Wendigkeit als Schlüssel zum Wachstum: Wie können mittelständische Unternehmen den Wandel in einer immer komplexeren Geschäftswelt bewältigen?

WHITE PAPER Wendigkeit als Schlüssel zum Wachstum: Wie können mittelständische Unternehmen den Wandel in einer immer komplexeren Geschäftswelt bewältigen? im Auftrag von: SAP Raymond Boggs August 2007 EINFÜHRUNG Die praktische Umsetzung reibungsloser Prozesse und Verfahren fordert von wachsenden Unternehmen manchmal viel Zeit und Energie. Die Mitarbeiter sind geschult, die Systeme arbeiten gut, die Kunden sind zufrieden, endlich hat man alles im Griff - so wünschen es sich die meisten mittelständischen Unternehmen. Die Realität sieht manchmal allerdings anders aus, denn die Lösung für ein heutiges Problem passt morgen - und erst recht in zwei bis drei Jahren - vielleicht nicht mehr so gut. Die Kundenanforderungen, gesetzlichen Auflagen und die Wettbewerbssituation ändern sich ständig. Unternehmen, die von neuen Entwicklungen nicht aus der Bahn geworfen werden wollen, brauchen eine anpassungsfähige, flexible Struktur, die für Veränderungen offen ist bzw. sich Änderungen anpassen kann. Wandel im Geschäftsleben gab es schon immer, doch in jüngster Zeit hat sich das Tempo deutlich erhöht, was z.B. der Globalisierung, dem Trend zum Outsourcing und der verbesserten Kommunikation zuzuschreiben ist. Diese Entwicklungen eröffnen neue Chancen, stellen die Unternehmen aber auch vor hohe Anforderungen - etwa von Seiten der Kunden und Lieferanten, die sich ihrerseits wandeln und neue Erwartungen stellen. Doch so leicht die Forderung nach Flexibilität ausgesprochen ist, so schwierig ist sie umzusetzen. In der Wachstumsstrategie eines jeden Unternehmens müssen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit eine zentrale Rolle spielen, wenn das Unternehmen neue Chancen erkennen und bedienen will, bevor die Konkurrenz es tut. Unternehmen, die ihre Augen vor dieser Erkenntnis verschließen, verspielen langfristig ihre Zukunft. Wandlungsfähig zu sein, ist daher - unabhängig von der heutigen Unternehmensgröße - eine Notwendigkeit. Flexibilität zählt insbesondere dann, wenn neue Geschäftschancen schnell ergriffen werden müssen. Ein flexibles Unternehmen kann rechtzeitig handeln und bedrohlichen Entwicklungen gegensteuern. In Anbetracht der Ideenfülle, die außerhalb des Unternehmens herrscht - bei Kunden, Wettbewerbern und anderen Branchenexperten - ist es durchaus wahrscheinlich, dass im Wettlauf um die nächste bahnbrechende Innovation ein anderer das Rennen gewinnt. Ist ein Unternehmen darauf nicht vorbereitet, weil seine Richtlinien und Geschäftsprozesse nicht regelmäßig überdacht wurden, hat es plötzlich einen erheblichen Wettbewerbsnachteil. Mit Informationstechnologie lässt sich diese Situation häufig vermeiden: Effektive Kommunikations- und Entwicklungsressourcen erlauben eine flexible Reaktion auf Veränderungen, und - noch wichtiger - ihre frühe Erkennung und Vorwegnahme, die es im Idealfall ermöglicht, Wettbewerber auf die hinteren Plätze zu verweisen. Dieses White Paper beleuchtet die Zusammenhänge von Wachstum und Flexibilität aus verschiedenen Perspektiven. Im Kern geht es um die Fähigkeit von Unternehmen, auf neue Kundenanforderungen zu reagieren und in einem sich ständig ändernden Geschäftsumfeld steigende Umsätze zu erzielen. Beim Ausbau dieser Fähigkeit hat fast jedes Unternehmen Nachholbedarf. Ein wichtiger Ausgangspunkt für die Steigerung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist die Unternehmenskultur. Wer braucht denn schon Flexibilität? Vorteile eines wandlungsfähigen Unternehmens Die meisten Unternehmen betrachten Flexibilität gar nicht als zentrale Eigenschaft, obwohl die Fähigkeit, Geschäftschancen zu nutzen und auf bedrohliche Trends zu reagieren, für den langfristigen Erfolg entscheidend sind. Mit "starken Unternehmen" assoziieren die meisten Finanzkraft, d.h. die Verfügbarkeit notwendiger Gelder bzw. Kredite, um die sich die Banken kümmern. Nachfolgeregelungen und die langfristige Beständigkeit des Unternehmens wiederum sind wichtige Anliegen der Geschäftsleitung und der Rechtsberater. Flexibilität hingegen ist schwer messbar und wird trotz ihrer Bedeutung häufig außer Acht gelassen. Ein Unternehmen, das sich über seine Flexibilität klar werden will, könnte sich zunächst fragen, worin sein eigentlicher Geschäftszweck liegt. Wenn es sich auf diese zentrale Aufgabe konzentriert, wird schnell klar, was für den täglichen Geschäftsbetrieb wichtig ist. Die Identifizierung und Umsetzung der erforderlichen Veränderungen muss dann nicht zwingend das Ergebnis spezieller Verfahren und Mechanismen sein. Ein Unternehmen, das in seiner Branche oder seinem Segment führend ist, verfügt vermutlich schon über Mechanismen, mit denen es neue Chancen erkennen und ausschöpfen kann. Für alle anderen dürfte die Beobachtung des Wettbewerbs und die entsprechende Ausrichtung dagegen recht aufwändig sein. Mit den nötigen Ressourcen zur Erkennung neuer Entwicklungen kann ein Unternehmen schneller und besser auf kritische Trends reagieren. Mechanismen zur Beobachtung des Geschäftsumfelds, zur Berücksichtigung neuer Produktideen und zur schnellen Kundenkommunikation steigern die Reaktionsfähigkeit und können eine schwächere Wettbewerbsposition wettmachen. Man denke an das Unternehmen Matsushita, das nicht als erstes auf die Idee gekommen war, einen Videorekorder für den Heimgebrauch anzubieten (erinnern Sie sich noch an den Betamax von Sony?). Aber Matsushita brachte schnell sein VHS-System auf den Markt und dieses wurde dank breiter Herstellerunterstützung und längerer Spieldauer schließlich zum dominierenden Videoformat. Dementsprechend kann sich ein Unternehmen gezielt als "fast follower" aufstellen, der Markttrends auf eine Weise aufspürt und ausschöpft, die Wettbewerber nicht beherrschen, und damit Marktanteile erringen oder zumindest negative Entwicklungen abfedern. 2 #208377 ©2007 IDC Proaktiv oder reaktiv? Wie ist Ihr Unternehmen für den Wandel aufgestellt? Ist Ihr Unternehmen für den Wandel aufgeschlossen und kann es sich dabei auf durchdachte IT-Systeme stützen? Versorgt Ihr Unternehmen die Mitarbeiter mit relevanten Informationen, damit sie Chancen erkennen, wo andere Hürden sehen? Dann steht Ihr Unternehmen dem Wandel proaktiv gegenüber. Oder reagiert Ihr Unternehmen auf den Wandel, weiß zwar um die Chancen, ist aber eher kein Pionier auf neuen Märkten? Dann ist Ihr Unternehmen reaktiv - wie die im letzten Absatz erwähnten erfolgreichen "fast follower". Reaktive Unternehmen machen sich neue Produkte oder Marketingansätze schnell zu eigen, sobald sich die Vorteile abzeichnen. Zu welcher Gruppe Ihr Unternehmen auch gehören mag - der Unternehmergeist, der ihm bisher zu Wachstum verholfen hat, ist sicher noch lebendig, kann aber vielleicht etwas Wiederbelebung vertragen. Wichtig ist, die vorhandenen Fähigkeiten und Ressourcen für mehr Innovation auszuschöpfen und gleichzeitig die Abläufe und Strukturen zu stärken, die ein rentables Wachstum ermöglichen. Der Inhaber eines kleinen Unternehmens kann seine Strategie je nach Umfeld, Wissensstand, Kundenanforderungen und Wettbewerbssituation sofort ändern. Ein mittelständisches Unternehmen muss versuchen, trotz zunehmender Größe, neuer Filialen, geografischer Expansion und vielleicht der Übernahme anderer Firmen ähnlich flexibel und anpassungsfähig zu bleiben wie das kleine Unternehmen. Dabei ist die Bewertung dieser Flexibilität nicht immer einfach. Die Beantwortung einiger Fragen kann hier aber wichtige Erkenntnisse bringen. In Tabelle 1 sind einige Kriterien aufgeführt, mit denen sich die Wendigkeit und Flexibilität eines Unternehmens beurteilen lässt (die Liste kann in internen Diskussionen zum Thema natürlich beliebig verlängert werden). Der Grad an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit setzt sich aus verschiedenen Kriterien zusammen. Die wichtigsten Kriterien in Tabelle 1 sind diejenigen, die mit Informationen zu tun haben, also das effektive Sammeln von Informationen, die effiziente Bereitstellung von Informationen und die zeitnahe Reaktion auf Informationen. Diese Faktoren wiederum steht in engem Zusammenhang mit zwei wichtigen Unternehmenseigenschaften, die bereits in früheren IDC White Papers erörtert wurden: Operational Excellence und hervorragende Kundenbeziehungen. Strategische Flexibilität ist nichts anderes als die Koordinierung all dieser Fähigkeiten. ©2007 IDC #208377 3 TABELLE 1 So ermitteln Sie den Grad an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens Kreisen Sie den zutreffenden Wert ein 5 (hervorragend) 4 (gut, überdurchschnittlich) 3 (durchschnittlich, Verbesserung möglich) 2 (unterdurchschnittlich, Verbesserung notwendig) 1 (deutlich unter dem Durchschnitt, Die Kriterien: Chancen erkennen und ausschöpfen sofortiger Handlungsbedarf) Informationen über Kunden werden regelmäßig und in definierter Form gesammelt (z.B. über Umfragen, Kundengremien oder Kundenbewertungen durch Vertriebsmitarbeiter). 5 – 4 – 3 – 2 –1 Kundeninformationen werden wichtigen Mitarbeitern auf effektive Weise bereitgestellt und fließen in die Optimierung der Unternehmensabläufe ein.