird eine Änderung der Arbeitskultur schwer umzusetzen sein. Zeigen Sie den Wow!-Effekt, der sich mit SharePoint erreichen lässt. Erklären Sie die Gründe für die Veränderung und verdeutlichen Sie, wie sich mit SharePoint die Arbeit besser machen lässt. Präsentieren Sie neue Features und organisieren Sie Launch Events. Dann sind Sie der Held!

4.) Habe ich die Bedeutung von Branding verstanden?

Aus Sicht der Internen Kommunikation gibt es eine deutliche Abgrenzung zwischen dem, was sie leistet und dem, was die Marketing-Abteilung macht. Communications ist Verantwortlich für Text und Message – Marketing für Image und Branding. Beide sind sie jedoch professionelle Kommunikatoren und nutzen ihre jeweiligen Instrumente und Methoden, um Interesse zu wecken und Engagement zu fördern. Sie sollten deshalb auch eng bei einem SharePoint-Projekt zusammenarbeiten.

Ein gutes Visual Design erhöht die Nutzerakzeptanz und kann einen deutlichen Beitrag zur Usability leisten. Sicherlich, der Content steht im Zentrum. Aber guter Content, der vielleicht auch Emotionen weckt, entsteht oftmals erst dort, wo die Stimme auch den richtigen Ton bekommt. Branding sollte deshalb Bestandteil der Kommunikationsstrategie sein und ebenso bei Content-Workshops nicht zu kurz kommen.

5.) Habe ich die unternehmensweite Nutzungsweise von SharePoint im Blick?

Oftmals wird die Performance-Messung vernachlässigt oder gar ignoriert, da sie einen zusätzlichen Aufwand darstellt. Dabei bedarf es definierter Ziele und KPIs. Denn ist der Mitarbeiter bei der SharePoint-Nutzung nur sich selbst überlassen, werden Sie kaum erfahren, wie der Mitarbeiter SharePoint tatsächlich nutzt. Um mögliche Verbesserungen zu identifizieren und Veränderungen zu initiieren, sollten Sie nicht auf ein permanentes Monitoring verzichten. Sie werden erst dann auch erfahren, ob der Return of Investment bei der SharePoint-Einführung erreicht wurde.

Verstehen Sie sich also als erste Instanz der Qualitätssicherung und machen Sie sich klar: Jeder Content hat einen bestimmten Lebenszyklus. Content gedeiht und vergeht. Gut strukturierter Content ist jedoch mit anderem Content verwoben, kann wiederverwendet und seinerseits Einfluss auf anderen Content nehmen. Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, den Content zu analysieren und seine Performance zu messen. Redakteure nutzen beispielsweise für ihre Beiträge einen Redaktionsplan, der vom Input bis zur Publizierung die Anforderungen eines jeden Artikels definiert. Erweitern Sie diesen Plan um einen Content Monitor, der die Lebenszyklen aller Contents im Blick hat und misst, welchen Status die Artikel haben und mit welchen Leistungsmerkmalen sie ihren (ggf. vorzeitigen) Abschluss gefunden haben. Sie werden dabei sicherlich so manches Verbesserungspotential entdecken.

Zu guter Letzt: Machen Sie Content zu Ihrer Chef-Sache und übernehmen Sie hier Verantwortung! Leisten Sie auch Ihren aktiven Beitrag, anstelle Ihr Handeln auf eine Mediatoren-Rolle zu beschränken. Denn Content wird oftmals missbraucht, ausgehöhlt und zerlegt. Denken Sie nur mal daran, wie schwierig es ist, eine konsistente Corporate Identity im Unternehmen aufzubauen und zu halten. Überlassen Sie Content also nicht den Amateuren, sondern machen Sie aus Ihren verantwortlichen Mitarbeitern wahre Content-Profis.