Entschleunigung kann Effektivität und Effizienz in Unternehmen positiv beeinflussen

Operations Ralph Hiob, Dr. Roland Keil Wider die Grauen Herren Entschleunigung kann Effektivität und Effizienz in Unternehmen positiv beeinflussen Schneller, höher, weiter. Nur, wohin eigentlich? Wer schneller ist, ist nicht unbedingt besser. Zeiter­ sparnis auf der einen und Effektivität und Effizienz auf der anderen Seite stehen nur vermeintlich in einem positiv korrelierten Zusammenhang. Der operativen Eile setzen wir Entschleunigung entgegen. 52 Detecon Management Report • 1 / 2009 Wider die Grauen Herren G esellschaftskritische Beiträge beschäftigen sich schon seit längerem mit dem Prinzip der Entschleunigung. Der Alltag ist zu werden, sondern die Geschwindigkeit der Aufgabenstellung anzupassen. Entschleunigung ist damit die Bewegung eines Un- heute hauptsächlich von Hektik geprägt, was zu Belastungen des ternehmens beziehungsweise eines Projektes hin zu umfassender Einzelnen führt, die mehr und mehr physische und psychische Wahrnehmung. Je komplexer die Aufgabe, umso eher besteht Krankheiten nach sich ziehen. Entschleunigung im Sinne von die Notwendigkeit der Entschleunigung. Innehalten und Beachten der Eigenzeit wird angeraten, um die Gesundheit zu schonen und die Lebensqualität zu erhöhen. Bei der Auseinandersetzung mit der Entschleunigung als Mittel zur Steigerung von Effektivität und Effizienz betrachten wir ein Was aber kann man mit diesem Begriff in der Unternehmens- Unternehmen oder Projekt als System, das be-schleunigt, über- welt anfangen, in der Geschwindigkeit doch gerade einer der schleunigt oder unter-schleunigt sein kann. Wird Beschleuni- entscheidenden Erfolgsfaktoren ist? Wo man Entwicklungs- gung als jede Veränderung an einem oder für ein System ver- zeiten, Durchlaufzeiten und damit auch die Geltungsdauer or- standen, so beschreibt die Überschleunigung den Zustand, in ganisatorischer Regelungen ständig verkürzt, um schneller als dem die Wahrnehmung für entscheidende Veränderungen und der Wettbewerber zu sein? deren Konsequenzen eingeschränkt ist. Vom Zustand der Un- terschleunigung kann gesprochen werden, wenn in dem System Unsere Projekterfahrungen in der Telekommunikationsbran- sehr viel mehr Energie vorhanden ist, als nach außen abgegeben che zeigen: Eine ganze Menge! Bezieht man nämlich neben der werden kann. Zeit selbst, in der Dinge erledigt werden, auch damit korrelierte Parameter wie Qualität und Transparenz mit ein, so wird oft Insbesondere bei Anzeichen von Krisen neigen Unternehmen zu genug deutlich, dass Geschwindigkeit und Zeitersparnis nicht einer Erhöhung von Organisationsveränderungen und zusätz- zwingend zu einer Verbesserung der Effektivität und Effizienz lichen Aufgaben durch Effizienzsteigerungsprojekte. Dies führt in den Projekten führen. nicht selten zu relativ unüberlegten, hektischen Maßnahmen. Auch das Management beschleunigt diese Prozesse durch nur Reflektieren, was eigentlich los ist wenig reflektiertes Handeln und die damit verbundene Nicht- Wahrnehmung der vollständigen Situation. Nicht selten findet Entschleunigung bedeutet im einfachsten Sinne die Reduktion sich gerade in den verantwortlichen Positionen der Auslöser von von Geschwindigkeit, also Verlangsamung beziehungsweise verheerenden Überschleunigungsprozessen, die nur schwer wie- Langsamkeit. Dadurch ist jedoch noch nichts gewonnen, weder der einzufangen sind. für die Effektivität geschweige denn für die Effizienz. Entschei- dend ist der Qualitätsgewinn. Es geht also darum, im entschei- Soll überschleunigten Situationen durch Entschleunigung denden Moment nicht aus einem Selbstzweck heraus langsamer begegnet werden, muss diese Situation zunächst frei von mög- 53 Detecon Management Report • 1 / 2009 Operations lichen Lösungsmaßnahmen wahrgenommen werden. Der auch anstehen mögen. Zeit für Wahrnehmung und klare Ent- Organisationsentwickler Norbert Lange spricht von „lösungs- scheidungen bedingen immer der Ruhe und der Konzentration. losem Wahrnehmen“, was bedeutet, emotionalen Abstand zu Die Erkenntnis einer solch kritischen Auseinandersetzung kann gewinnen und mit gesunder Skepsis und Konzentration wahr- auch darin bestehen, dass keine bewusste Handlung notwendig zunehmen, was eigentlich genau geschieht*. Dies setzt allerdings ist, weil das Überschleunigungsproblem gar nicht im eigenen Reflektionsbedürfnis und Zeit voraus – zwei Voraussetzungen, Einflussbereich liegt. Eigenes Handeln würde hier zu keiner die aber gerade in überschleunigten Situationen nicht gesehen Verbesserung der Situation führen. Wird aber Handlungsbedarf oder geschaffen werden. Daher werden Überschleunigungs- erkannt, so sollte sich dieser auf die Einführung genau einer situationen und ihre Auswirkungen meist nicht reflektiert. Die konkreten Handlung im überschleunigten System beziehen. Wahrnehmung für entscheidende Veränderungen und deren Konsequenzen ist damit eingeschränkt. Spontane Synergiechancen erkennen und nutzen: Es dürfte kaum ein Projekt geben, in dem nicht gleichzeitig auch Syner- Gelingt diese lösungsfreie Wahrnehmung aber, so wird der Ent- giepotenziale zu realisieren sind. Diese Absicht unterliegt auch wicklung von Ideen Raum gegeben, die die Effektivität und da- dem Paradigma des schnellen Erfolges. Uns geht es hier aber mit mittelbar auch die Effizienz in Projekten steigern können, um die nicht planbaren Synergien, die wir an einem einfachen ohne Gefahr zu laufen, auf dem Beschleunigungskarusell immer Beispiel verdeutlichen wollen: Stellen Sie sich hierzu Ihren schneller zu werden und letztlich herunterzufallen. durchgeplanten Terminkalender vor. Er wird einige Pufferzeiten enthalten, aber auch Termindopplungen. Nicht planbare Ereig- Freiräume schaffen, um die Wahrnehmung zu schärfen nisse wie ein dringender Auftrag vom Vorgesetzten, die Nicht- einhaltung eines Termins durch ein Teilprojekt oder der Aus- Geschwindigkeit und damit Zeit spielt als zentrale Ressource in fall eines nur schwer ersetzbaren Mitarbeiters durch Krankheit Projekten eine ganz besondere Rolle. Selbst bei professionellster bringen nicht nur Ihren Terminkalender durcheinander, son- Terminplanung wird es immer wieder vorkommen, dass ein dern machen Ihre gesamte Planung zunichte. Genau an diesem Projekt Veränderungen von außen oder von innern erfährt und Punkt bietet sich die Chance für spontane Synergien, weil Sie damit beschleunigt wird. Vier Handlungsempfehlungen haben gezwungen sind, die neue Situation zu analysieren. Andernfalls sich in unseren Projekten bewährt: würden Sie die Beschleunigung durch hektisches Agieren weiter steigern. Löcher in den Zeitstrom einbauen: Ein kluger Projektmana- ger wird immer Pufferzeiten einplanen. Damit wird von An- Improvisation wagen, wo Organisation erwartet wird und fang an wahrgenommen, dass vieles nicht so laufen wird, wie Organisation wagen, wo Laufen-lassen erwartet wird: Der es geplant ist. In der Praxis begegnen uns immer wieder Fälle, Grundgedanke dieser Handlungsempfehlung liegt darin, be- in denen die Notwendigkeit solcher Puffer zwar bekannt ist, wusst umgekehrt zum erwarteten Verhalten zu agieren. Die diese aber bewusst nicht berücksichtigt werden, weil man sich Abweichung vom Erwarteten erzielt einen entschleunigenden höheren Zielen beugt – und damit die eigene Wahrnehmung Effekt. In Situationen eingeschränkter Wahrnehmung oder zu gezwungenermaßen einschränkt. Bei der Frage nach dem Aus- hoher Energie im Projekt verschafft dies Freiräume für das Be- maß dieser Pufferzeiten gibt es natürlich keine idealtypische wusstmachen einer neuen Situation. Beispielsweise kann es in Antwort. Reicht im einen Fall ein zweistündiges Gespräch als einer Krisensituation sehr effektiv sein, gegen die Erwartung Auszeit, um sich Klarheit über ein Problem zu verschaffen, sind einer straffen Führung und Organisation durch Improvisieren in anderen Fällen große Zeiträume notwendig, um viele, bisher einen kreativen Denkraum zur Entwicklung von ganz neuen nicht wahrgenommene Aspekte zu analysieren und zu integrie- Lösungen zu schaffen. Trägt diese Form der Entschleunigung ren.