Stringentes Ressourcenmanagement schafft Zusatzkapazitäten

Optimierung des Business durch IT Stringentes Ressourcenmanagement schafft Zusatzkapazitäten Die durch die Konjunkturverbesserung angestiegene Nachfrage bringt Unternehmen zunehmend an ihre Kapazitätsgrenzen. Parallel zur Bedienung des Zusatzgeschäfts dürfen mittel- bis langfristige Aufgaben, wie z.B. die Entwicklung neuer Produkte und die Produktpflege nicht vernachlässigt werden. Daraus entsteht ein komplexes Zusammenspiel von planbarem und „ad-hoc“-Bedarf. Dies erfordert ein effizientes Management der vorhandenen Ressourcen. Moderne Projektmanagementlösungen bieten die hierzu notwendige Prozessunterstützung und schaffen die erforderliche Transparenz. Der vorliegende Artikel stellt Kernfunktionen aktueller Lösungen vor und beschreibt ihren Nutzen in der skizzierten Engpasssituation. Einer der häufigsten Gründe für Kapazitätsengpässe bereits vorher definierten Skala bewertet werden. Die ist die fehlende Priorisierung der möglichen Projektmanagementlösung errechnet im Hintergrund den Projektvorhaben. Diese werden in vielen Wert des Projektes und stellt alle im Portfolio befindlichen Unternehmen durch den Vertrieb nach Projekte in eine Reihenfolge. So erhält das Unternehmen verkaufstaktischen oder kundenorientierten ein klares Bild über die Projekte und kann die relevanten Gesichtspunkten ohne Berücksichtigung der von den weniger relevanten unterscheiden. Damit aktuellen und zukünftigen Ressourcenauslastung in einhergehend kann eine effektivere Einplanung dieser der internen Organisation in Auftrag gegeben. Das durchgeführt werden. In der folgenden Abbildung wird führt dazu, dass bestehende Projekttermine nicht der Prozess der Priorisierung von Projekten dargestellt. eingehalten werden können oder die Qualität des Endprodukts durch zu knappe Zeitvorgaben leidet. Zusätzlich verursacht die ungesteuerte Beauftragung von Projekten einen ineffizienten und ineffektiven Einsatz der Unternehmensressourcen. Die Spreu vom Weizen trennen Die Auswahl der Projekte im Portfolio, die priorisiert abgewickelt werden sollen, ist der erste und auch der wichtigste Schritt zur Gewährleistung des Unternehmens- und Projekterfolges. Für die Priorisierung ist der Wert der Projekte maßgeblich. Abbildung 1: Priorisierung von Projekten (exemplarisch) Der Wert eines Projektes ergibt sich aus der Summe und Gewichtung strategischer, monetärer und Häufig spielen im Priorisierungsprozess die Projektarten, Risikofaktoren, die für jedes Projekt bewertet wie z.B. Kundenabwicklungs-, interne Optimierungs- oder werden müssen. Ein Gros der Anbieter von F&E-Projekte, eine bedeutsame Rolle. Auch für diese Projektmanagementlösungen bietet hierzu können Gewichtungen hinterlegt werden, um die Unterstützungsfunktionen an. Diese bestehen darin, Bedeutung der Projektarten in der Priorisierung mit zu die strategischen, monetären und Risikofaktoren mit berücksichtigen. Zusätzlich bietet die Abbildung von ihrer Gewichtung zentral zu hinterlegen. Die zentral Projektarten die Möglichkeit der Sortier- und definierten Faktoren werden beim Anlegen eines Auswertbarkeit des Projektportfolios. neuen Projektes herangezogen und müssen in einer Planungsoptimierung durch Vorlagen an Flexibilität nicht abdecken, sondern jeweils nur ein Template pro Projekt erlauben. Im Sinne des Ressourcenmanagements sollte im Rahmen der Projektbeurteilung der prognostizierte Die Machbarkeit prüfen Ressourcenbedarf bewertet werden. Dieser wird üblicherweise anhand von Erfahrungswerten Für die Projekte muss die Machbarkeit geprüft werden. ermittelt und über Projektvorlagen abgebildet. Hier findet ein Abgleich zwischen Bedarf und Projektvorlagen beinhalten die in einer typischen vorhandener Kapazität statt. Die Art und Weise der Projektstruktur benötigten Kapazitätsbedarfe an Machbarkeitsanalyse unterscheidet sich in aktuellen Rollen/Funktionen. Solche Vorlagen machen daher Lösungen teilweise massiv. Die Basisfunktionalität stellt nur dann Sinn, wenn wiederholt vergleichbare und die aktuelle Ressourcenauslastung und den aus dem oder in ihrer Struktur ähnliche Projekte durchgeführt den neuen Projekt(en) bestehenden Bedarf in werden. Die Projektstruktur lässt sich flexibel Tabellenform gegenüber. Ein Beispiel für eine elegantere definieren. So kann, z.B. der komplette Ablauf in Variante ist eine zweigeteilte Fensteransicht, in der im Form von Phasen, Arbeitspaketen und oberen Teil die aktuellen und geplanten Projekte im Gantt- Einzelaktivitäten mit dem jeweiligen Diagramm und im unteren Teil die Ressourcensituation in Ressourcenbedarf an Rollen/Funktionen Form eines Histogrammes darstellt werden (siehe vordefiniert werden. Diese können in der Lösung in Abbildung 2). So kann man alleine durch das Verschieben verschiedenen Komplexitätsausprägungen von Projekten oder einzelnen Phasen eines Projektes die hinterlegt werden, so dass für unterschiedliche Machbarkeit prüfen. Moderne Tools bieten zur optimalen Projektarten oder auch –größen eine passende Anordnung der Projekte automatische Funktionen an, die Planungsvorlage herangezogen werden kann. Mit nach unterschiedlichen Algorithmen arbeiten. Bei dieser steigendem Reifegrad dieser Funktion innerhalb der Aufgabe kommen die Vorteile einer guten Projektmanagementlösung muss man weniger Projektmanagementlösung voll zum Tragen. Die Software Vorlagen zur Abbildung des Geschäfts und der kann die Kalkulation erheblich beschleunigen und schafft Komplexitäten hinterlegen. Ausgereifte Lösungen es Zusammenhänge abzubilden und zu optimieren, die in ermöglichen es, über die Parametrisierung eines einer auf Tabellenkalkulation basierenden Planung nur Komplexitätsindexes den Ressourcenbedarf des schwer darstellbar sind. Allerdings sollte die Bedeutung Projektes hochzurechnen. solcher Automatismen nicht überschätzt werden. Erfolgen zu viele automatisierte Berechnungen, z.B. über ein Einige Tools unterstützen den Anwender durch gesamtes Projektportfolio mit tausenden von Vorgängen einen elektronischen Projektassistenten, der die und hunderten von Abhängigkeiten, leidet die einzelnen Projektparameter abfragt und den Nachvollziehbarkeit erheblich. Hier sind Lösungen klar Ressourcenbedarf ermittelt. Die fortschrittlichsten im Vorteil, die den Einsatz von Automatismen Systeme auf dem Markt errechnen automatisch aus abschnittweise erlauben. abgeschlossenen Projekten die Bedarfe für künftige Projektvorlagen. Allerdings ist die Zahl solcher Um Szenariotechniken durchzuführen, muss durch die Lösungen sehr beschränkt. Auf dem Markt gibt es Lösung sichergestellt sein, dass die Machbarkeitsanalyse Systemanbieter, die ihren Kunden einen keine kapazitätsbindenden Auswirkungen auf die anonymisierten Pool an Projektdaten mehrerer Ressourcenallokation hat, bevor das Projekt aktiv Unternehmen anbieten. Inwiefern diese Daten einen geschaltet wird. Projektmanagementlösungen bieten auch Mehrwert für das jeweilige Unternehmen bringen, hier verschiedene Ansätze, die die Anforderung abdecken. ist von dem Projektcharakter abhängig. Zum In einigen Tools sind spezielle Datenbankbereiche zur Beispiel können Projektdaten über eine Einführung Trennung von aktiven und inaktiven Projekten eines ERP-Systems für alle Unternehmen eingerichtet. Möchte man also die Durchführung eines interessant sein, wohingegen z.B. die Realisierung Projektes prüfen oder generell Szenarien im laufenden eines Elektrizitätswerkes für viele Unternehmen Projektportfolio durchspielen, wird eine Kopie des aktiven keine Relevanz hat. Projektbestandes in den inaktiven Datenbankbereich kopiert. Andere Lösungen wiederum decken diese Variieren die Projektanforderungen stark, ist es Anforderung durch eine Parametrisierung von sinnvoll standardisierte Phasen oder Arbeitspakete Projekttypen ab, welche kapazitätsbindende oder nicht separat als Vorlage zu hinterlegen, die man dann kapazitätsbindende Auswirkungen haben. pro Projekt flexibel integrieren kann. Hier ist zu beachten, dass viele Lösungen diese Anforderung Die durch Algorithmen errechnete Reihenfolge beinhaltet nicht die Betrachtung von Synergiepotentialen, die durch die Anordnung der Projekte erreicht werden Drop-Down-Liste zuordnen kann. Beide genannten können. Synergien nutzen bedeutet, Projektabläufe Varianten bieten Vor- und Nachteile, je nachdem, ob der so anzuordnen, dass Skaleneffekte Fokus auf der Suche oder dem Sortieren bzw. Filtern von (Kosteneinsparung, Wissenstransfer) erzielt und Ressourcen mit bestimmten Skills liegt. dadurch Auslastungen, Produktivität sowie Durchlaufzeiten optimiert werden. Folgende Um nicht für jede Ressource generelle Abwesenheiten Abbildung stellt den Zusammenhang dar. manuell zu pflegen, bieten ausgereifte Lösungen die Funktion von kaskadierten Kalendern. Diese Funktion ermöglicht ein automatisches Durchreichen/Vererben von zentral gepflegten Nicht-Verfügbarkeiten, wie z.B.