Professionelles Forderungsmanagement

978-3-7910-2933-7 Karsten Schneider, Professionelles Forderungsmanagement © 2010 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) I 1 1 Einleitung Spätestens seit der Finanz- und Wirtschaftskrise ist das Interesse vieler Unternehmen auf ihr eigenes Forderungsmanagement gerichtet. In Zeiten knapper Kassen und Budgets sind For- derungsausfälle extrem belastend bis hin, dass betroffene Unternehmen selbst in Zahlungs- schwierigkeiten geraten und die erforderliche Liquidität nicht mehr sicherstellen können. Ein verhängnisvoller Kreislauf, denn mit jeder Unternehmensinsolvenz gehen Arbeitsplätze ver- loren, die wiederum die von einem Arbeitsplatzverlust betroffenen Menschen in Zahlungs- schwierigkeiten bringt. Stabiles wirtschaftliches Handeln ist langfristig nur möglich, wenn der Wirtschaftskreislauf intakt bleibt. Das setzt die Zahlungsfähigkeit und die Zahlungswil- ligkeit sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen voraus. Dieses Buch richtet sich deshalb nicht ausschließlich an Unternehmen, sondern an al- le Interessierte, die im engeren und weiteren Sinne mit Forderungen zu tun haben: Perso- nen, die selbst von Zahlungsunfähigkeit betroffen oder gefährdet sind und solche, die be- ratend tätig sind. Mit der Zahlungsunfähigkeit werden Personen in ihrem wirtschaftlichen Handeln enorm eingeschränkt. Damit ist Forderungsmanagement für Betroffene stets auch ein sehr emotio- nales und existentielles Thema. Zu Unrecht hält sich in der breiten Öffentlichkeit das schlechte Image spezialisierter In- kassounternehmen. Schwarze Schafe gibt es in jeder Branche, aber in keiner anderen ist der Fokus der Öffentlichkeit so häufig auf die schwarzen Schafe gerichtet, die keineswegs stell- vertretend für die Branche stehen. Das Gegenteil ist der Fall: In Deutschland gibt es rund 600 überwiegend kleine und regional tätige Inkassounternehmen, die sich umfassenden ge- setzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen unterwerfen und dem Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (BDIU) angehören. Diese Mitgliedschaft gilt als Qualitäts- und Gütesiegel, denn der Verband überwacht seine Mitglieder nach strengsten Kriterien und steht bei Streitfragen als Schlichtungsstelle zur Verfügung. Professionelle Inkassounternehmen stehen heute als »Vermittler« zwischen Gläubiger und Zahlungspflichtigen. Ihre Auftraggeber sind die Gläubiger, und selbstverständlich ver- treten sie deren Interessen. Die Spezialisierung und Kernkompetenz eines Inkassounter- nehmens liegt dabei im außergerichtlichen Bereich. Alle Bemühungen zielen stets darauf ab, kosten- und zeitintensive gerichtliche Auseinandersetzungen möglichst zu vermeiden und einvernehmliche Lösungen zu finden. Daran lässt sich der Erfolg eines Inkassounter- nehmens messen. Ein professionelles Forderungsmanagement erfordert Kernkompetenzen mit spezialisier- tem Know-how, das in Unternehmen aus Kostengründen so umfassend nicht vorgehalten werden kann. Jeder Forderungsausfall stellt für den Gläubiger zunächst den Verlust der Hauptforderung dar. Es bedarf teils erheblicher Anstrengungen, um einen Teil der Forderung nach dem Aus- fall zu realisieren. Der Aufwand für die Geltendmachung der Forderung erhöht den Ausfall zusätzlich. Ein professionelles Inkassounternehmen ist stets darum bemüht, einerseits den Verlust für den Gläubiger so gering wie möglich zu halten und andererseits auch gegen- über den Zahlungspflichtigen die Forderungen Kosten schonend geltend zu machen. Inso- fern profitieren beide Seiten, sowohl Gläubiger als auch Schuldner. 2 Einleitung Herausforderungen an das Forderungsmanagement Unternehmerisches Handeln ist stets mit Risiken verbunden, deshalb lassen sich Forde- rungsausfälle nie gänzlich verhindern. Ein effizientes Forderungsmanagement ist deshalb für jedes Unternehmen von hoher Bedeutung und beeinflusst den Erfolg: ob Handwerks- betrieb oder Industrieunternehmen, ob Kreditinstitut oder Dienstleistungsunternehmen. Je- der einzelne Forderungsausfall belastet das Betriebsergebnis. Dennoch, diese Betrachtung alleine wäre zu kurz gegriffen. Was oftmals neben dem eigentlichen Forderungsausfall völ- lig unterschätzt wird sind die Kosten, die ab dem Zeitpunkt des Zahlungsrückstandes für die Beitreibungsbemühungen des Gläubigers entstehen. Ohne zu wissen, ob der Forderungs- ausfall durch geeignete Maßnahmen verhindert werden kann, ist der Gläubiger gezwungen, weiteres Geld in den Beitreibungsprozess zu investieren. Die internen Kosten werden ihm in keinem Fall erstattet, selbst wenn es gelingt, die Hauptforderung zu 100 Prozent zu rea- lisieren. Das kann im Einzelfall Jahre dauern und viel Zeit und Geld kosten. Die Herausforderungen an ein effizientes Forderungsmanagement liegen einerseits da- rin, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, die den höchstmöglichen Erfolg auf eine Rück- zahlung versprechen. Andererseits müssen eine Vielzahl rechtlicher und wirtschaftlicher Aspekte berücksichtigt werden, die letzten Endes über den Erfolg und die Wirksamkeit der Maßnahmen entscheiden. In dem Kapitel 2 »Rechtliche Aspekte rund um die Forderung« werden die unterschied- lichen Forderungsarten und deren Durchsetzung ausführlich dargestellt. Ein wichtiger As- pekt sind hierbei Maßnahmen, die ein Gläubiger vor Entstehung des Forderungsausfalls ergreifen kann, um einerseits das Ausfallrisiko zu minimieren und andererseits die Durch- setzung seiner Forderungsansprüche abzusichern. Für Gläubiger wird die Bearbeitung umso komplexer, je unterschiedlicher und vielfältiger die Forderungsstruktur in seinem Bestand ist. Und selbst wenn alle rechtlichen Möglichkei- ten zur Durchsetzung der Forderung genutzt werden, bleibt das Risiko, am Ende doch leer auszugehen. Dann hat sich der hohe Aufwand nicht gelohnt, und zu dem Ausfall kommen noch erhebliche Bearbeitungskosten hinzu. Ein effizientes Forderungsmanagement zielt im- mer darauf ab, den Forderungsverlust für den Gläubiger so gering wie möglich zu gestalten. Dabei bewegt man sich stets in einem Spannungsfeld von Aufwand und Ertrag, denn: Je in- tensiver die Bearbeitung und je mehr Maßnahmen durchgeführt werden, desto höher sind die Erfolgsaussichten auf hohe Zahlungsrückflüsse, aber desto höher sind auch die Kosten! Auf diese Faktoren, die letztendlich über den »Netto-Erfolg« der Bearbeitung entscheiden, wird in Kapitel 3 »Wirtschaftliche Rahmenbedingungen der Forderungsbeitreibung« aus- führlich eingegangen. Am Beispiel der Bad Homburger Inkasso (BHI) werden in Kapitel 4 »Professionelle Lö- sungen im Forderungsmanagement« vorgestellt. Im Fokus der Betrachtung stehen sämtliche Prozesse im Forderungsmanagement: Gläubiger, die nach betriebswirtschaftlich sinnvollen Lösungen für den Beitreibungsprozess suchen, ihre zahlungspflichtigen Kunden, mit denen realistische Rückzahlungsvereinbarungen getroffen werden müssen, Sicherheiten, die – best- möglich vermarktet – den Forderungsverlust erheblich reduzieren sowie die Begleitung und Abwicklung im Rahmen des Insolvenzverfahrens. Nur wenn für all diese unterschiedlichen Anforderungen und Interessen gute Lösungen gefunden werden, sind Inkassomaßnahmen für Gläubiger langfristig erfolgreich und für kooperierende Schuldner umsetzbar. Wie unter- schiedlich die Vorgehensweise im Einzelfall sein kann, hängt in hohem Maße davon ab, ob der Schuldner kooperiert oder nicht. Alle Bemühungen sollten deshalb stets darauf abzielen, die Kooperationsbereitschaft des Schuldners zu gewinnen, denn dadurch lassen sich hohe Kosten vermeiden. Verweigern Zahlungspflichtige die Kooperation und Rückzahlung berechtigter For- Einleitung 3 derungen, so gilt es, unter Kostengesichtspunkten die Möglichkeiten, die der Gesetzgeber hier- für geschaffen hat, entsprechend umzusetzen. Die Erläuterungen zur Vorgehensweise eines spezialisierten Dienstleisters sind gleichermaßen für Gläubiger wie auch für Zahlungspflich- tige interessant. Im besten Fall führen sie zu einem besseren Verständnis der anderen Partei. Das Forderungsmanagement eines Unternehmens ist ein sehr sensibler und gleichzeitig erfolgsentscheidender Geschäftsprozess, da er unmittelbar die Liquidität des Unternehmens beeinflusst. Die Spezialisierung und Konzentration beim Forderungsmanagement bieten enorme Ertragspotenziale. Dennoch tun sich viele Unternehmen schwer, Dienstleistungen spezialisierter Unternehmen in Anspruch zu nehmen. Dem Entscheidungsprozess für das Outsourcing kommt besonders hohe Bedeutung zu und er entscheidet letzten Endes über den Erfolg einer Auslagerung. Deshalb ist das Kapitel 5 dem Thema »Outsourcing des For- derungsmanagements« gewidmet und beleuchtet die Einfluss- und Erfolgsfaktoren sowie Kosten- und Vergütungsaspekte bis hin zu einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. In Kapitel 6 werden »Gesetzliche und vertragliche Rahmenbedingungen für Inkassoun- ternehmen« ausführlich dargelegt und beschrieben. Neben den gesetzlichen Voraussetzun- gen seriöser Inkassounternehmen werden auch Hinweise gegeben, worauf bei der Vertrags- gestaltung besonders zu achten ist und welche Aspekte unbedingt vertraglich geregelt sein sollten. Darüber hinaus kommt dem Datenschutz im Rahmen des Forderungsmanagements eine besonders hohe Bedeutung zu und muss den gesetzlichen Anforderungen, die erläu- tert werden, entsprechen. 4 2 Rechtliche Aspekte rund um die Forderung Ansprüche und Forderungen sind auf einen Leistungsaustausch gerichtet und bestehen in der Regel aus der Verpflichtung zu Leistung und Gegenleistung: Ware, Dienstleistung und Werkleistung gegen Geld, Kreditgewährung gegen Zinsen, Vermietung und Gebrauchsüber- lassung gegen Mietzinsen, öffentlich-rechtliche Leistungen oder Verpflichtungen gegen Ge- bühren, Abgaben oder Steuern. Es handelt sich sozusagen um standardisierte Austausch- verhältnisse.

978-3-7910-2933-7 Karsten Schneider, Professionelles Forderungsmanagement © 2010 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) I VII Inhaltsverzeichnis Vorwort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V 1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 Rechtliche Aspekte rund um die Forderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2.1 Unterschiedliche Forderungsarten und ihre Durchsetzbarkeit (Von Günter Bandisch). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2.1.1 Forderungen aus Warenlieferungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.1.2 Forderungen aus Dienstleistungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 2.1.3 Forderungen aus Werkverträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 2.1.4 Forderungen aus Kreditverträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2.1.5 Forderungen aus Mietverträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 2.1.6 Forderungen aus Versicherungsverträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 2.1.7 Öffentlich-rechtliche Forderungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 2.2 Mahn- und Vollstreckungsverfahren (Von Günter Bandisch) . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.2.1 Außergerichtliches Mahnverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 2.2.2 Gerichtliches Mahnverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 2.2.3 Klageverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.2.4 Zwangsvollstreckungsverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 2.2.5 Insolvenzverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 2.3 Sicherheiten (Von Jürgen Nosber und Michael Orth). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 2.3.1 Personalsicherheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 2.3.2 Sachsicherheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 2.3.3 Immobiliensicherheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 3 Wirtschaftliche Rahmenbedingungen der Forderungsbeitreibung . . . . . . . . . . . . 67 3.1 Kosten- und Einflussfaktoren (Von Ruth Caryot und Karsten Schneider) . . . . . . 68 3.2 Unterschiedliche Handlungsoptionen (Von Ruth Caryot und Karsten Schneider). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 3.3 Kostentreiber im Blick behalten (Von Ruth Caryot und Karsten Schneider) . . . . 77 4 Professionelle Lösungen im Forderungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 4.1 Vorgehensweise eines spezialisierten Inkassounternehmens (Von Ruth Caryot und Karsten Schneider). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 4.1.1 Beratung und Kommunikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 4.1.2 Inkasso-Philosophie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 4.1.3 Know-how . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 4.1.4 Technik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 VIII Inhaltsverzeichnis 4.1.5 Prozesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 4.1.6 Realisierungsquoten – Effizienz und Effektivität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 4.2 Lösungen zur Durchsetzung unbesicherter Forderungen (Von Ruth Caryot und Karsten Schneider). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.2.1 Prozess bei Kooperation des Zahlungspflichtigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 4.2.2 Prozess bei unkooperativem Verhalten des Zahlungspflichtigen . . . . . . 104 4.2.3 Unterschiede der Vorgehensweise bei Eigenbearbeitung und Fremdbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 4.3 Lösungen zur Durchsetzung besicherter Forderungen (Von Jürgen Nosber und Michael Orth) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 4.3.1 Wirtschaftliche Bewertung von Sicherheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 4.3.2 Strategie und Vorbereitung des Forderungsmanagements . . . . . . . . . . . 116 4.3.3 Vorgehensweise bei Sachsicherheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 4.3.4 Vorgehensweise bei Immobiliensicherheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 4.3.5 Weiterbearbeitung und Abschreibung von Forderungen . . . . . . . . . . . . . 128 4.3.6 Checkliste zum Forderungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 4.3.7 Exkurs: (Un-)kooperativer Insolvenzverwalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 4.4 Lösungen für Kommunen (Von Günter Bandisch und Karsten Schneider) . . . 131 4.4.1 Unterstützung für den Einzug öffentlich-rechtlicher Forderungen . . . . 131 4.4.2 Outsourcing privatrechtlicher kommunaler Forderungen . . . . . . . . . . . . 133 4.4.3 Rechtliche Möglichkeiten und Ausgestaltung des Outsourcings. . . . . . . 134 5 Outsourcing des Forderungsmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 5.1 Ziele des Outsourcings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 5.2 Handlungsfelder im Forderungsmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 5.3 Einfluss- und Erfolgsfaktoren für das Outsourcing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 5.4 Kosten und Vergütung (Von Günter Bandisch und Karsten Schneider) . . . . . . 142 5.4.1 Inkassovergütung für außergerichtliche Tätigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . 143 5.4.2 Vergütung für gerichtliche Tätigkeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 5.4.3 Kosten des Rechtsstreits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 5.4.4 Gerichtskosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 5.4.5 Vollstreckungskosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 5.4.6 Vergütung für Mandant bzw. Gläubiger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 5.5 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Von Karsten Schneider) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 5.6 Auswirkungen RDG auf Befugnisse eines Inkassounternehmens (Von Günter Bandisch und Karsten Schneider) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 6 Gesetzliche und vertragliche Rahmenbedingungen für Inkassounternehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 6.1 Gesetzliche Vorschriften und Registrierung (Von Günter Bandisch) . . . . . . . . . 157 6.1.1 Rechtsdienstleistungsgesetz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 6.1.2 Rechtsdienstleistungsregister, Registrierung und Eignung . . . . . . . . . . . 160 6.2 Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (Von Günter Bandisch und Ruth Caryot) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 6.3 Vertragliche Grundlagen für den Forderungseinzug (Von Günter Bandisch und Karsten Schneider) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .