Den Schatz in der Administration heben

Fachartikel April 2008 Erfolg für interne Bereiche: Den Schatz in der Administration heben In der Administration existieren noch viele Potenziale zur Ergebnisverbesserung. Sie soll- ten in kleinen Schritten mit Hilfe verschiedener Methoden aus den Tools des Kaizen, des Lean Administration und des Marketing für interne Abteilungen genutzt werden. Um im Wettbewerb bestehen zu können, In der Administration sind noch erhebliche haben viele Unternehmen in den letzten Rationalisierungsreserven vorhanden. Die Jahrzehnten ihre Anstrengungen auf die Verschwendungsrate liegt bei 32% und Rationalisierung der Produktionsabläufe beruht vor allem auf schlecht abgestimmten fokussiert. Die Prozessketten wurden ge- Prozesse. strafft, die Lagerbestände abgebaut, der Materialfluss auf „just in time“ umgestellt. Woran erkennt man die Verschwendung im Die administrativen Abläufe wurden zwar administrativen Tagesablauf? auch in verschiedenen Projekten verbessert, Suchzeiten, Wartezeiten, Liegezeiten, Rück- blieben aber im Vergleich zur Produktions- fragen, Nacharbeiten, Doppelarbeiten, welt eher unbeachtlich. Heute kann man sa- Nichtarbeiten, und Arbeiten „für den Pa- gen, dass durch Optimierungsansätze in der pierkorb“ geben klare Hinweise auf Verbes- Produktion nur noch „Cents“ zu holen, in serungsmöglichkeiten. der Administration jedoch noch „Euros“ zu Während Suchzeiten auf mangelhafte Ord- gewinnen sind. nungsstrukturen hinweisen, sind Warte- und Eine Fraunhofer Studie aus dem Jahre 2006 Liegezeiten typische Erscheinungen subop- belegt diese ungenutzten Ressourcen mit timaler Prozessabläufe. Rückfragen und einer Verschwendungsrate in administra- Nacharbeiten sind Ausdruck für Qualitäts- tiven Bereichen von 32%. Als Hauptursa- probleme. Doppel-, Nicht- und „Papier- chen werden schlecht abgestimmte Prozesse korb“ -arbeiten resultieren häufig aus un- und die Arbeitsplatzorganisation genannt. geklärten Zuständigkeiten bzw. unklaren (Fraunhofer IPA – Kaizen Institute; Studie „Lean Anweisungen. Sie tauchen ebenso wie Office 2006“) Rückfragen vermehrt an den Schnittstellen Dr. Andrea Stieneke-Gröber www.marfina.de Fachartikel April 2008 auf, wenn Aufgaben von einem Mitarbeiter, erheblich die erfolgreiche wertschöpfende Team oder Bereich an einen anderen über- Tätigkeit. geben werden. Die Lösung bringt jedoch selten ein großes Zu den Ineffizienzen kommen häufig noch Umstrukturierungsprojekt, sondern die Um- falsch eingesetzte sowie falsch genutzte setzung vieler klein erscheinender Schritte. Kapazitäten. Unter dem Blickwinkel der Auch liegt der Schlüssel nicht in einer ein- Wertschöpfung stellt man oft fest, dass nur zigen Vorgehensweise, sondern in der der geringste Teil der Arbeitszeit wirklich Kombination verschiedener Methoden. Alle für Leistungen aufgewendet wird, die der Maßnahmen sollten ausgerichtet werden auf Kunde erwartet und die er auch bezahlt. das Ziel, die Verschwendung zu eliminie- Leicht ergeht es internen Bereichen wie im ren, die Nebenarbeiten zu reduzieren und geflügelten Spruch „Um für Alle Arbeit zu die Wertschöpfung zu optimieren. haben, braucht man ab 70 Mitarbeiter keine Zu empfehlen sind Methoden aus dem Tool Kunden mehr“. Administrative Bereiche des Kaizen, des Lean Administration und neigen dazu, sich selbst Arbeit zu erfinden. des Marketings für interne Abteilungen, da Als Stichworte seien nur „Reports“, hier die Fokussierung auf die Vermeidung „Emails“ und „Meetings“ genannt. von Verschwendung und die Erhöhung der Wertschöpfung besonders hoch ist. Die Ursachen der Verschwendung in admi- nistrativen Bereichen liegen zum einen in Die Verschwendung in der Administration ineffizienten Arbeitsabläufen und zum an- äußert sich in vielen kleinen Phänomenen. deren in falsch genutzten Kapazitäten. Zur Beseitigung sind daher vor allem klei- nere Schritte mit verschiedenen Methoden Wie kann man die Verschwendung beseiti- geeignet. gen? Ineffizienz und Ineffektivität verbergen sich Die Arbeit in kleinen Schritten mit ver- in internen Bereichen in vielen kleinen Ein- schiedenen Methoden mag aufwendig er- zelthemen. Für sich allein genommen er- scheinen, hat aber als Vorteil, dass alle As- scheinen sie relativ harmlos. Deshalb wird pekte angemessen berücksichtigt werden häufig die Notwendigkeit der Verbesserung können. Zudem werden Veränderungen von nicht gesehen. In der Gesamtheit behindern den Mitarbeitern weniger bedrohlich wahr- die einzelnen Unzulänglichkeiten allerdings genommen. Dr. Andrea Stieneke-Gröber www.marfina.de