„Wie wichtig ist Fax in Unternehmen?“

Whitepaper für IT-Dienstleister September 2011 Studie: „Wie wichtig ist Fax in Unternehmen?“ Copyright and Legal Notice Copyright © 2011 Ferrari electronic AG. All rights reserved. No part of this document may be copied, in any way, without written approval from Ferrari electronic AG. All trademarks mentioned are registered trademarks of the particular trademark holder. The information contained in this document has been gathered with greatest care. However the possibility of incorrect details cannot be completely excluded. Ferrari electronic AG does not accept liability for any errors and their consequences. Ferrari electronic AG Wie wichtig ist Fax in Unternehmen? Seite 1 Inhalt Inhalt .................................................................................................................................... 1 1 Einleitung .................................................................................................................. 2 2 Die wichtigsten Umfrage-Ergebnisse im Überblick ................................................... 2 3 Methode .................................................................................................................... 3 4 Fragen zur Bedeutung von Fax in Unternehmen ...................................................... 3 4.1 Fax ist für Unternehmen wichtig ................................................................................ 4 4.2 Unternehmen faxen viel ............................................................................................ 4 4.3 Faxe dienen dem Auftrags- und Bestellwesen ebenso wie fachlichen Prozessen .... 5 4.4 Fax steht für Nachweisbarkeit, Rechtssicherheit, IT-Sicherheit ................................ 7 4.5 Computerfax ist Standard, aber ausbaufähig ............................................................ 7 4.6 Computerfax ist in den E-Mail-Client integriert .......................................................... 9 4.7 Entwicklung des Kommunikationswegs Fax ........................................................... 10 5 Teilnehmerstruktur................................................................................................... 11 6 Über Ferrari electronic AG ....................................................................................... 12 Copyright © 2011 Ferrari electronic AG Seite 2 Wie wichtig ist Fax in Unternehmen? Ferrari electronic AG 1 Einleitung Die Studie „Wie wichtig ist Fax in Unternehmen?“ ist drei zentralen Fragen nachgegangen:  Welche Rolle spielt Fax heute in Unternehmen?  Wie stark nutzen Unternehmen heute Fax?  Auf welche Weise nutzen Unternehmen heute Fax? Die Umfrage unter rund 700 Teilnehmern belegt: Computerfax bleibt auf Jahre hinaus ein sicheres Geschäft für IT-Dienstleister. So verwenden mehr als zwei Drittel der Unternehmen Fax für das Auftrags- und Bestellwesen und versenden oder empfangen über hundert Faxe pro Monat. Über zwei Drittel der Befragten sehen den Kommunikationsweg Fax gegenüber der E-Mail im Vorteil bei Nachweisbarkeit und Rechtssicherheit und erachten Fax ganz allgemein als wichtig. Computerfax ist in 91 Prozent der Unternehmen vorhanden, dennoch werden Papierfax-Geräte sehr stark genutzt. Besondere Umsatz-Chancen bieten in den nächsten Jahren  die Ausweitung bestehender Computerfax-Anwendung, um Papierfax zu reduzieren,  der Rechnungsversand per Computerfax,  die Integration von Computerfax in ERP, CMS und DMS  die Integration von Computerfax in IP-Telefonie und Unified-Communications- Infrastrukturen sowie Cloud-Anwendungen. 2 Die wichtigsten Umfrage-Ergebnisse im Überblick  Rund sechs von sieben Teilnehmern sehen Fax als wichtig an.  Rund sieben von zehn Unternehmen erhalten über hundert Faxe pro Monat, etwa ebenso viele verschicken mehr als hundert Faxe pro Monat.  Unternehmen nutzen Fax besonders häufig für ihr Auftrags-und Bestellwesen.  Es gibt hinsichtlich der Anzahl und Art der Dokumente kaum signifikante Unterschiede zwischen Empfang und Versand von Faxen.  Jedes sechste Unternehmen versendet Rechnungen per Fax.  Fax bietet im Vergleich zu E-Mail Vorteile bei der IT-Sicherheit, der Nachweisbarkeit und der Rechtssicherheit.  In rund neun von zehn Unternehmen existiert eine Computerfax-Lösung  In rund vier von zehn Unternehmen gehen Faxe dennoch hauptsächlich an Papier- Faxgeräten ein, etwa ebenso viele Unternehmen versenden hauptsächlich per Papierfax.  In rund drei von vier Unternehmen ist die Computerfax-Lösung in das E-Mail-System integriert. Copyright © 2011 Ferrari electronic AG Ferrari electronic AG Wie wichtig ist Fax in Unternehmen? Seite 3  In zwei Jahren wollen mehr als die Hälfte der Unternehmen IP-Telefonie nutzen, aber nur jeweils rund jedes zehnte Unternehmen verfügt über eine Fax-Integration in eine IP-Telefonanlage.  Die Bewertung der zukünftigen Bedeutung von Fax ist uneinheitlich: Während rund sechs von zehn Teilnehmern erwarten, dass die Bedeutung von Fax abnimmt, meinen rund vier von zehn, dass sie unverändert bleibt oder zunimmt. 3 Methode Die Umfrage „Wie wichtig ist Fax in Unternehmen?“ hat Ferrari electronic vom 30.06.2011 bis zum 18.07.2011 per Online-Befragung durchgeführt. Die Teilnehmer für die nicht- repräsentative Befragung wurden über ein Direktmailing sowie über Social Media gewonnen. Darunter befindet sich auch der Adressstamm von Ferrari electronic. Pro IP- Adresse war nur eine Teilnahme möglich. Der Fragebogen bestand aus 15 inhaltlichen Fragen rund um das Thema Fax und drei Fragen zum Unternehmen der Befragten. Details zur Teilnehmerstruktur finden sich unter Abschnitt 5. Zusammengefasst arbeiten 88 Prozent der Teilnehmer in Deutschland, 4 Prozent in Österreich, 2 Prozent in der Schweiz und 6 Prozent in anderen Ländern. 80 Prozent der Befragten arbeiten in Unternehmen mit 11 bis 2.000 Mitarbeitern. Die Teilnehmer rekrutieren sich aus einer großen Bandbreite an Branchen, wobei 71 Prozent der Teilnehmer auf die fünf Kategorien Verarbeitendes Gewerbe/Industrie, IT/Telekommunikation, Handel, Öffentliche Verwaltung und Dienstleistungen entfallen. 4 Fragen zur Bedeutung von Fax in Unternehmen Die folgenden Ergebnisse stellen die für IT-Dienstleister wichtigsten Informationen aus der Studie zusammen. Eine vollständige Übersicht über die Ergebnisse steht unter http://www.ferrari-electronic.de/Studie2011 zur Verfügung. Copyright © 2011 Ferrari electronic AG Seite 4 Wie wichtig ist Fax in Unternehmen? Ferrari electronic AG 4.1 Fax ist für Unternehmen wichtig 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Sehr/eher wichtig Eher/völlig unwichtig Weiß nicht/k.A. (n=694) Grafik 1: Bitte bewerten Sie die folgenden Kommunikationswege nach der Relevanz für Ihr Unternehmen. 82 Prozent der Befragten sehen Fax als wichtig an (vgl. Grafik 1). Fax steht an dritter Stelle nach E-Mail und analoger Telefonie und damit noch vor IP-Telefonie. Alle weiteren Unified-Messaging-Kanäle, wie Video-Telefonie, Instant Messaging, Webkonferenzen und SMS werden von einer Mehrheit als unwichtig angesehen. Unternehmen sind sich also der Bedeutung von Fax absolut bewusst. Fax ist somit ein elementarer Bestandteil einer Unified-Communications-Lösung. 4.2 Unternehmen faxen viel 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Weiß Keine Weniger als 11 bis 50 51 bis 100 101 bis 500 501 bis Mehr als nicht/k.A. 10 10.000 10.000 Verschicken (Frage 4) Empfangen (Frage 3) (n=690/687) Grafik 2: Wie viele Faxe versendet/empfängt Ihr Unternehmen durchschnittlich pro Monat? Copyright © 2011 Ferrari electronic AG Ferrari electronic AG Wie wichtig ist Fax in Unternehmen? Seite 5 Unternehmen behalten ihre Computerfax-Lösungen nicht nur, damit sie Faxe von Endkunden empfangen können, sondern nutzen den Kommunikationsweg fast in gleichem Maße zum Versenden. Jedes Unternehmen sendet und erhält Faxe, über 70 Prozent sogar in großer Menge (vgl. Grafik 2). Da es sich dabei oft um geschäftskritische Vorgänge handelt, ist der Faxempfang unverzichtbar für die Unternehmen. 80 Prozent der befragten Unternehmen versenden mehr als 50 Faxe pro Monat, 70 Prozent über 100, 41 Prozent über 500 und 3 Prozent sogar über 10.000. Nahezu jedes Unternehmen verschickt durchschnittlich mindestens ein Fax/Monat. 4.3 Faxe dienen dem Auftrags- und Bestellwesen ebenso wie fachlichen Prozessen 50% 45% Sehr häufig 40% 35% 30% Häufig 25% 20% Selten 15% 10% Gar nicht 5% 0% Weiß nicht/k.A. (n=692) Grafik 3: Wie häufig kommen folgende Dokumente per Fax in Ihrem Unternehmen an? Per Fax kommen Dokumente, auf die kein Unternehmen verzichten möchte: Unternehmen empfangen per Fax vor allem Buchungen/Bestellungen/Aufträge (70 Prozent häufig/sehr häufig) und Auftragsbestätigungen (64 Prozent häufig/sehr häufig, vgl. Grafik 3).