Vorsorgevollmacht des Unternehmers

Textauszug aus dem Buch Estate Planning Grundlagen der strukturierten Vermögensnachfolgeplanung herausgegeben von Dr. Markus Gerhard und Dr. Henning Münch Beitrag von Dr. Henning Münch: „Vorsorgevollmacht des Unternehmers“ © 1. Auflage 2009, Frankfurt School Verlag GmbH, Sonnemannstraße 3-5, 60314 Frankfrut am Main Vorsorgevollmacht des Unternehmers Henning Münch 1 Einleitung 1.1 Unternehmerische Krisenplanung 1.2 Alternative 1.3 Regelungsziel 1.4 Unternehmertypen 2 Inhalt einer Vorsorgevollmacht im privaten Bereich 3 Vertretung und Handlungsanweisung 3.1 Handlungsanweisung 3.2 Vertretungsregelung 3.2.1 Vollmacht 3.2.2 Handlungsvollmacht 3.2.3 Prokura 3.2.4 Stimmrechtsvollmachten 3.2.4.1 Personengesellschaften 3.2.4.2 Kapitalgesellschaften 3.2.5 Organvertretung 3.2.5.1 Möglichkeiten bei der GmbH 3.2.5.2 Möglichkeiten bei der Aktiengesellschaft 3.2.5.3 Möglichkeiten bei den Personengesellschaften 4 Fazit 482 Henning Münch 1 Einleitung 1.1 Unternehmerische Krisenplanung Kernpunkte einer unternehmerischen Krisenplanung sind zum einen die lebzeitige Unter- nehmensnachfolge und die Nachfolge von Todes wegen. Bei der lebzeitigen Unterneh- mensnachfolge muss der Unternehmer sich im Vollbesitz seiner geistigen Kräfte befinden. Bei der Nachfolge von Todes wegen ist er bereits verstorben. Den Zwischenbereich dieser beiden zeitlichen Ebenen deckt die so genannte Vorsorgevollmacht ab. Die Vorsorgevoll- macht trifft Vorsorge für den Fall des längerfristigen Ausfalls durch Krankheit oder Unfall und für den Fall der Einschränkungen nicht nur der Tatkraft, sondern auch der Geschäfts- fähigkeit. Die Vorsorgevollmacht des Unternehmers stellt also die dritte Säule einer unter- nehmerischen Nachfolgeplanung dar. In der täglichen Beratungspraxis dürfte gerade die Vermittlung des Vorsorgefalles der heikelste Punkt sein. Während eine lebzeitige Unternehmensnachfolge dem jeweiligen Unternehmer noch mit den Argumenten einer möglichen Steuerersparnis und die Nachfolge von Todes wegen mit einer geordneten Nachfolgeplanung leicht vermittelbar sein dürften, tut sich jeder Unternehmer mit dem Gedanken an eine geistige Demenz oder dem körper- lichen Verfall regelmäßig schwerer. Häufig schaltet sich bei der Vorstellung von „Windeln und Schnabeltassen“ ein Verdrängungsmechanismus ein. Darüber hinaus wird es für den Unternehmer regelmäßig schwierig sein, eine fachlich und persönlich geeignete Person zu finden, in deren Hände er das Schicksal seiner wirtschaftlichen Existenzgrundlage legen möchte. Die üblichen Muster für Generalvollmachten sind ausschließlich auf die Bedürfnisse des privaten Lebensbereichs zugeschnitten. Über die Vorsorgevollmacht im privaten Bereich hinaus hat sich die Vorsorgevollmacht des Unternehmers aber an der Unternehmens- struktur, den Anforderungen des Handels- und Gesellschaftsrechts sowie des öffentlichen Berufszulassungsrechts zu messen. 1.2 Alternative Vordergründiges Ziel einer Vorsorgevollmacht ist die Verhinderung einer gesetzlichen Betreuung gemäß §§ 1896 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die rechtzeitige rechts- geschäftliche Bevollmächtigung schließt eine gesetzliche Betreuung gemäß § 1896 Abs. 2 S. 2 BGB aus. Durch die rechtzeitige rechtsgeschäftliche Bevollmächtigung fällt zum einen das Erfordernis der vormundschaftsgerichtlichen Genehmigung für bestimmte Geschäfte (Veräußerung (§ 1822 Nr. 3 BGB); Auflösung des Erwerbsgeschäfts (§ 1823 BGB)) weg. Zum anderen fällt die intensive Rechenschafts- und Belegpflicht gegenüber dem Vormund- schaftsgericht weg. Darüber hinaus verhindert die rechtzeitige Bevollmächtigung eine Ein- sichtsmöglichkeit staatlicher Stellen in Vermögens- und Unternehmensangelegenheiten. Vorsorgevollmacht des Unternehmers 483 Verzögerungen bei Unternehmensentscheidungen sind durch eine gesetzliche Betreuung vorprogrammiert. Regelmäßig stellen die vorstehenden Punkte einen guten Einstieg in ein Beratungsgespräch mit dem Kunden dar, da diese für jeden auf den ersten Blick nachvoll- ziehbar sind. 1.3 Regelungsziel Regelungsziel ist die adäquate Fortführung des Unternehmens im Sinne des Unternehmers. Das der Konzeption der Vorsorgevollmacht vorangehende Beratungsgespräch mit dem Unternehmer ist deshalb regelmäßig umfangreich und schwierig zu führen, da der Wille des Unternehmers in Bezug auf die Fortführung seines Unternehmens immer höchst individuell sein wird. Standardlösungen mit Einheitsmustern verbieten sich in diesem Fall. 1.4 Unternehmertypen Die Vorsorgevollmacht bietet sich vor allem bei Verantwortungsträgern an, die nicht nur auf der Managementebene, sondern auch auf der Vermögensebene des Unternehmens eine leitende Position einnehmen. Dies sind naturgemäß in erster Linie der Inhaber einer Einzel- firma, der Gesellschafter-Geschäftsführer der Einpersonen-GmbH und der Einpersonen- GmbH & Co. KG. Darüber hinaus können aber eingeschränkt auch Freiberufler in Betracht kommen. Weniger geeignet ist die Unternehmervollmacht für den Angestellten, den Vor- stand oder den Aufsichtsrat, sofern mit der jeweiligen Position nicht gleichzeitig auch eine zentrale Beteiligung auf der Vermögensebene des Unternehmens verbunden ist. 2 Inhalt einer Vorsorgevollmacht im privaten Bereich Inhalt einer Vorsorgevollmacht im privaten Bereich ist regelmäßig die Bevollmächtigung für einzelne oder sämtliche Rechtsgeschäfte und rechtsgeschäftsähnliche Handlungen. Darüber hinaus wird regelmäßig die Möglichkeit der Untervollmacht eröffnet und die Be- freiung von den Beschränkungen des § 181 BGB erteilt. Bei der Bevollmächtigung mehre- rer Personen ist die Frage der Einzel- oder Gesamtvertretungsberechtigung sowie die zeit- liche Staffelung mehrerer Vollmachten zu klären; ebenso ist die Verwahrung der Urkunde oder die Aushändigung an den Vollmachtgeber oder an den Bevollmächtigten mit den Be- teiligten zu erörtern. Das Verhältnis zwischen dem Vollmachtgeber und dem Bevollmächtigten sollte im Innen- verhältnis durch einen zusätzlichen Auftrag im Einzelnen geregelt werden. In diesem Auftrag sind grundsätzlich die Voraussetzungen und die Art und Weise des Gebrauchs der Vollmacht niederzulegen. Hinsichtlich des Auftrags im Innenverhältnis sollten mit den Beteiligten regelmäßig drei Punkte erörtert werden: Zum einen sollte die Frage einer Kündigungsmöglichkeit geklärt werden. Des Weiteren sollte über den Haftungsrahmen des 484 Henning Münch Bevollmächtigten nachgedacht werden. Von der Frage der Haftung des Bevollmächtigten wird auch die nächste zentrale Frage abhängen: die Frage der Vergütung oder der Auf- wandsentschädigung des Bevollmächtigten. Für weiterführende Hinweise zum Inhalt einer Vorsorgevollmacht im privaten Bereich wird auf den Beitrag von Münch Gestaltungsmöglichkeiten, Abschnitt 2.4.1 verwiesen. 3 Vertretung und Handlungsanweisung Die Vorsorgevollmacht im Unternehmensbereich muss eine ausreichende Vertretungsmacht des Bevollmächtigten gegenüber Dritten sicherstellen. Insofern muss im Außenverhältnis eine Regelung getroffen werden, die den Bevollmächtigten gegenüber Dritten, beispiels- weise auch Mitgesellschaftern, uneingeschränkt zum Handeln ermächtigt. Die Regelung im Innenverhältnis stellt dagegen eine reine Handlungsanweisung an die Vertrauenspersonen dar, die abhängig von einer Zukunftsprognose und einer realistischen Entwicklungsvorher- sage durch den Unternehmer ist. Allerdings sollte die Handlungsanweisung auch Raum für unvorhergesehene Entwicklungen des Unternehmens und dessen Umfeld lassen. Gegebe- nenfalls kann dem Bevollmächtigten zur Auflage gemacht werden, sich im Krisenfall externe Expertise einzuholen. Die Handlungsanweisung bestimmt das rechtliche Dürfen, während die Vertretungsmacht im Außenverhältnis das rechtliche Können bestimmt. Die Regelung im Innenverhältnis wird regelmäßig eine Abwägung zwischen dem nötigen Freiraum für den Bevollmächtigten und dem Einfluss des Unternehmers und einer Rechtssicherheit für beide Beteiligte verlan- gen. Auf der einen Seite wird sich jeder Bevollmächtigte Rechtssicherheit und einen mög- lichst genau definierten Handlungsrahmen wünschen, auf der anderen Seite kann eine kon- krete Anweisung auch eine erhöhte Haftungsgefahr für den Bevollmächtigten darstellen. 3.1 Handlungsanweisung Im Rahmen der Handlungsanweisung reichen die verschiedenen Alternativen von einer uneingeschränkten Betriebsfortführung bis hin zu einer Liquidation desselben. Sofern der Vollmachtgeber keine ausdrückliche Anweisung an den Bevollmächtigten erteilt hat, dürfte von einem billigen Ermessen des Bevollmächtigten ausgegangen werden, wie mit dem Betrieb weiter zu verfahren ist. Ist sich der Vollmachtgeber jedoch sicher, dass der Bevoll- mächtigte allein nach seinem Ermessen entscheiden können soll, so bietet sich eine aus- drückliche Handlungsfreigabe nach freiem Ermessen an. Dieses eingeräumte freie Ermes- sen schützt den Bevollmächtigten vor Regressansprüchen. Gemäß § 665 BGB kann der Beauftragte von den Weisungen des Auftraggebers abweichen, wenn er den Umständen nach annehmen darf, dass der Auftraggeber bei Kenntnis der Sachlage die Abweichung billigen würde. Die Beweislast liegt aber insofern beim Bevollmächtigten. Vorsorgevollmacht des Unternehmers 485 Sofern der Vollmachtgeber eine Betriebsfortführung anordnet, ist zunächst zu klären, ob eine solche überhaupt möglich oder zulässig ist. In einigen Fällen verhindern berufsrecht- liche Sonderregelungen eine Fortführung durch den Bevollmächtigten oder eine andere dritte Person.