Getting Started With Master Data Management

Table of Contents Intelligent Business Strategies Getting Started With Master Data Management By Mike Ferguson Intelligent Business Strategies March 2008 Prepared for: Getting Started With Master Data Management Table of Contents Introduction ...................................................................................................................................... 3  What Is Master Data Management? ................................................................................................ 4  Why Is Master Data Management Needed? .................................................................................... 5  The High Level Requirement ........................................................................................................... 8  Getting Started With An MDM Project............................................................................................ 10  Building a Business Case for MDM .......................................................................................... 10  Scoping an MDM Project ......................................................................................................... 12  Assessing the Current State of Your Master Data ................................................................... 15  MDM System Architecture ....................................................................................................... 16  Building a Project Plan ............................................................................................................. 17  MDM implementation Options – Build Vs Buy ......................................................................... 19  Conclusions.................................................................................................................................... 21  Copyright © Intelligent Business Strategies, 2008 2 Getting Started With Master Data Management INTRODUCTION All businesses, no matter what their size, rely on data to record and analyse  business activity. It is the lifeblood of any business operation. Data enters the  enterprise during specific process activities, either through the keyboard, via  electronic messages or via electronic files. It then flows throughout the  enterprise to support every process activity from registering new customers  Two broad categories and sales order taking to supplier procurement, product fulfilment, product  of structured data underpin business delivery, invoicing and payment collection.  Yet, when you boil down the  operations - master complexity of business operations and look at data underpinning it in simple  data and transaction terms, there are two broad categories of structured data that any business  data relies on. These are:  • Master data  • Transaction data    Master data is data Master data is simply the data associated with core business entities such as  associated with core customer, employee, supplier, product, partner, asset, etc.  This data can  business entities reside in many different systems. For example, customer data may reside in a  such as customer, sales force automation system, an e‐commerce system, a marketing system, a  product, asset, etc. billing system and a distribution system.  Equally, product data may reside in  product development systems, manufacturing systems, planning systems and  storage systems. A trait of master data, therefore, is that subsets of it are  Master data is often needed in multiple systems to control continuity of business operations as  present in multiple processes progress throughout the enterprise.  systems Transaction data, on the other hand, is very simple and straight forward. This  is the recording of business transactions such as orders in manufacturing,  mortgage, loan and credit card payments in banking, and premium payments  and claims in insurance. In retail, transaction data is product sales, either at  point‐of‐sale terminals in stores or online. In aviation it is airline ticket sales.    Master data and Looking at corporate data in this context makes it look very straightforward.  transaction data is Both types of data together describe everything associated with core business  often used together activity. For example, Mr David Jameson (Customer) paid £0.89 on 21st  to describe business January 2008 (the transaction) for a loaf of bread (Product) in the Oxford  activity Street store (Store) in central London (Location).   Here the combination of  master and transaction data describes the business activity precisely.   Having understood the simple way in which master and transaction data  record business activity, this paper focuses on the former of these, namely  master data. More specifically, we will look at what it is, why it is needed, how  to get started in managing it, and methodologies for implementing master  data management. Master data management forms part of an overall  enterprise governance program that aims to establish trusted data throughout  the enterprise.  Copyright © Intelligent Business Strategies, 2008 3 Getting Started With Master Data Management WHAT IS MASTER DATA MANAGEMENT? A formal definition of master data management is as follows:  “Master data management (MDM) is a set of processes, policies,  services and technologies used to create, maintain and manage data  associated with a company’s core business entities as a system of  record (SOR) for the enterprise.”1      Multiple master data Core master data entities include customer, supplier, partner, employee,  entities are asset, etc.  Therefore, MDM is about managing customer data, supplier data,  increasingly being employee data, asset data etc., making sure it is formally defined, high quality,  managed in an MDM integrated as a system of record, and that changes to it are synchronised  system across all systems using it. The trend here is towards multiple entity master  data management where a single MDM system can deal with the  management of multiple entities and not just one.     MDM systems should From this definition we can see that MDM is not just about data. It is about  manage data and putting processes and policies in place with respect to governing master data,  processes as well as putting services in place that provide common ways to access,  associated with that maintain and manage it. MDM is, therefore, about data and the processes  data associated with that data. This includes processes associated with business  use of master data as well as processes associated with management of it, e.g.  managing master data definitions (metadata), data modelling, master data  discovery and mapping, master data quality profiling, hierarchy management,  master data cleansing, master data integration, provisioning, and master data  synchronisation.      1 Definition taken from Intelligent Business Strategies master class on Enterprise Data Governance and Master Data Management. Copyright © Intelligent Business Strategies, 2008 4 Getting Started With Master Data Management WHY IS MASTER DATA MANAGEMENT NEEDED? Consistent master There are many reasons why master data management is needed in business.  data offers many New business challenges such as globalisation, mergers and acquisitions, risk,  business benefits compliance, customer loyalty, supply chain complexity and cost‐cutting would  all benefit from having master data management in place. Take mergers and  acquisitions (M&A), for example.  If a company has an MDM system with  Mergers and common definitions for master data (e.g., customer data, supplier data, asset  acquisitions can data, product data, etc.) and a common place where a single view of this data  proceed rapidly if an is held, then smooth handling of mergers becomes possible.