Bewerbermanagement: Aus drei Monaten werden drei Wochen

Case Study Haufe Talent Management Studentenwerk Aus drei Monaten werden drei Wochen Bislang verwaltete das Studentenwerk der Studienfinanzierung. Sie stellen nalabteilung zuständig für Organisati- Aachen die eingehenden Bewerbun- 150 Betreuungsplätze für den studen- on. „Zweitens konnten wir den Prozess gen in einer Excel-Tabelle. Das ist bei tischen Nachwuchs in fünf Kindertages- nicht nachverfolgen. Das größte Prob- der wachsenden Zahl an Stellenaus- stätten zur Verfügung und sind Dienst- lem war, dass wir die Bewerbungen schreibungen nicht mehr realisierbar. leister für Catering, Kaffeebars und aus der Hand gegeben haben und im- Eine moderne Bewerbermangement- Reinigung. mer sehr lange brauchten, diese von Software hilft den Recruitern nun, den den Linienvorgesetzten wieder einzu- Überblick zu behalten – und vor allem, Das heißt: Die sechs Sachbearbeiter sammeln. Das hat sich teilweise über den Prozess schneller und besser zu Human Resources betreuen ein breites Wochen hingezogen“, nennt sie eines gestalten. Spektrum an Mitarbeitern – vom BAföG- der größten Mankos des bisherigen Sachbearbeiter bis zur Küchenhilfe. Prozesses. Denn die Kindertagesstät- Essen, Wohnen, Finanzen und Kinder – Und sind auch dafür zuständig, dass ten, Mensen und anderen Einrichtun- das sind die grundlegenden Themen, alle offenen Stellen für Erzieher und gen, die das Studentenwerk betreut, um die sich die Studentenwerk Aachen Erzieherinnen, Hausmeister, Küchen- sind über ganz Aachen und Jülich ver- AöR und die STW Aachen Service GmbH und Reinigungskräfte zeitnah und er- teilt. kümmern. Die insgesamt rund 370 Mit- folgreich besetzt werden. arbeiter sind für die sozialen Belange Einen weiteren Grund, der für die Ein- der rund 42.000 Studierenden an der Die Grenzen von Excel führung einer professionellen Bewer- RWTH und FH Aachen zuständig. Sie Doch gerade bei der zeitnahen Stel- bermanagement-Software, sprach, betreuen neun Mensen in Aachen und lenbesetzung haperte es früher häufig. nennt Stefanie Klemt, Sachbearbeite- Jülich, kümmern sich um 22 Wohnan- Die über 1.200 Bewerbungen, die das rin Human Resources: „Wir haben eine lagen für Studenten, informieren diese Studentenwerk Aachen im Jahr 2010 relativ hohe natürliche Fluktuation und über BAföG und andere Möglichkeiten erhielt, wurden bisher in einer Excel- zudem einen hohen Altersdurch- Tabelle erfasst. Die HR-Sachbearbeiter schnitt. Das heißt: Wir werden in den versandten eine Eingangsbestätigung nächsten Jahren noch mehr Einstellun- Das Unternehmen und leiteten die Mappen oder ausge- gen vornehmen müssen, weil viele Studentenwerk Aachen druckten E-Mail-Bewerbungen an die Mitarbeiter in Rente gehen.“ Ein Phä- Linienvorgesetzten weiter. Den kom- nomen, das zahlreiche Unternehmen > 370 Mitarbeiter sind zuständig plexen Anforderungen eines moder- aufgrund des demografischen Wandels für 42.000 Studierende nen Bewerbermanagements entsprach in den nächsten Jahren erleben wer- > 9 Mensen, 22 Wohnanlagen, dieser Prozess schön längst nicht den. Im Studentenwerk Aachen und 150 Betreuungsplätze in 5 Kinder- mehr. „Erstens hatten wir über Excel der STW Aachen Service GmbH liegt tagesstätten, Catering, Kaffeebars, nur wenig Überblick und konnten die Zahl der Einstellungen momentan Reinigung kaum Notizen vermerken“, berichtet noch bei insgesamt rund 85 pro Jahr. Anne Reuter-El Bermaki, in der Perso- Das dürfte sich allerdings bald ändern. Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG · Fraunhoferstr. 5 · 82152 Planegg/München Tel.: 089/1222 873 89 · talentmanagement@haufe.de www.haufe.de/talentmanagement Case Study Haufe Talent Management Studentenwerk Foto: Studentenwerk Aachen Einfach und selbsterklärend funktioniert als „normale“ Wirtschafts- reichbar ist – trotz des hohen Anteils Nachdem der Bedarf erkannt und die unternehmen, ist es froh über die an gewerblichen Mitarbeitern und Entscheidung für eine professionelle Flexibilität, die das Haufe Bewerber- Hilfskräften: „Gerade Hausmeister und Softwarelösung gefallen war, nahm das management bietet. So beginnt der Handwerker sind sehr Internet-affin und Studentenwerk Aachen drei Anbieter in neue Bewerbermanagement-Prozess senden uns schon jetzt Bewerbungen die engere Wahl. Die Entscheidung fiel mit einem Anforderungs-Profil, in dem häufig per E-Mail zu.“ auf das Haufe Bewerbermanagement, die Linienvorgesetzen ihre Anforder- „weil es sehr selbsterklärend ist“, so ungen für eine Stelle formulieren. Nahezu papierloser Prozess Anne Reuter-El Bermaki. „Die Prozesse Originär sieht die Softwarelösung zu- Bis die Online-Bewerbungsmöglichkeit sind einfach dargestellt. So kommen nächst einen so genannten Besetzungs- eingesetzt werden kann, kommen die auch Kollegen, die nicht so firm am antrag vor. Aber da in der AöR Stellen- Bewerbungen teils als Papiermappen, Computer sind, gut damit zurecht“, besetzungen gemeinsam mit dem teils per E-Mail ins Haus. Sie werden nennt sie einen entscheidenden Faktor. Verwaltungsrat einmal jährlich fest- eingescannt beziehungsweise in die geschrieben werden, fällt dieser Ge- entsprechenden Formulare eingegeben Seit dem 28. Mai 2011 wird das Haufe nehmigungsprozess weg. Relativ un- und den Linienvorgesetzten digital Bewerbermanagement nun in einer kompliziert konnte der in der Software zur Verfügung gestellt. Diese haben Pilotphase getestet. Zum 5. September vorinstallierte Besetzungsantrag in das Zugriffsrechte auf alle Bewerbungen, soll das neue System dann im Echtbe- bereits erwähnte Anforderungsprofil die ihrer Vakanz zugeordnet wurden. trieb laufen. Rund 100 Bewerbungen umgewandelt werden. Dieses dient als Das Rollenkonzept des Systems gibt sind inzwischen in das neue System Grundlage für die Stellenausschreibung, den Recruitern, dem Administrator, den eingepflegt: „Und es läuft wirklich gut“, die zentral in der Personalabteilung Gremiumsmitgliedern und den Linien- berichtet die Organisations-Verantwort- formuliert wird und – je nach Position vorgesetzten unterschiedliche vorab liche. Mit der Software-Einführung hat – in regionalen oder überregionalen definierte Lese- und Schreibrechte. das Studentenwerk auch seine gesam- Medien, Print oder Online, ausgeschrie- Leserechte beispielsweise haben die ten internen Bewerbermanagement- ben wird. Künftig soll die Ausschreibung Gremiumsmitglieder wie Abteilungs- Prozesse geändert und optimiert. Anne jeweils auch immer über die Home- leiter oder der Personalrat. Die Linien- Reuter-El Bermaki: „Wir sind ziemlich page des Studentenwerks Aachen vorgesetzten können darüber hinaus kritisch und testen alles durch. Bis jetzt erfolgen, damit Bewerbungen direkt auch Notizen aus Vorstellungsgesprä- konnten wir fast alles so abbilden, wie über ein Bewerbungsformular ins Haus chen hinterlegen oder schon im Vorfeld wir uns das vorgestellt haben.“ kommen. ihre Beurteilungen und Bemerkungen abgeben. Am Anfang steht das Anforderungs- „Wir hoffen, dass dann 70 bis 80 Pro- Profil zent der Bewerbungen online ins Haus Ganz papierlos läuft der Prozess nicht Da das Studentenwerk Aachen als An- kommen“, sagt Stefanie Klemt. Sie ist ab – aber nahezu. Für das Vorstellungs- stalt öffentlichen Rechts etwas anders sich relativ sicher, dass dieses Ziel er- gespräch drucken sich die Vorgesetzten Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG · Fraunhoferstr. 5 · 82152 Planegg/München Tel.: 089/1222 873 89 · talentmanagement@haufe.de www.haufe.