Erfolg durch Portfolios: 7 Prozessbereiche für bessere IT und Geschäftsergebnisse

ERFOLG DURCH PORTFOLIOS 7 Prozessbereiche für bessere PLANVIEW-WHITEPAPER IT und Geschäftsergebnisse Jerry Manas, Senior Editor, Planview Vorwort Unternehmen stehen heutzutage der großen Herausforderung gegenüber, mit gleichbleibenden oder sogar weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Steigende Kosten in wirtschaftlich schweren Zeiten sind mit Budgetengpässen und Personalkürzungen verbunden. Darüber hinaus haben Globalisierung, Akquisitionen und Outsourcing zu einem komplexeren Unternehmensbetrieb und einer räumlichen Verteilung der Mitarbeiter geführt. Der Mangel an Ressourcen und die zunehmend komplexen Verhältnisse müssen in Zeiten des globalen Wettbewerbs ebenso berücksichtigt werden. Daraus folgt, dass Innovations- und Reaktionsbereitschaft für Unternehmen immer wichtiger werden, um sich auf dem Markt erfolgreich behaupten zu können. Mangel an Ressourcen, höhere Komplexität und härterer Wettbewerb alleine sind schon große Herausforderungen. Hinzu kommt aber noch ein weiterer Aspekt: Wir leben in einer Welt des kontinuierlichen Wandels. Dieser betrifft alle Bereiche des Lebens: Wirtschaft, Technologie, Politik, Märkte usw. Auch Unternehmen können sich dem nicht entziehen und nur diejenigen, die sich rasch genug anpassen und innovativ sind, werden langfristig überleben. Diese Situation wird sich – wenn überhaupt - so bald nicht ändern. Im Gegenteil: Die Notwendigkeit, mit weniger Mittel mehr zu erreichen, ist bereits zum neuen Standard geworden. Wenn Unternehmen es schaffen, dass sie die Anforderungen auch mit weniger Ressourcen erfüllen können, wird davon ausgegangen, dass dies auch langfristig möglich ist. Wie aber kann ein Unternehmen bei dieser Belastung innovativ und produktiv bleiben? Wie kann es angesichts des konstanten Wandels anpassungsfähig bleiben? Nahezu alle Unternehmen haben Strategien oder strategische Pläne und verfügen über Finanzdaten und Betriebsabläufe. Diese setzen sich in der Regel aus Projekten, Services, Anwendungen, Produkten und den Prozessen zusammen, mit denen alle diese Bestandteile koordiniert werden. Nur die wenigsten Unternehmen wissen aber, welche Auswirkungen die einzelnen Komponenten aufeinander haben. Sie betrachten sie als isolierte Bestandteile. Bei Veränderungen ist dann Chaos vorprogrammiert. Unternehmen, die hier einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen, können sich in einer veränderten Situation weitaus besser anpassen. Die Informationstechnologie spielt dabei eine entscheidende Rolle. In diesem Beitrag wird gezeigt, wie IT- Abteilungen mithilfe von Portfolio-Management Unternehmen in sieben Prozessbereichen dabei helfen können, Strategien, Finanzen und Betriebsabläufe auch in Zeiten des Wandels aufeinander abzustimmen. ERFOLG DURCH PORTFOLIOS: 7 PROZESSBEREICHE FÜR BESSERE IT UND GESCHÄFTSERGEBNISSE Inhaltsverzeichnis I. Einführung: Portfoliogestützter Ansatz ........................................................................................... 3 II. Prozessbereich 1: Strategische Planung und Finanzierung .............................................................. 4 A. Finanzierung und Budgetierung ...................................................................................................... 4 III. Prozessbereich 2: Abstimmung von Strategie und Betrieb ............................................................. 5 IV. Prozessbereich 3: Verwaltung von Bedarf und Kapazität ............................................................... 5 V. Prozessbereich 4: Verwaltung von Projekten und Ressourcen ........................................................ 7 VI. Prozessbereich 5: IT-Produktportfoliomanagement ...................................................................... 7 VII. Prozessbereich 6: Serviceportfoliomanagement .......................................................................... 8 A. SPM als Voraussetzung für Servicekataloge................................................................................... 8 VIII. Prozessbereich 7: Anwendungsportfoliomanagement ................................................................ 9 IX. Portfoliogestützte Performance mit Planview Enterprise ............................................................ 10 A. Allumfassendes Portfoliomanagement ........................................................................................ 11 X. Der Autor .................................................................................................................................... 12 Planview-Whitepaper Seite 2 von 12 ERFOLG DURCH PORTFOLIOS: 7 PROZESSBEREICHE FÜR BESSERE IT UND GESCHÄFTSERGEBNISSE I. Einführung: Portfoliogestützter Ansatz Bei einem portfoliogestützten Ansatz wird für jeden wichtigen Bestandteil im Ökosystem eines Unternehmens ein Satz an Portfolios (d. h. priorisierte Gruppen) angelegt und verwaltet. So lassen sich beispielsweise folgende Arten von Portfolios erstellen und pflegen: • Strategische Portfolios: Unternehmenszweck, Ziele, Strategien und Taktiken (wie beispielsweise festgelegte Programme und Produkte) • Investitionsportfolios: Finanzierungsvereinbarungen auf Abteilungs-, Strategie-, Programm-, Produktreihen- und Produktebene • Ausführungsportfolios: Projekt- und Ressourcenportfolios • Produktportfolios: Kategorisierte Produktreihen, Produkte, Versionen und Roadmaps • Anwendungsportfolios: Für den Geschäftsbetrieb erforderliche Softwareanwendungen • Serviceportfolios: Interne Services und Servicebestandteile • Ideenportfolios: Über Ideenkampagnen gewonnene Vorschläge, die dann ausgewertet und erfolgsbringend umgesetzt werden Indem die Komponenten eines Unternehmens in solche Kategorien eingeordnet werden, ist es möglich, Prozesse zu erstellen, mit denen sich die Komponenten dann gemeinsam koordinieren lassen. Zudem lassen sich folgende Fragen beantworten: • Wie viel kostet eine bestimmte Anwendung einschließlich der zugehörigen Optimierungsprojekte und der für ihre Instandhaltung erforderlichen Dienstleistungen tatsächlich? • Welche Auswirkungen hat es auf die Gesamtstrategie, wenn im Hinblick auf die zwei wichtigsten Programme Personaländerungen vorgenommen werden? Mit welchen Auswirkungen ist sonst noch zu rechnen? • Inwiefern haben Verzögerungen der für die Entwicklung eines Produktes notwendigen Projekte Auswirkungen auf dessen Markteinführung? • Welche Folgen haben Strategieänderungen für Produkte, Projekte, Anwendungen und Services? • Was passiert mit unseren Projekten, Produkten und letztendlich mit unserer Strategie, wenn wir das Budget für dieses Quartal kürzen? • Was genau machen eigentlich die vielen IT-Mitarbeiter? Werden unsere Ressourcen sinnvoll eingesetzt? • Welchen Beitrag leisten unsere Projekte und Services in Form von Kosteneinsparungen oder Gewinnchancen zu den Unternehmensfinanzen? Dies sind nur einige der Fragen, denen sich Unternehmen typischerweise gegenübersehen und deren Beantwortung alles andere als einfach ist. Die im Unternehmen kursierenden Informationen sind oftmals an verschiedene Abteilungen adressiert, stammen aus unterschiedlichen Quellen und geben typischerweise nur die eigene Sichtweise wider. Manchmal gibt es überhaupt keine Informationen, auf die bei Entscheidungen zurückgegriffen werden kann. Im Folgenden werden Maßnahmen zur Lösung dieser Probleme vorgestellt. Dabei wird in folgenden sieben Bereichen ein portfoliogestützter Ansatz umgesetzt: 1. Strategische Planung und Finanzierung 2. Abstimmung von Strategie und Betrieb 3. Verwaltung von Bedarf und Kapazität 4. Verwaltung von Projekten und Ressourcen 5. IT-Produktportfoliomanagement 6. Serviceportfoliomanagement Planview-Whitepaper Seite 3 von 12 ERFOLG DURCH PORTFOLIOS: 7 PROZESSBEREICHE FÜR BESSERE IT UND GESCHÄFTSERGEBNISSE 7. Anwendungsportfoliomanagement Mit diesem Ansatz können Unternehmen Unklarheiten und Unterschiede beseitigen, die dem geschäftlichen Erfolg im Wege stehen. Durch eine enge Verzahnung von Betrieb und IT unter Berücksichtigung dieser Bereiche lassen sich Transparenz und Kooperation erhöhen und letztendlich besser fundierte Entscheidungen treffen, auch und gerade dann, wenn Veränderungen anstehen. II. Prozessbereich 1: Strategische Planung und Finanzierung In den meisten Unternehmen wird Portfoliomanagement hauptsächlich zur Koordination von Projekten, Ressourcen und Kosten genutzt. Strategische und operative Pläne werden dabei als isolierte Bestandteile aufgefasst. Unternehmen mit Weitblick binden Geschäftsprozesse in ihre Unternehmensführung und Entscheidungsfindung ein, insbesondere wenn es darum geht zu entscheiden, welche Investitionen bei der strategischen Planung und im weiteren Verlauf getätigt werden sollten. Strategische Pläne sollten dynamisch sein und bei Bedarf jederzeit kurzfristig geändert werden können. Wird der Plan getrennt von Finanzen und Betrieb umgesetzt, ist dies jedoch nicht möglich. Strategische Pläne enthalten üblicherweise eine Hierarchie bestehend aus Unternehmenszweck, Zielen, Strategien und Taktiken, die zusammengenommen die Richtung des Unternehmens bestimmen. Bei der strategischen Planung werden die aktuelle Richtung sowie marktbedingte oder interne Faktoren bewertet, die den Unternehmensfokus beeinflussen können. Sehr wahrscheinlich sind Änderungen am strategischen Plan die Folge.