Elektronische Rechnungsabwicklung: 30 Lösungen im Vergleich

Seite 7 – BIT 1 / 2010 Silke Weisheit * Thomas Krabichler * Ernst Stahl * Georg Wittmann * Elektronische Rechnungsabwicklung: Auch wenn derzeit noch die meisten 30 Lösungen Rechnungen per Post versandt werden, entscheiden sich immer mehr Unterneh- im Vergleich men für eine Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse. Die Informationsreihe „Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher“ soll insbesondere klei- nen und mittleren Unternehmen helfen, das Thema für sich richtig einzuschätzen, und Unterstützung bei einer möglichen Einführung geben. Der erste Teil der Informations- reihe enthält grundlegende Informationen über die Voraussetzungen zur Nutzung der elektronischen Rechnungsabwicklung sowie einen Überblick über 30 in Deutschland ver- fügbare Lösungen. Auf Basis von Selbstauskünften der Dienstleister werden die Angebote anhand eines strukturierten Kriterienkatalogs gegenübergestellt. Schätzungsweise 28,5 Milliarden Rechnungen empfängers folgen auf den Eingang der Rech- werden derzeit pro Jahr in Europa per Post ver- nung die Prüfung, die Bezahlung und die sandt [Billentis 2009]. Es ist daher offensichtlich, Archivierung der Rechnung. wie viel Papier und Porto eingespart werden In den Prozessschritten auf Seite des Rechnungs- könnte, wenn diese Rechnungen zukünftig elek- empfängers liegen in der Regel die größten tronisch verschickt werden würden. Der größte Einsparpotenziale. So werden Papierrechnungen Hebel für Effizienzsteigerungen liegt jedoch in der häufig zunächst kopiert und an eine Fachabtei- durchgängig elektronischen Weiterverarbeitung lung zur Prüfung weitergeleitet. Anschließend der Rechnungsdaten. werden die Angaben auf der Rechnung in Buch- haltungssystemen sowie unter Umständen Elektronische Weiterverarbeitung von zusätzlich in weiteren Systemen (z. B. Zahlungs- Rechnungen nützt Rechnungsstellern verkehrssystemen) erfasst. Diese manuellen und Rechnungsempfängern Prozessschritte verursachen nicht nur Verzöge- rungen und Kosten, es können auch Fehler beim Die elektronische Rechnungsabwicklung umfasst Abtippen von Rechnungsdaten passieren. Die nicht nur die elektronische Übermittlung, sondern Folge sind zusätzliche Verzögerungen, bis die den gesamten Prozess des Rechnungsaustauschs Fehler geklärt und korrigiert worden sind. auf elektronischem Wege (vgl. Abbildung 1). Dazu gehören auf Seite des Rechnungsstellers die Bei einer durchgängigen elektronischen Rech- Erstellung, der Versand und die Archivierung der nungsabwicklung hingegen können die Rech- Ausgangsrechnung. Auf Seite des Rechnungs- nungsdaten direkt in interne Systeme übernom- * ibi research an der Universität Regensburg [cceb@ibi.de]