Macht, Recht und Willkür: Der Vertragsentstehungsprozess und wie ein Vertragsmanagement-System Unterstützung bietet

    Von Versuch und Irrtum Macht, Recht und Willkür: Der Vertragsentstehungsprozess und wie ein Vertragsmanagement-System Unterstützung bietet Der Vertragsentstehungsprozess ist von strategischem Vorgehen, Machtspielen und auch Emotionalität geprägt. Am Ende steht stets das Ziel, ein stichfestes Vertrags- dokument niederzuschreiben, das dem jeweils anderen die Übernahme von bekannten, angenommenen und unbekannten Risiken aufbürdet, und die eigenen Risiken so gering wie möglich halten soll. Es ist der Machtdruck des einen auf den anderen, manifestiert in einem Schriftstück, und gleichzeitig das Ergebnis gegen- seitiger Zugeständnisse. „Der Vertrag legt den rechtlichen Handlungsrahmen zwischen den Parteien fest, innerhalb dessen sie sich bewegen sollen.“1 Verträge sind komplexe Gebilde und von vielen unberechenbaren Faktoren bestimmt, wie Machtverhältnissen, wirtschaftlichen Hintergründen und rechtlichen Grundlagen, die sich immer wieder verändern. Das Vertragsdesign stellt also hohe Anforderungen und fordert Verhandlungsgeschick von allen Beteiligten stets mit dem Wissen, dass unbedachte Faktoren, Risiken oder Fehler im Vertrag im Ernstfall zu hohen Risiken und Kosten führen können. Doch wer schon während der Verhandlungsphase für ein geordnetes, aktives Vertragsmanagement sorgt, kann bereits im Vorfeld sicherstellen, dass in der Krisensituation, d. h. bei Leistungsstörung, Risiken und Kosten eingedämmt oder gar ganz vermieden werden. Gleichzeitig wird der Verhandlungsprozess selbst optimiert, die Transparenz gesteigert und somit Geld gespart.                                                              1  Heussen (Hrsg.)/Heussen, Vertragshandbuch, 3. Aufl., Teil 1Rz. 30a  1      Keine Zeit und Macht verlieren – Der Verhandlungsprozess Der Verhandlungsprozess beginnt immer zunächst mit der Niederlegung der ersten eigenen „Idealvorstellungen“ unter Beachtung der Rechtslage in einem ersten Vertragsvorschlag. Dieser wird von der Gegenseite mit ihren eigenen Vorstellungen abgeglichen und ggf. ein Gegenvorschlag ausgetauscht. Bis zum endgültigen Abschluss des Vertrags sind meist mehrere Anläufe vonnöten. Bis dahin müssen immer wieder die Änderungen der Vertragsentwurfsstände verglichen, diskutiert, kommentiert und begutachtet werden. Hinzu kommt, dass oftmals für jeden neuen Entwurf eine neue Freigabe erfolgen muss. Ist dieser Prozessablauf nicht optimiert, kostet diese Phase viel Zeit, im schlimmsten Fall zu viel Zeit und der Vertrag kommt nicht mehr zustande. Der Zeitfaktor ist in der Vertragsanbahnungsphase somit nicht außer Acht zu lassen. Verträge müssen in akzeptabler, im besten Fall kurzer Zeit, erstellt und verhandelt werden und schließlich zum Abschluss kommen. Ein maschinell gestützter Workflow bietet hierbei die beste Unterstützung. Aufgaben können hierüber an alle Beteiligten mit Terminierung plus Erinnerung versandt und verfolgt werden. Ist der eine Verantwortliche für die Freigabe bspw. im Urlaub, wird die Freigabeaufforderung automatisch an den nächsten Verantwortlichen weitergeleitet. Geschieht bis zu einem definierten Termin auch hier nichts, findet automatisch eine Eskalation statt, sodass eine andere Person einen Hinweis erhält. Verschiedene Dokumentenver- sionen können im System verglichen und jede Änderung auf einen Blick sichtbar dargestellt werden. All dies führt zu einer immensen Steigerung der Prozessge- schwindigkeit. Zusätzlich unterstützt ein umfangreiches Vertragsmanagement- System auch bei der Risikobewertung. Weitere Unterstützung bietet die mobile Vertragseinsicht und -freigabe über sichere Verbindungen per Handheld, wie BlackBerry, iPhone und Windows Mobile-Geräte. Einsichten, Kommentare, Freigaben etc. werden auch hierbei schriftlich dokumen- tiert. So können Entscheidungsträger auch auf Dienstreisen, im Urlaub etc. zentral eingebunden werden. Der Arbeitsfluss wird nicht gebremst, und es geht keine kostbare Zeit verloren. Fehler fallen meist zu spät auf – Der Krisenfall Ist es erst einmal zum Vertragsabschluss gekommen, fallen Fehler, Ungenauigkeiten sowie im Vertrag nicht bedachte Risiken meist nur und erst dann auf, wenn es zu einer „Leistungsstörung“ kommt. Wurden während der Verhandlungsphase, die unter Umständen schon Jahre zurückliegen kann, die einzelnen Zwischenschritte, Kommentare und Nebenprotokolle nicht dokumentiert und archiviert, wird es oftmals schwierig, jede Eigenart des Vertrags noch nachzuvollziehen. Warum wurden bestimmte Klauseln gestrichen? Warum wurden Klauseln so und nicht anders formuliert? Was war damals tatsächlich gemeint? Die digitale Akte in einem Vertrags- management-System, in der alle Vertragsversionen inklusive Delta-Abgleich und sämtliche zugehörige Dokumente revisionssicher abgelegt werden, sollte daher eine 2      grundlegende Funktionalität darstellen. So lassen sich Unklarheiten noch nach Jahren nachvollziehen, ggf. bereinigen und in Folge unter Umständen auch Prozesskosten vermindern oder ganz vermeiden. Fehler vermeiden Bereits kleine Tippfehler, die unbeachtet geblieben sind, können beträchtliche Folgen haben, seien es z. B. falsch festgehaltene Lieferfristen oder Vertragslaufzeiten. Dann werden Waren zum falschen Zeitpunkt geliefert, Projekte nicht rechtzeitig abge- schlossen oder Kündigungsfristen verpasst. Noch weitreichendere Konsequenzen kann die Verwendung veralteter Haftungs-, Gewährleistungs- und Abnahmerege- lungen nach sich ziehen – im Zweifelsfalle wird dadurch der gesamte Vertrag inkonsistent und ggf. anfechtbar. Die durch solche Fehler entstehende Nichterfüllung von Verträgen kann zu hohen Konventionalstrafen und in schwerwiegenden Fällen zu unkalkulierbaren Kosten führen, die die Existenz eines Unternehmens oder einer Organisation gefährden können. Um derartige Konsequenzen zu vermeiden, müssten die Rechtsanwälte des Unternehmens jeden einzelnen Vertrag genau prüfen. Das hätte allerdings einen hohen Verwaltungsaufwand zur Folge. Auch die Verwendung von veralteten Mustervorlagen birgt bei einem Leistungsausfall ein höheres Risiko. Denn alte, unklare oder nicht rechtskonforme Klauselformulierungen, die eigentlich bereits überarbeitet wurden, könnten zur Anfechtbarkeit des gesamten Vertrags führen. Oder seien es nur neue Klauseln, die als Folge auf schlechte Erfahrungen hinzugefügt wurden. Diese mögen zwar nicht wirklich schädlich sein, bergen aber ebenfalls ein höheres Risiko im Streitfall. Eine immense Erleichterung bietet daher die automatisierte Generierung von Verträgen und Standarddokumenten auf Basis von juristisch geprüften Textbau- steinen, die stets auf aktuellem Stand gehalten werden. Auch Sonderregelungen, länderspezifische Klauseln oder Paragrafen, z. B. für Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarungen, können ergänzt werden. Hierbei ist zunächst immer das Know-how der Rechtsabteilung des Unternehmens gefragt. Die Juristen müssen in der Anwendung die rechtlichen Grundlagen anlegen, damit anschließend die Nichtjuristen die Dokumente effizient erstellen können. Die Vorlagen sind für alle verbindlich und definieren genau, welche Klauseln in welcher Abfolge eine bestimmte Art von Vertrag enthalten muss und ob Veränderungen erlaubt sind oder nicht. Bereits im Vertragsmanagement-System gepflegte Daten zu Verhandlungs- /Vertragspartnern können automatisch übernommen und im Dokument eingefügt werden. Kostspielige Tippfehler im Vertrag sind so nahezu ausgeschlossen, Risiken minimiert und das Einschalten der Rechtsabteilung ist bei Standardverträgen nicht mehr notwendig. Resümee Zusammenfassend lässt sich also feststellen, dass ein Vertragsmanagement-System bereits von Beginn des Vertragslebenszyklus an für optimale Prozesse unabdingbar ist. Einerseits bietet es eine prozessmäßige Unterstützung – der Verhandlungs- 3      prozess wird schneller, aufwandsarmer und Fehler werden minimiert. In der späteren Phase der Vertragsdurchführung bietet das Vertragsmanagement einen direkten Zugriff auf den Originalvertrag und sämtliche zugehörige Dokumente sowie Vertragsversionen. Im Falle einer Leistungsstörung kann der Ablauf der Verhand- lungsphase auch noch Jahre später ebenfalls direkt und genau nachvollzogen werden – gibt es erklärende Dokumente, Notizen, wer war verantwortlich? Nur ein umfangreiches Vertragsmanagement bietet hierfür alle nötigen Instrumentarien. Idealerweise wird das Vertragsmanagement-System in den gesamten betriebswirt- schaftlichen Prozess des SAP-Systems eingebettet und auch in der Vertrags- verfolgungsphase genutzt– wie z. B. im Controlling. Firmen sparen mit einem Vertragsmanagement-System Geld, optimieren Ihre Prozesse, verbessern durch gesteigerte Transparenz Ihre Verhandlungsposition und senken Risiken – all dies bei einem schnellen ROI. Michael Grötsch (Vorstand der Circle Unlimited AG) 4