Success Story: Schott AG

Success Story Schott AG Es existiert eine Vielzahl an liches Potential. Speziell in wis- Gründen eine eRecuiting-Platt- sensintensiven Unternehmen form einzuführen. Oftmals ist sammeln Mitarbeiter über Jah- der Bedarf an qualifiziertem re hinweg Fachwissen und Personal ausschlaggebend. praktische Erfahrung. Aber Zweifelsohne ist die Rekrutie- auch die e zienten Prozesse rung und Bindung von qualifi- innerhalb der Mitarbeiter-Aus- ziertem Personal eine Voraus- wahl spielen oft eine nicht setzung für die Entwicklung ei- minder wichtige Rolle. Gerade nes jeden Unternehmens. Ne- bei der Einführung eines eRe- ben der Möglichkeit neue Mit- cruiting-Systems sollten die arbeiter zu rekrutieren liegt Chancen Prozesse zu optimie- oftmals gerade in der internen ren und zu vereinheitlichen ge- Mitarbeiterrekrutierung erheb- nutzt werden. bern systemgestützt auch auf dem Postweg ab- Das Beispiel Schott zuwickeln oder diese elektronisch an Fachberei- che und Entscheidungsträger weiter zu leiten. SCHOTT ist ein internationaler Technologiekon- Gerade das manuellen Handling der Bewerber zern, der seine Kernaufgabe in der nachhaltigen Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedin- erzeugte auf Seiten SCHOTT einen erheblichen Aufwand, der mit einer Software reduziert wer- gungen der Menschen sieht. In Deutschland sind den sollte. rund 6.500 Mitarbeiter an einer Vielzahl von Standorten tätig. Weltweit beschäftigt SCHOTT mehr als 17.000 Mitarbeiter in mehr als 40 Län- dern. Projektstart Das Projekt zur Einführung von Ausgangssituation softgarden.taloom startete mit einem Kicko - Workshop in der SCHOTT Konzernzentrale in Mainz. Dieser diente in erster Linie zur Identifi- Zwar nutzten zum Zeitpunkt der Entscheidung zierung von Optimierungspotenzial und um ein die eRecuriting-Plattform softgarden.taloom ein- besseres Verständnis für die Bedürfnisse und zuführen einige der Standorte Bewerbermana- gementsysteme, allerdings war nicht gewährleis- Herausforderungen der SCHOTT AG hinsichtlich der Rekrutierung von Mitarbeitern zu erlangen. tet, dass Daten zwischen den einzelnen Syste- men übertragen und somit innerhalb des Unter- „Es geht vor allem darum bisherige Prozesse auf nehmens verteilt werden konnten. Dies führte Seiten des Kunden zu begreifen. Erst wenn der dazu, dass interessante Profile nicht in einem deutschlandweiten Pool gespeichert werden Dienstleister ein Gespür für die Prozesse, die zu rekrutierenden Profile und das teilweise verbor- konnten, um diese auf neue Vakanzen zu prüfen, gene Optimierungspotenzial bekommen hat, sondern im Bedarfsfalle immer wieder Stellen kann dieser auch eine Software aufsetzen, mit ausgeschrieben werden mussten. Es existierte der sich Prozesse vereinheitlichen und verbes- kein einheitliches Karriereportal. Der Rekrutie- rungsprozess war sehr heterogen und durch die sern lassen. Erst dann wird aus einer Software eine wirklich umfassende kundenspezifische Lö- Nutzung unterschiedlicher Software-Systeme sung, die nachhaltig bei der Rekrutierung der war ein valides Reporting und das damit ver- gewünschten Profile unterstützt.“ bundene Controlling nur schwer und beschränkt Norman Zander, Senior Client Development Ma- möglich. Bewerbungen, die auf postalischem Wege im Unternehmen eingingen, konnten zwar nager von softgarden. manuell erfasst werden, jedoch bestand keine Möglichkeit die Korrespondenz mit den Bewer- 2 Nach dem Kicko -Workshop folgte die Ausar- ein Testscript zur Verfügung gestellt, in dem Än- beitung eines „Implementation Configbooks“ – derungs- und Anpassungswünsche vermerkt dem Pflichtenheft, welches alle benötigten An- werden konnten. Um möglichst flexibel und ge- passungen des Systems en Detail beschreibt. In zielt auf Änderungen und Anpassungen reagie- diesem Pflichtenheft wurden zum Einen die Zu- ren zu können, fanden in dieser Zeit regelmäßig gri srechte der einzelnen Rollen- und Rechte- Telefonkonferenzen statt. Innerhalb dieser Kon- gruppen definiert; zum Anderen wurden die ein- ferenzen wurden die geänderten Anforderungen zubindenden Stellenanzeigen-Templates und und entsprechende Umsetzungsmöglichkeiten kundenspezifischen Briefvorlagen sowie die an- besprochen. zubindenden Jobboards festgehalten. Das Pflichtenheft dient als Leitfaden für die Imple- „Hierbei ist von besonderer Bedeutung, dass uns mentierung und ist damit ein zentraler Bestand- die Kunden an dem Entwicklungsprozess der teil bei der Umsetzung eines eRecruiting-Sys- Rekrutierung teilhaben lassen – und das vor al- tems. lem schon während der Implementierung. Damit bekommen wir einen guten Eindruck davon wo die Reise hingehen soll und können so den Kun- den mit Ideen und Systemfeatures unterstützen.“ Implementierungsphase Dominik Faber, Gründer und Geschäftsführer der softgarden GmbH. Nach der Ausarbeitung des Pflichtenhefts wurde ein Standard-System aufgesetzt und an die indi- Im Idealfall steht der Dienstleister auch unter- viduellen Bedürfnisse von SCHOTT angepasst. stützend zur Seite, wenn die Schulungen auf Sei- “Hierbei geht es darum, möglichst viele Details ten des Kunden erfolgen. SCHOTT hat während des spezifischen Recruiting-Prozesses zu erfas- dieser Phase ein Protokoll zu jeder Schulung an- sen und diese innerhalb der Software abzubil- gefertigt, die immer wieder mit dem verantwort- den. Gerade wenn innerhalb eines Konzerns un- lichen Berater auf Seiten von softgarden bespro- terschiedlichen Abläufen gefolgt wird, ist die chen worden sind. Der Dienstleister folgte hier Herausforderung, einheitliche Prozesse zu be- konsequent dem Beratungsansatz und ermög- schreiben und diese auch zu etablieren, groß”, lichte SCHOTT so, auf Basis dieser Schulungsdo- beschreibt Norman Zander das Vorgehen. kumente und den „Lessons learned“, ein kunden- spezifisches Benutzerhandbuch mit umfangrei- Nach Einrichtung des kundenspezifischen Test- chem Screenshot-Teil anzufertigen, welches auch Centers erfolgte die Abnahme durch die neuen Mitarbeitern, die auf dem System arbei- SCHOTT AG. Natürlich nicht ohne das System ten, den Einstieg erleichtern soll. zuvor umfassend geprüft zu haben. Hinsichtlich eines umfangreichen Testings wurde SCHOTT 3 Standorte von firmeneigenen Rechnern zugrei- Wesentliche Merkmale der fen und sich so über neue Vakanzen informieren eRecruiting Lösung für die und auf diese auch bewerben können. Schott AG Nutzung von unterschiedlichen Bewerberpools Bewerberportal auf der Unternehmenswebsite Um Kandidaten möglichst große Flexibilität zu Neben unterschiedlicher Jobboards ist heutzu- gewähren, einheitliche Prozesse konzernintern tage die Corporate Website des Unternehmens abzubilden und diese auch innerhalb des Sys- ein wichtiger Kanal für die Schaltung von Stel- tems zu implementieren, wurden Initiativaus- lenanzeigen und die Rekrutierung neuer Mitar- schreibungen auf Standort-Ebene eingerichtet. beiter. Die E-Recruiting-Lösung taloom wurde Neben der Möglichkeit für Bewerber sich über daher so implementiert, dass sich die Karriere- diese standortspezifischen Ausschreibungen zu Portale für Bewerber unter der URL bewerben, wurden unternehmensweite Pools „jobs.schott.com“ und „jobs.schottsolar.com“ eingerichtet, in denen interessante Kandidaten nahtlos in das Corporate Design der jeweiligen mit bestimmten Qualifikationsmarkierungen ver- Websites einfügt.