50 Wege, Ihre Mitarbeiter zu lenken Unternehmenskultur und Betrieb verändern

50 Wege, Ihre Mitarbeiter zu lenken EIN WHITEPAPER VON PLANVIEW Unternehmenskultur und Betrieb Jerry Manas, Senior Editor, Planview verändern Vorwort Es ist fast schon ein Klischee. Mitarbeiter, Prozesse und Technologien – anhand dieser drei eng miteinander verknüpften Elemente müssen sämtliche Änderungen bewertet werden. Trotzdem berücksichtigen viele Unternehmen bei der Überlegung, neue Software oder Prozesse einzuführen, diese nur unzureichend. Am schwierigsten ist das Kriterium „Mitarbeiter“. Was, wenn die neue Software von den Mitarbeitern nicht verwendet wird? Was, wenn der neue Prozess von den Mitarbeitern nicht umgesetzt wird? Was, wenn der neue Prozess bewusst oder unbewusst ignoriert oder gar untergraben wird? Gewohnheiten sind erfahrungsgemäß nur schwer zu ändern. Es gibt effektive Möglichkeiten, neue Technologien und Prozesse unter Berücksichtigung der Mitarbeiter einzuführen. Diese entscheiden maßgeblich darüber, ob Ihre Mitarbeiter Ihre Initiativen unterstützen oder sich dagegen wehren. 1975 veröffentlichte der Künstler Paul Simon seinen Hit „50 Ways to Leave Your Lover“. 1 Darin wird die Geschichte einer Frau erzählt, die einem Mann Tipps gibt, wie er sich von seiner Freundin trennen könnte. Sie sagt ihm, dass die Sache logisch betrachtet ganz einfach wäre und dass es mindestens 50 Möglichkeiten dazu gäbe. Und dann schlägt sie ihm ein paar vor. In genau diesem Sinne lernen Sie in diesem Whitepaper 50 Möglichkeiten kennen: Allerdings nicht, um Ihren Partner zu verlassen, sondern Ihre Mitarbeiter auf neue Technologien und Prozesse einzustimmen. Im Gegensatz zu den Möglichkeiten aus Paul Simons Lied widersetzen sich einige dieser Möglichkeiten allerdings der Logik und herkömmlichen Vorgehensweise. Trotzdem haben sie sich immer wieder bewährt. Führungskräfte sprechen gerne über Veränderungen in der Unternehmenskultur. Obwohl viele dieser erforderlichen Veränderungen eher betriebsorientiert sind, gibt es auch solche, die sich auf Kommunikationsstrategie, Zielausrichtung, Einblicke in die Mitarbeitermotivation usw. beziehen. Zwecks Übersichtlichkeit ist dieses Whitepaper in drei Teile unterteilt: • Planung: Strategien für den Erfolg: Hier finden Sie sofort umsetzbare Vorgehensweisen, damit Ihre Initiative von Anfang an richtig funktioniert. Die an dieser Stelle durchgeführten Schritte erleichtern Ihr Vorhaben im Laufe der Zeit. • Kommunikation: Zur Sache kommen: Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Initiativen so kommunizieren, dass diese die Aufmerksamkeit und vor allem das Interesse Ihrer Mitarbeiter wecken. • Mitarbeiter: Motivationsschub: Hier werden Mittel und Wege vorgestellt, um Ihre Mitarbeiter aktiv einzubinden, deren Motivation langfristig zu sichern und Berührungsängste bereits im Vorfeld zu unterbinden. Informieren Sie sich jetzt über die 50 Möglichkeiten, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an betriebliche und unternehmenskulturelle Veränderungen heranführen und dafür sorgen, dass Ihre Initiativen auch erfolgreich umgesetzt werden. 1 Simon, Paul. „50 Ways to Leave Your Lover“ Still Crazy After All These Years. LP, CBS, 1975 50 WEGE, IHRE MITARBEITER ZU LENKEN: UNTERNEHMENSKULTUR UND BETRIEB VERÄNDERN Inhaltsverzeichnis I. Planung: Strategien für den Erfolg ................................................................................ 3 II. Kommunikation: Sinn und Zweck klar vermitteln ........................................................ 6 III. Mitarbeiter: Motivationsschub ................................................................................... 8 IV. Mit Planview zum Vorreiter werden .......................................................................... 12 V. Der Autor ................................................................................................................... 13 Ein Whitepaper von Planview Seite 2 von 13 50 WEGE, IHRE MITARBEITER ZU LENKEN: UNTERNEHMENSKULTUR UND BETRIEB VERÄNDERN I. Planung: Strategien für den Erfolg Mithilfe dieser Strategien bringen Sie Ihre Initiativen von Anfang an auf den richtigen Weg. Die Zeit, die Sie hierfür aufwenden, zahlt sich später vielfach aus. 1. Machen Sie sich nichts vor: Werte, Unternehmensphilosophien und Richtlinien haben an sich keine maßgeblichen Auswirkungen auf das Verhalten von Mitarbeitern. Hinzu kommt, dass sie oftmals ohne Zusammenhang verfasst und dann einfach „verkündet“ werden, was wiederum nur dazu führt, dass die Mitarbeiter sie ignorieren. Binden Sie Ihre Mitarbeiter stattdessen aktiv in die Gestaltung der gewünschten Unternehmenskultur und in die Festlegung der Erfolgskriterien ein. Bewerten Sie den aktuellen Stand, ermitteln Sie Defizite und suchen Sie nach Möglichkeiten, das Verhalten Ihrer Mitarbeiter zu beeinflussen. Viele dieser Verfahren werden in diesem Dokument noch vorgestellt. 2. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, warum sie hier sind: Oder vielmehr, was sie erreichen möchten. Für wen? Wann? In welcher Reihenfolge? Welcher Nutzen soll erzielt werden? Welche Vorteile hat dieser Nutzen? Warum sollte sich überhaupt jemand darum kümmern? Diese Fragen sind das Fundament des gesamten Kommunikationsplans. 3. Klar statt konfus: Albert Einstein sagte einmal „Perfektion der Mittel und Konfusion der Ziele kennzeichnen meiner Ansicht nach unsere Zeit.“ Diese Aussage trifft auch auf die meisten Umsetzungen zu. Verwechseln Sie aber nicht die Ziele mit den Lösungen. Beginnen Sie immer mit einem klar formulierten Zweck, einem einzelnen Vorhaben. Konzentrieren Sie sich bei der Ausrichtung auf diese Ziele und die zugehörigen messbaren Vorgaben. Wählen Sie nur wenige Messwerte und Vorgaben aus, um den Fokus Ihrer Mitarbeiter einzugrenzen und die Bemühungen nicht auf zu viele Bereiche zu verteilen. Verfolgen Sie nach Möglichkeit immer nur ein Ziel. In seinem Buch Silos, Politics, and Turf Wars erklärt Autor Patrick Lencioni, dass es einer zentralen Handlungsaufforderung quasi in Form einer Parole bedarf, um verfestigte Strukturen aufzubrechen und ein Unternehmen zu einen. 4. Kleine Schritte anstatt großer Umwälzungen: Streben Sie nach kleinen Siegen, die den Fortschritt zeigen und für Zuversicht sorgen. Legen Sie eine Reihe kurz- und mittelfristiger Ziele fest. So können Sie beispielsweise mit einer kleineren Gruppe oder geringem Aufwand anfangen. Konzentrieren Sie sich danach auf die nächste Gruppe oder das nächste Ziel. Napoleon sagte einmal, dass er lieber jedes Jahr einen Teil eines Kanals fertig stellen würde als zehn Jahre auf einen großen Kanal zu warten. 5. Zustand vorab prüfen: Bevor Sie eine Initiative oder Veränderung einführen, prüfen Sie den aktuellen Zustand. Zweck hierbei ist, festzustellen, ob der Unternehmensbetrieb mit der gewünschten Absicht einhergeht. Es gibt Diagnose- und andere Bewertungsverfahren, mit denen Sie nach Standort, Abteilung, Managementebene und anderen Kriterien ermitteln können, wie gut die von der Geschäftsleitung bestimmten Erfolgsfaktoren und Werte im Unternehmen umgesetzt werden. Extratipp: In seinem Buch Delivering Happiness berichtet der CEO von Zappos, Tony Hsieh, wie er alle Mitarbeiter seiner Firma um eine ehrliche Beurteilung der Arbeitsbedingungen bat und die Ergebnisse unüberarbeitet in einem Bericht zur Unternehmenskultur veröffentlichte. Ein solcher Bericht, der regelmäßig überprüft wird, ist eine wirksame und technisch simple Methode zur Bewertung der Unternehmenskultur, die zudem durch Transparenz und Vertrauen überzeugt. 6. Zum Anthropologen werden: Wenn Sie neue Prozesse oder Software einführen wollen, beobachten Sie doch einmal die Menschen, die davon betroffen sind, und wie sich diese im Ein Whitepaper von Planview Seite 3 von 13 50 WEGE, IHRE MITARBEITER ZU LENKEN: UNTERNEHMENSKULTUR UND BETRIEB VERÄNDERN gegenwärtigen Umfeld verhalten. So erhalten Sie ein unverfälschtes Bild der Situation und können besser einschätzen, wie Ihre Mitarbeiter mit den Veränderungen umgehen werden. In Japan wird dieser Ansatz schon seit Jahren erfolgreich verfolgt (beispielsweise bei Toyota mit dem Genchi-Genbutsu-Ansatz; bedeutet „sich selbst ein Bild machen“, oder bei Honda mit dem Sangen-Shugi-Verfahren, was für „drei reelle Faktoren“ steht, d. h. den reellen Ort, die reellen betroffenen Teile und den Kunden). Berücksichtigen Sie auch andere Regionen und Kulturen. 7. Blickfeld erweitern: Kein System oder Prozess findet in einem Vakuum statt. Schauen Sie über den Tellerrand hinaus, beurteilen Sie die Auswirkungen auf Einzelpersonen, Abteilungen und das gesamte Unternehmen. Gehen Sie bei Bedarf Kompromisse ein. Untersuchen Sie ebenso, wie die zugehörigen betrieblichen Komponenten (einschl. Prozesse, Services, Technologien, Richtlinien usw.) die gewünschte Unternehmenskultur oder Methode positiv beeinflussen. 8. Zum Entdecker werden: Werden Sie sich über das Mögliche klar. Suchen Sie nicht nur nach Problemen, sondern auch nach Chancen. Oftmals bringen neue Technologien Chancen mit sich, die von Mitarbeitern niemals als Notwendigkeiten erkannt worden wären. Henry Ford sagte einmal „Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde.