Unified Communications: Technologie löst Unternehmensbremsen

Experten Interview „Unified Communications“ - Status Quo, Erfolgsfaktoren, Lösungen Unified Communications: Technologie Titel des Interviews: löst Unternehmensbremsen Name: Hans-Joachim Adolphi Leiter Geschäftsentwicklung Funktion/Bereich: Unified Communications Organisation: Cisco Systems Deutschland GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Das Thema „Unified Communications“ wird Unternehmen derzeit von vielen Seiten nahe gelegt. Die Wettbewerbsvorteile, die sich aus integrierter und ver- einheitlichter Kommunikation ergeben, versprechen enorm zu sein, gleichzeitig positionieren sich Anbieter aus dem IT und TK-Umfeld mit sehr unterschiedli- chen Ansätzen zur konkreten Umsetzung von „Unified Communications“. Wie Berlecon's Studie „VoIP und Unified Communications 2008“ zeigt, besitzt bisher keine Anbietergruppe das alleinige Vertrauen der CIOs, Kompetenz für die Um- setzung erfolgreicher „Unified Communications“-Projekte zu bündeln. In diesem Competence-Site Experten-Interview stellt Hans-Joachim Adolphi, Leiter der Geschäftsentwicklung Unified Communications bei Cisco Systems Deutschland seine Sicht auf das Thema dar. Dabei wird der Begriff „Unified Communications“ zunächst definiert und im Folgenden die Relevanz für einzel- ne Zielbranchen und -Abteilungen hinterfragt. Herr Adolphi berichtet außerdem von seinen Projekterfahrungen, den Erfolgsfaktoren und messbaren Ergebnis- sen von UC-Projekten und zeigt, welche Unterstützung Cisco Interessenten zum Thema bieten kann. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Experten Interview Sehr geehrter Herr Adolphi, Frage 1: Definition „Unified Communications“ Der Begriff "Unified Communications" ist aktuell ein vielseitig genutztes Schlagwort - Was ist darunter zu verstehen? Was sind die Kernaspekte und warum muss das Thema jetzt auf die Agenda von IT und Management? Antwort Hans-Joachim Adolphi: UC ist die Zusammenfassung aller technisch möglichen Kommunikationskanäle (Tele- fonie, Video, Instant Messaging, SMS, Voicemail, Email) unter einer Oberfläche, unab- hängig vom Aufenthaltsort und genutztem Endgerät. Dies ermöglicht nicht nur einen besseren und effektiveren Umgang mit den unter- schiedlichen Kommunikationswegen. Unified Communications ermöglicht auch die ein- fache Integration in vorhandene Benutzeroberflächen und Systeme oder Anwendun- gen. Zudem verbessern UC-Lösungen die Zusammenarbeit in Teams über Distanzen hinweg, Zeitverlust durch aufwenige Reisen wird reduziert und die Entscheidungswege verkürzt. UC vereinigt Technologien unter einer vereinheitlichten Oberfläche und ver- einfacht so signifikant Collaboration – also die virtuelle Zusammenarbeit zwischen Menschen. Damit setzt UC die Energie in Unternehmen frei, die durch heute ungenü- gende Kommunikationswerkzeuge blockiert ist. Warum jetzt? In den letzten zehn bis 20 Jahren hat sich das Arbeitsumfeld durch Technologien wie Internet, Handy oder Laptop stark geändert. Man ist viel mobiler, statt Papier-Akten zu nutzen lässt sich nun auf digitale Ordner von jedem Ort der Welt aus zugreifen. Das Büro ist also da, wo man arbeitet. Größere Distanzen durch wachsende Globalisierung und die steigende Mobilität erfor- dern den Einsatz von UC-Lösungen, um die dadurch entstehenden Probleme der räumlich verteilten Zusammenarbeit zu lösen und weiterhin wettbewerbsfähig zu blei- ben. www.competence-site.de Seite 2 Experten Interview Frage 2: Vorteile und Messbarkeit von „Unified Communciations“ Wie kann "Unified Communications" operativ und strategisch Vorteile für Un- ternehmen bringen, wie schnell treten diese Vorteile ein und sind diese auch messbar? Antwort Hans-Joachim Adolphi: Die richtige Unified Communications-Lösung hängt immer vom Unternehmen und sei- nen Mitarbeitern ab. So macht UC bei einigen Abteilungen wie Support oder Entwick- lung eher Sinn als in der Buchhaltung. In der Kundenberatung eingesetzt UC-Lösun- gen ermöglichen beispielsweise eine schnellere und kompetentere Bearbeitung von Kundenanfragen. Der Einsatz von UC ist für Unternehmen eine strategische Entscheidung und lässt sich daher nicht so einfach auf den direkt messbaren Return-of-Investment wiedergeben. Je nach Einsatzgebiet ermöglicht UC die Reduzierung von Reisekosten und steigert die Effizienz, da Mitarbeiter einfacher erreichbar sind und direkt auf relevante Firmen-Da- ten zugreifen können. Entscheidungen werden schneller getroffen, Kundenanfragen noch rascher bearbeitet und beantwortet. Durch UC-Lösungen wird ein Unternehmen flexibler und wendiger, kann fundiertere Entscheidungen treffen und seine innovativen Kräfte besser bündeln, was in einem globalen Markt einen entscheidenden Wettbe- werbsvorteile darstellt. Frage 3: Zielbranchen und -abteilungen Für welche Branchen oder Unternehmenstypen ist "Unified Communications" besonders wichtig? Welche Abteilungen sollten sich mit "Unified Communicati- ons" beschäftigen? Antwort Hans-Joachim Adolphi: UC bietet Vorteile für nahezu alle Anwendergruppen. Allerdings hängen diese Vorteile der UC-Komponenten vom Kommunikations-Bedürfniss der einzelnen Anwender ab. Ein klassischer Sachbearbeiter in der Auftragsannahme benötigt kaum UC-Lösungen, die er unterwegs nutzen kann, von Vorteil wären hier aber UC-Funktionen wie Präsenzanzeige, Videokonferenz oder Instant Messaging für schnelle Nachfragen bei Kollegen oder Experten. Anders dagegen im Falle eines Service-Mitarbeiters im Aussendienst. Hier machen gerade Lösungen im Bereich der Mobilität oder Unified Messaging Sinn. Daher können die einzelnen www.competence-site.de Seite 3 Experten Interview Nutzergruppen ihren individuellen Anteil aus der Vielzahl der UC-Bausteine aussuchen, die am besten zu ihrer Aufgabenstellung passen. Frage 4: Erfolgsfaktoren von Unified Communications-Projekten Wie sieht ein typisches Projekt zur Planung und Realisierung von "Unified Communications" Projekt aus? Was sind kritische Projektphasen bzw. Erfolgs- faktoren in der Umsetzung? Antwort Hans-Joachim Adolphi: Ein „typisches“ UC-Projekt gibt es nicht. Bei der Realisierung eines Unified-Communi- cations-Projekts müssen unter anderem Geschäftsprozesse angepasst, die Sicherheit gewährleistet und auf Schnittstellen zur Integration neuer und vorhandener Module Wert gelegt werden. Die größten Lücken bestehen oft im organisatorischen Umfeld von Unternehmen. Häufig findet man dort tiefe Gräben zwischen Infrastrukturteams, Appli- kationsabteilungen und den TK-Verantwortlichen. UC in seiner effizientesten Ausprä- gung verbindet technologisch die Verantwortungsbereiche verschiedener Teams und Abteilungen. Aber auch die Unternehmensleitung ist gefordert, die Einführung von Uni- fied Communications zu unterstützen – handelt es sich doch bei Kommunikation um einen Kernprozess eines jeden Unternehmens. Am Anfang eines jeden Projekts steht also zunächst eine Problem-Analyse und Be- standsaufnahme der Unternehmens-Kommunikation. Hat ein Unternehmen beispiels- weise zwei größere Geschäftsstellen und müssen sich die Geschäftsstellenleiter regel- mäßig treffen, benötigen sie eher ein Webkonferenzsystem als Messanger-Funktionen. Dagegen müssen Vertrieb oder die IT-Abteilung stets erreichbar sein. Hier sind UC-Lö- sungen wie Instant Messaging oder Präsenzanzeige besonders nützlich. Es gilt also heraus zu finden, wer im Unternehmen welchen Aspekt einer UC-Lösung am effektivs- ten nutzen kann. Erst nach einer Analyse startet die Suche nach Mechanismen und Technologien, um wirkungsvoll und kosteneffizient die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu verbessern. 5. Ausblick für die Zukunft Wie positionieren Sie und Cisco Systems sich zu "Unified Communications", wo stehen wir technologisch und organisatorisch in 5 Jahren? Antwort Hans-Joachim Adolphi: Cisco hat zur Erfolgsgeschichte des Internet entscheidend beigetragen und damit die Art und Weise verändert, wie Menschen arbeiten, leben, lernen und spielen. Neue Ar- www.competence-site.de Seite 4 Experten Interview ten der Kommunikation und neue Geschäftsmodelle sind so entstanden. Dabei entwi- ckelte Cisco schon immer Lösungen auf Basis einer langfristigen Sichtweise. Damit sind sie ein sicheres Investment für die Zukunft, beispielsweise im Bereich der IP-Tele- fonie. Für die Zukunft wird es entscheiden sein, wie Unified Communications sich in bereits vorhandene Komponenten eines Unternehmens einbinden lässt. Die Zusam- menarbeit mit bestehenden Investitionen, also bestehenden Videoeinrichtungen oder Unternehmensanwendungen (beispielsweise Geschäftsprozessapplikationen wie SAP), müssen möglich sein. Das Netzwerk ist dabei die entscheidende Basis, um Me- chanismen wie Sicherheit und Konsoldierung von UC-Anwendungen wie Präsenzan- zeige an jedes Gerät ausgeben zu können, unabhängig von Ort, Anwendung oder Ge- rät. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 5