Zentrales Vertragsmanagement mit OS|"Contract" - Zeitnahe und vollständige digitale Archivierung aller Verträge: Kabel Deutschland arbeitet mit OS|ECM

anwender bericht Kabel Deutschland arbeitet mit OS|ECM Zentrales Vertragsmanagement mit OS|"Contract" Zeitnahe und vollständige digitale Archivierung aller Verträge Die Kabel Deutsch- Des Weiteren sollten Schreib- und Le- Ausschlaggebend für die Ent- land GmbH (KDG) sebereiche eindeutig abgegrenzt und scheidung war neben der großen Er- ist mit rund neun übersichtliche Spezialreports des Typs fahrung von OPTIMAL SYSTEMS Millionen Kun- „Finanzielle Verpf lichtungen“ schnell im Bereich des Dokumentenmana- den in dreizehn Bundesländern und und einfach generiert werden. Be- gements und der digitalen Archivie- insgesamt über fünfzehn Millionen an- sonders wichtig war die zeitnahe und rung das breite Funktionsspektrum schließbaren Haushalten der führende vollständige digitale Archivierung der von OS|"Contract", das neben einer Kabelnetzbetreiber in Deutschland. Verträge. qualifizierten Vertragsverwaltung Das Unternehmen verantwortet die ein Versionsmanagement und ver- Vermarktung von Kabelanschlüssen, Die Entscheidung schiedenste Freigabeprozesse abbil- die Errichtung und den Betrieb moder- det. ner Hausnetze sowie den kompletten KDG entschied sich 2007 nach einem Außerdem enthält die Lösung ein Service rund um den Kabelanschluss. internen Entscheidungsprozess für die revisionssicheres digitales Archiv und KDG bietet auch einen schnellen Zu- Einführung von OS|"Contract", ein unterstützt die Qualitätssicherung und gang zum Internet und Telefonie über umfassendes Werkzeug für Vertrags- Produkthaftung. das Kabelnetz. management, das auf der Lösungsplatt- Die Gesamtleitung des Projektes form OS|ECM für Enterprise Content wurde durch die OS-Geschäftsstelle Projektziele und Management aufbaut. Süd in Konstanz übernommen. Anforderungen Um das Vertragsmanagement zu ver- bessern suchte die KDG eine Lösung für ein zentrales Vertragsarchiv, denn die ca. 14.000 bestehenden langfristigen Indivi- dualverträge wurden über 27 Fachberei- che (Organisationseinheiten) der KDG verteilt aufbewahrt. Außerdem kamen jedes Jahr rund 5.000 Verträge hinzu. Zentrale Anforderungen waren die Schaffung eines gemeinsamen Lesezu- griffs aller Fachbereiche auf den zentra- len Vertragsbestand und die Festlegung von klaren Verantwortlichkeiten durch eine Zuordnung von Vertragsbesitzern. flexible software | for your way of working Kabel Deutschland GmbH Die Lösung Betrachtungszeitpunkt aktuell wirksa- Vertragskündigungen bzw. Folgever- men Kündigungsfristen und Zahlungs- handlungen. Alle Verträge und weitere Informati- termine ausgewertet. Die Ergebnislisten Durch die einfache Zuordnung von onen werden jetzt mit OS|"Contract" lassen sich jeweils über die integrierte Vertragsbesitzern und das Monitoring zentral erfasst, verwaltet und archiviert. Exportfunktion leicht für eine weitere der Kündigungstermine ist das Ver- Ein Fachbereich wird als Vertragsbesit- Verwendung speichern. tragsmanagement im Unternehmen zer festgelegt und alle weiteren Fachbe- wesentlich effizienter geworden. reiche haben lesenden Zugriff, so dass Hohe Transparenz Auch von den Mitarbeitern der KDG sie jederzeit den Überblick über alle wurde OS|"Contract" sehr gut ange- Kündigungsfristen und Zahlungster- Für die übersichtliche Darstellung der nommen, da die Lösung die Arbeit er- mine behalten. aktuell vorhandenen finanziellen Ver- leichtert und das Vertragsmanagement pflichtungen wird eine Abgrenzung von vereinfacht. Finden statt Suchen zukünftigen Zahlungen in Bezug auf Jetzt können die Mitarbeiter sich das gesamte kreditorische Volumen ei- wieder intensiver und besser ihren we- Die elektronischen Vertragskopien nes Vertrages vorgenommen. sentlichen Aufgaben widmen: Kunden- sind nicht nur rund um die Uhr und bzw. Lieferantenbetreuung, Beratung, von jedem Arbeitsplatz aus einsehbar, Verhandlungen sowie Vertragsab- sondern können auch mit Hilfe von schlüsse. Vertragsrelationen mit gegebenenfalls Alle zu Beginn des Projektes formu- vorhandenen Vorgänger- oder Nachfol- lierten Kernanforderungen wurden er- gerverträgen verknüpft werden, so dass folgreich umgesetzt. Die Fachbereiche alle relevanten Informationen sofort entdecken OS|"Contract" zunehmend zur Verfügung stehen. für eigene Aufgabenstellungen und un- Besonders schutzwürdige Verträge terstützen den Betrieb aus eigenem In- sind aber weiterhin nur einem kleinen Diese wird unter Einbeziehung teresse. Benutzerkreis mit entsprechenden Zu- der erfassten Kündigungsfristen und griffsrechten zugänglich. Kündigungstermine erreicht. Klassi- Fazit sche Rechnungswesen-Software kann Einhaltung von Fristen das in dieser Form nicht abbilden. Im Jörg-Friedrich Severloh, Leiter Zen- Ergebnis wird ein Report „Finanzielle trales Vertragsmanagement Kabel Kündigungsfristen mit den entspre- Verpflichtungen“ generiert, der für den Deutschland, zeigt sich sehr zufrie- chenden Kündigungsterminen werden Bilanzanhang benötigt wird. den: „Insbesondere erwarten wir vertragsbezogen zentral erfasst und durch den Einsatz der Software einen gepflegt, ebenso die Zahlungstermine Nutzen extremen Transparenzgewinn, weil mit den vertraglich vereinbarten Min- wir in der Vergangenheit sehr viele destzahlungen. Ein sogenannter Befül- Die KDG zeigt sich mit der Vertrags- verschiedene Vertragsversionen bei lungsassistent erlaubt die Massenanlage managementlösung OS|"Contract" den Meetings hatten, und durch die von Kündigungsfristen und Zahlungs- sehr zufrieden. Der Einsatz der Lö- Lösung sind wir in der Lage, dass eine terminen pro Vertrag. sung ermöglicht eine signifikante Kos- Vertragsversion für alle gleichzeitig teneinsparung aufgrund zeitnaher zugänglich ist.“ Ausführliches Reporting Ihr betreuender OS-Vertriebspartner: OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Eine Auswertung der finanziellen Ver- Cicerostraße 26 pflichtungen kann zu zukünftigen 10709 Berlin und zu vergangenen Betrachtungszeit- Tel. +49 30 895708–0 punkten erfolgen. Die Ergebnisse (Re- Fax +49 30 895708–888 kontakt@optimal-systems.de ports) werden in einer übersichtlichen Die genannten Software-Produkte sind Tabelle dargestellt. Auf ähnliche Wei- eingetragene Warenzeichen der Rechte­ se werden die zu einem bestimmten inhaber. www.optimal-systems.de