Effiziente Zusammenarbeit in Projekten und automatisiertes Projektportfoliomanagement mit SharePoint

Case Study Effiziente Zusammenarbeit in Projekten und automatisiertes Projektportfoliomanagement mit SharePoint Die Infraser v Höchst KG optimiert ihre Projektmanagement-Prozesse mit einer flexiblen Lösung auf Basis von Microsoft Office SharePoint Ser ver 2007. Kundenprofil Bei dem Infrastruktur– und Industriedienstleister Infraserv GmbH & Co. Höchst KG fehlte ein Die Infraserv Gruppe ist ein IT-System zur Unterstützung des Projektportfoliomanagement-Prozesses. Ein Team aus regionalem Industriedienstleister und Industrie- Berater und Prozessspezialisten von Campana & Schott hat in acht Monaten gezeigt, wie der parkbetreiber mit rund 2700 Einsatz von SharePoint-Technologie Projektmanagement-Prozesse in den Bereichen IT-Governance Mitarbeitern. Im Industriepark und -Services optimieren kann. Das Ergebnis ist eine flexible Lösung mit drei zentralen Kompo- Höchst stellt sie den ansässigen nenten: Ein Projektmanagementportal stellt sämtliche geforderten Funktionalitäten rollenspezifisch Unternehmen umfassende Services bereit. Eine Prozessapplikation mit Web-basierten Formularen und Workflows automatisiert das und Produkte u.a. in den Bereichen Projektportfoliomanagement, und nach PRINCE2-Methodik strukturierte Projektarbeitsräume Logistik, Umweltschutz, Sicherheit, „ sorgen für eine effiziente Zusammenarbeit in Projekten. IT-Service und Facility Management bereit. Ausgangslage Ein nicht vollständig formalisierter, Papiergebundener Projektportfolio- management-Prozess verursachte Dank SharePoint haben wir nun einen “ hohe Verwaltungsaufwände. Der Prozess wurde nicht durch eine klaren Geschäftsprozess mit klaren Rollen. Projektmanagement-Methodik Ausnahmen und Unsicherheiten adé ! unterstützt. Das erschwerte die Akzeptanz für das PPM im Dr. Wolfram Schmidt, CIO, Infraser v Höchst Unternehmen. Auch fehlte eine moderne Plattform zur Realisierung einer umfassenden Lösung. Kundenprofil Lösung Als Basis diente eine mit Hilfe von Das Unternehmen Infraserv GmbH & Co. Höchst KG ist Industriedienstleister und Standortbe- Campana & Schott aufgebaute treiber des Industriepark Höchst in Frankfurt am Main und eines der vielen Nachfolge-Unter- SharePoint Server 2007-Plattform. nehmen der aufgespaltenen Hoechst AG. Infraserv Höchst stellt Services und Produkte für die Agil und in enger Zusammenarbeit Unternehmen am Standort bereit und bietet Leistungen unter anderem in den Bereichen mit den zukünftigen Anwendern Logistik, Umweltschutz, Sicherheit, IT-Service sowie Facility Management. Das Unternehmen wurde durch Anpassung der beschäftigt etwas mehr als 1.900 Mitarbeiter. Zur Infraserv-Höchst-Gruppe gehören ca. 2.700 Standardfunktionalitäten auf dieser Mitarbeiter. Plattform ein Portal mit Web-basier- ten Formularen und Projektarbeits- räumen verwirklicht. Ausgangslage Resultate Bisher hatte der Projektportfoliomanagement-Prozess (PPM-Prozess) bei Infraserv keine klar Infraserv Höchst verfügt heute über definierte Struktur und basierte auf Papierformularen. Das verursachte vor allem bei der Prozess- eine voll integrierte Lösung mit hoher Anwenderakzeptanz, in der verantwortlichen, Verena Hemmerling, hohe Verwaltungsaufwände. In einem ersten Projekt hatte effizient das Projektportfolio sie deshalb den Prozess formalisiert, aber es fehlte weiterhin die Unterstützung durch ein verwaltet und Projektergebnisse IT-System. Zusammen mit dem CIO von Infraserv Höchst, Dr. Wolfram Schmidt, setzte sie hierfür nach PRINCE2 dokumentiert auf eine Web-basierte Lösung mittels des Microsoft Office SharePoint Server 2007. Diese Plattform werden. Zugleich dient die flexible sollte dann auch langfristig die Basis für ein modernisiertes Intranet und weitere Anwendungen Plattform als Basis für weitere sein. Anwendungen. © Campana & Schott 2010 | Alle Rechte vorbehalten Case Study Projektdauer Lösung April bis November 2009 Ein bewährter Management-Ansatz von Campana & Schott bildete den Rahmen für die erfolgreiche Schulungsaufwand Durchführung des Projektes: Die Berater nutzten ein agiles, an Rapid Prototyping angelehntes Projektbegleitende Schulungen für Vorgehensmodell. Indem sie dieses Modell mit einer virtualisierten Infrastruktur kombinierten, drei Systemadministratoren; konnten sie einen ersten Prototypen innerhalb von vier Wochen bereitstellen. Endanwenderschulungen wurden Das Team realisierte die Lösung fast ausschließlich durch Konfigurieren der umfangreichen durch den Kunden durchgeführt; Standardfunktionalitäten von SharePoint Server 2007. Zentraler Bestandteil der Lösung sind dabei Arbeitsplätze PRINCE2-konforme, Web-basierte Projektarbeitsräume, die während des gesamten Projektle- 180 benszyklus als Kollaborationswerkzeug für das Projektteam dienen. Sämtliche dieser Projektar- „ beitsräume sind in einem zentralen PPM-Portal zusammengefasst. Alle Projektbeteiligten erhalten Verbesserungen hierdurch einen einheitlichen Zugang zu ihren Projekten. Auch der PPM-Prozess wurde weiter Vollständig definierter und optimiert und mittels Web-basierten Formularen umgesetzt. implementierter Projektportfolioma- nagement-Prozess kosteneffizi- “ ente Standardprodukte statt aufwändiger Entwicklung Der Prozess Projektportfoliomanagement hat einen verringerte Aufwände bei der Projektbeantragung und im Projekt- nie dagewesenen Automatisierungsgrad erreicht. portfoliomanagement vollständige Abbildung der PRINCE2-Methodik in Verena Hemmerling, Projektportfoliomanagerin, Infraser v Höchst Projektarbeitsräumen verbesserte Entscheidungsgrundlage durch transparente Übersichten des Resultate Projektportfolios intuitive Bedienung durch gewohnte Dank der kurzen Iterationen des gewählten Vorgehensmodells konnte Campana & Schott innerhalb Web-Bedienoberflächen hohe von vier Wochen einen ersten Prototypen zeigen und in ähnlichen Intervallen weitere Versionen Benutzerakzeptanz als Ergebnis des bereitstellen. Die künftigen Anwender waren somit immer einbezogen und konnten ihre Anforde- agilen Projektvorgehensmodells rungen besser vermitteln. vielfältige Erweiterungsmöglich- keiten auf Basis der Technologie- Die neue Lösung ermöglicht es den jeweiligen Projektbeteiligten, sämtliche Projektergebnisse Plattform SharePoint Server innerhalb eines Systems zu verwalten. Dabei unterstützt die PRINCE2-konforme Struktur der Projektarbeitsräume die praktische Anwendung und Akzeptanz dieses PM-Ansatzes im Software und Services Unternehmen. Microsoft Office SharePoint Server 2007 Gleichzeitig kann Projektportfoliomanagerin Verena Hemmerling innerhalb des Systems effizient das gesamte Projektportfolio überwachen und verwalten. Durch die Ablösung der bisherigen Microsoft InfoPath Forms Papierformulare werden fehleranfällige Doppeleingaben vermieden und der Verwaltungsaufwand Services signifikant reduziert. „Das System hat die Transparenz über das Portfolio auf Knopfdruck für alle Stakeholder enorm gesteigert“, so Hemmerlings Fazit. Zudem verfügt Infraserv Höchst nun über eine SharePoint Server 2007-Installation und damit über eine umfassende Technologieplattform, in der weitere Lösungen realisiert werden können. Ihr Ansprechpartner: Jan Ahlborn | Senior Manager | Campana & Schott Tel.