ReadSoft ‑ PROCESS DIRECTOR Sales Order

BITTE BEACHTEN: Die ReadSoft-Lösung zur Automatisierung des Bestelleingangs befindet sich in der Entwicklung. Releases für die interne Freigabe sind Ende des 2. Quartals 2007 erhältlich. Pilotprojekte beginnen im 3. Quartal und der Roll-out ist für Ende 2007 geplant. W h i t e Pa P e r readSoft – PrOCeSS DireCtOr Sales Order automatische Verarbeitung eingehender Bestellungen in MySaP™ erP Dieses White Paper beschreibt, wie man eingehende Bestellungen in MySaP™ erP automatisch zu Kundenaufträgen verarbeitet. Verfasser: readSoft aB Copyright © 2007 readSoft – www.readsoft.com SaP ist eine eingetragene Marke der SaP aG in Deutschland und weiteren Ländern. readSoft – PrOCeSS DireCtOr Sales Order Seite 2 inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 3 2 Die Lösung 4 2.1 Datenextraktion 4 2.2 interaktion mit SaP 5 2.3 Das Verfahren – Verarbeitung eingehender Bestellungen bis zur anlage des Kundenauftrags 7 2.4 PrOCeSS DireCtOr – Plattform Funktionen 7 2.5 PrOCeSS DireCtOr – Version eigenschaften Funktionsumfang Kundenaufträge 8 3 Welche Vorteile bietet die Lösung? 9 4 Erfahrung und Investitionsschutz eines reibungslos verlaufenden IT-Projektes 10 5 Über ReadSoft 11 readSoft – White Paper © 2007 readSoft – PrOCeSS DireCtOr Sales Order Seite 3 1 einleitung Über eingehende Bestellungen freut sich jeder - bis man sie verarbeiten muss ... Eine Bestellung sieht jeder gerne. Schließlich bedeutet diese, dass ein Kunde einem als Lieferant bestimmter Produkte oder Dienstleistungen vertraut. Aber erst müssen Angebot und Bestellung übereinstimmen. Sind die auf der Bestellung vermerkten Waren bzw. Dienstleistungen lieferbar? Kann der Termin des Kunden eingehalten werden? Entspricht der Preis dem vorgelegten Angebot? Obwohl die meisten dieser Daten in Ihrem SAP-System verfügbar sind, kann die Bearbeitung von Bestellungen langwierig sein und viele manuelle Eingaben sowie die Suche nach den zugehörigen Daten erfordern. Wie einfach wäre es, wenn man automatisch die Daten aus den eingehenden Bestellungen extrahieren und mit den Daten im SAP-System abgleichen könnte, sodass in einem hochautomatisierten Verfahren ein Kundenauftrag entsteht? ReadSoft bietet jetzt eine Lösung, die die Verarbeitung von Bestellungen so automatisiert, dass sie schneller und preiswerter sowie besser kontrolliert erfolgt. readSoft – White Paper © 2007 readSoft – PrOCeSS DireCtOr Sales Order Seite 4 2 Die Lösung Vom Bestelleingang zum Kundenauftrag ReadSoft beschäftigt sich seit 1991 mit der Dokumentenautomatisierung und kann mit Fug und Recht als Pionier auf dem Gebiet gelten. Obwohl die Automatisierung von Bestellungen ein relativ neues Feld ist, nimmt ReadSoft seit vielen Jahren die weltweite Vormachtstellung bei der Rechnungsautomatisierung im Rahmen von SAP ein. Unsere Lösung für die Automatisierung des Bestelleingangs folgt den gleichen Grundsätzen und verwendet die gleiche Technik, auf die sich Tausende von Kunden täglich verlassen. Im Wesentlichen besteht die Lösung „Vom Bestelleingang zum Kundenauftrag“ aus zwei Schritten: 1. Automatische Datenverarbeitung mithilfe der vielfach ausgezeichneten Software von ReadSoft, die Daten automatisch aus Bestellungen extrahiert und interpretiert. 2. Interaktion mit dem SAP-System unter Verwendung des PROCESS DIRECTOR Sales Order, der als Cockpit innerhalb von SAP fungiert und die Daten aus den Bestellungen mit SAP abgleicht und validiert. Durch diese Zuordnung kann in einem automatisierten Verfahren ein Kundenauftrag erstellt werden. 2.1 automatische Datenextraktion Die Software von ReadSoft extrahiert Daten aus eingehenden Bestellungen unabhängig von ihrer Quelle. Papierdokumente werden mithilfe eines Scanners in elektronische Bilder umgewandelt, aus denen die Daten dann extrahiert werden. Nach der automatischen Extraktion der Daten, gibt es die Möglichkeit der manuellen Validierung, falls dies notwendig ist. readSoft – White Paper © 2007 readSoft – PrOCeSS DireCtOr Sales Order Seite 5 Elektronische Bestellungen (PDF, XML, SAP IDOC usw.) sind sogar noch leichter zu verarbeiten. Die extrahierten Daten werden direkt zum im SAP-System installierten PROCESS DIRECTOR geleitet. Anhand eines eingescannten Dokuments werden die relevanten Belegfelder definiert. Die Lösung lässt sich so darauf trainieren, die eigentlich unstrukturierten Dokumente zu erkennen und an den entsprechenden Stellen Daten auszulesen. Dieser einmalige Aufwand bei der Einführung der Software zahlt sich schnell aus: Anschließend erkennt das Programm direkt nach dem Scan-Vorgang automatisch alle relevanten Informationen. 2.2 interaktion mit SaP Der PROCESS DIRECTOR stellt den zentralen Einstieg zur Bearbeitung aller eingehender Bestellungen innerhalb des SAP-Systems. Alle Schritte werden innerhalb von SAP ausgeführt und besitzen die vertraute SAP-Optik. Das Programm ist strikt vom SAP-Standard getrennt und verursacht keine Veränderungen. Der PROCESS DIRECTOR ist sehr flexibel und kann je nach Kundenwunsch konfiguriert werden. readSoft – White Paper © 2007 readSoft – PrOCeSS DireCtOr Sales Order Seite  Die Funktionsweise Aus allen eingehenden Bestellungen werden die benötigten Daten extrahiert und automatisch an SAP weitergeleitet. Beispieldaten: • Währung • Bestelldatum • Voraussichtliches Lieferdatum • Kundennummer • Auftragsnummer • Menge • Preis • usw. Mit Hilfe dieser Daten ist der PROCESS DIRECTOR nun in der Lage die entsprechenden und notwendigen Prüfungen innerhalb SAP durchzuführen. Dies führt im optimalen Fall zur automatischen Anlage des Kundenauftrages. Beispiel automatischer Prüfungen: • Betrag • Mengen • Kundennummer • Mehrwertsteuer- und andere Steuernummern • Kontoangaben • Anschrift • usw. PROCESS DIRECTOR - Arbeitoberfläche readSoft – White Paper © 2007 readSoft – PrOCeSS DireCtOr Sales Order Seite 7 Bestehen Widersprüche zwischen den Daten im PROCESS DIRECTOR und den Daten in SAP, wird der Benutzer benachrichtigt und kann eine Untersuchung einleiten, um die korrekten Daten zu ermitteln. Sie senden z. B. Ihrem Kunden ein Angebot über 1.000, auf der Bestellung steht aber 900. PROCESS DIRECTOR weist Sie auf diesen Widerspruch hin und Sie können der Sache nachgehen. Der PROCESS DIRECTOR prüft ferner, ob Sie die Waren auf Lager haben (laut den Daten in SAP). 2.