Vertragsmanagement - Fakten für Entscheider

White Paper Vertragsmanagement Fakten für Entscheider Wenn Sie jederzeit wissen müssen, welche Vertragsbindungen in jedem Unterneh- menszweig für jedes Objekt gelten, welche Eingriffsmöglichkeiten Sie haben, welche Gelder wann in welcher Höhe fliessen werden, sollten Sie sich Spider Contract anse- hen. § 289 HGB Lagebericht Informationen für das Management (1) Im Lagebericht sind der Ge- schäftsverlauf einschliesslich des Oft sind die Grundlagen unternehmeri- über die eigentlichen Verträge im Ori- Geschäftsergebnisses und die schen Handelns Vereinbarungen, die in ginal, während Personalwesen, Einkauf, Lage der Kapitalgesellschaft so Verträgen festgelegt sind. Die genaue Produktion, Controlling und Finanzen, darzustellen, dass ein den tatsäch- Kenntnis der aktuellen Fakten und der F&E, Revision und Infrastruktur (IT, Ener- lichen Verhältnissen entsprechen- daraus resultierenden Eingriffsmöglich- gie und Kommunikation) Zugriff auf aus- des Bild vermittelt wird. Er hat eine keiten, Geldströme, Risiken und Chancen gewählte Daten über die Verträge benö- ausgewogene und umfassende, sind für das Management unverzichtbar. tigen. dem Umfang und der Komplexität Tatsächlich ist das Wissen über die Ver- der Geschäftstätigkeit entspre- träge oft nicht so transparent, wie es Eine zentralisierte, IT-basierte Verwal- chende Analyse des Geschäfts- für eine professionelle Unternehmens- tung der Vertragsfakten macht diese In- verlaufs und der Lage der Gesell- führung notwendig wäre. Das Ergebnis: formationen für alle Berechtigten gezielt schaft zu enthalten. In die Analyse Verhandelte und dokumentierte Chan- verfügbar. Die sofortigen Effekte sind sind die für die Geschäftstätigkeit cen werden nicht ausreichend genutzt neben der besseren Informationslage in bedeutsamsten finanziellen Leis- oder eigene Verpflichtungen sind nicht allen Abteilungen das umfassende, ak- tungsindikatoren einzubeziehen an allen relevanten Stellen bekannt. tuelle Reporting sowie die verbesserte und unter Bezugnahme auf die Verschiedene gesetzliche Anforderungen Dokumentation. Zusätzlich wird das Risi- im Jahresabschluss ausgewiese- wie KonTraG oder die im HGB dargestellte komanagement verbessert und die Aus- nen Beträge und Angaben zu er- Detaillierung des Lageberichts können lastung der Verträge optimiert. läutern. Ferner ist im Lagebericht mit einem regelbasierten Vertragsma- die voraussichtliche Entwicklung nagement mit erfüllt werden. Oft führen Der Einsatz eines Vertragsmanagements mit ihren wesentlichen Chancen auch die Verpflichtungen aus dem Sor- rechnet sich für alle Unternehmen, die und Risiken zu beurteilen und zu banes-Oxley Act bei US-Börsen notierten mit einer Vielzahl von Vereinbarungen erläutern; zugrunde liegende An- Unternehmen oder Anforderungen aus täglich umgehen und dabei an Transpa- nahmen sind anzugeben. Basel II bei der Kommunikation mit Ban- renz, Verfügbarkeit und Struktur gewin- ken zu einer eingehenden Analyse der nen möchten. Allein durch die bessere Vertragslage. Verfügbarkeit von Detailinformationen ergeben sich bereits deutliche Einspa- Neben dem Management sind viele Ab- rungen, die bereits die Einführung eines teilungen mit Verträgen beschäftigt. Die solchen Systems rechtfertigen. juristische Abteilung hat oft die Hoheit 2 Inhalt Warum Vertragsmanagement? 3 Verträge zu Referenzobjekten zuordnen 4 Zwei Wege, eine Lösung 4 Vertragsmanagement als Komplettlösung 5 Vorteile im Überblick 5 Verwaltete Verträge 6 Zusätzliche Komponenten 7 Verwaltete Fakten 8 Verträge 8 Gegenstände / Vertragspositionen 8 Dokumente 8 Lieferanten/ Kreditoren 8 Kunden / Debitoren 8 Wiedervorlagen / Aufgaben 8 Komfortable Verwaltung und Nutzung 9 Reporting 10 Kaufmännische Fakten 12 SAP-Daten leicht integriert 12 Verträge effektiv nutzen 12 Risiken professionell managen 13 Sicherheit und Individualität 13 Einmal installiert – hundertfach genutzt 13 Administration 14 Konfiguration 14 Reporting: Administration 14 Erweiterungen 15 Spider Documents 15 Spider Asset 15 Spider Purchase 15 Spider License 15 Ihre Herausforderung – unsere Lösung 16 3 Warum Vertragsmanagement? Mittels IT-basiertem Vertragsmanagement werden alle betriebsrelevanten Vereinbarungen strukturiert und auswertbar zentral vor- gehalten und den Fachabteilungen zur Verfügung gestellt. Laufende Verträge werden besser überwacht, Zahlungsströme lassen sich sicher steuern, Neuabschlüsse bauen auf faktenbasierten Erkenntnissen auf. Auslastung Rahmenverträge können besser ausgelastet werden. Kündigungsfristen und Revisionstermine werden durch die Wiedervorlage sicher wahrgenommen. Auswertbarkeit Nur im Detail digital erfasste Fakten lassen sich automatisch auswerten. Monatliche Belastungen, Auslastung, Grenzwerte stehen so zur Verfügung. Fristen + Alarme Durch das integrierte Wiedervorlage- und Alarmsystem werden Verantwortliche rechtzeitig auf be- vorstehende Fristen und Termine per E-Mail hingewiesen. So bekommen Vertragsverantwortliche aktiv Informationen zum Handlungsbedarf. Gesetzliche Vorschriften Kon- Viele Unternehmen müssen nachweisen können, welche Risiken im Alltagsbetrieb existieren und TraG, HGB, GmbHG, Basel II, wie ihnen begegnet wird. Dazu gehört eine Betrachtung der Vertragsbindungen und der daraus SOX /SOA resultierenden Chancen, Risiken und Belastungen. Konzentration auf das Wesent- Alle Verträge haben ein „Extrakt“, also eine für den Alltagsbetrieb und die Entscheidungsfindung liche optimierte, strukturierte Zusammenfassung. Kostenersparnis Kürzere Wege, direkte Verfügbarkeit am Ort der Entscheidung, Übersicht bei überschaubarem und kalkulierbarem Aufwand – die Investition hat sich schnell gelohnt. Risikobetrachtung Die Klassifizierung von Vereinbarungen sowie die Beobachtungen kritischer Parameter ermöglicht eine effektive Risikoanalyse. Transparenz Bewertung von Verträgen und Vertragspartnern, typische Kosten in einer Vertragsart, Auslastung von Rahmenvereinbarungen,… Vertragszugriff Fachabteilungen können auf „ihre“ Verträge schnell und übersichtlich zugreifen. Die Verantwort- lichkeiten zu jedem Vertrag lassen sich klar definierten Mitarbeitern zuordnen. Verhandlungen Wer Überblick über seine Altverträge hat und deren inneren Wert kennt, ist bei Neuabschlüssen sicherer. Dokumentierte Erfahrungen, aktuell berechnete Volumina und die präzise dargestellte Wettbewerbssituation machen überlegen. Sicherheit Jeder Nutzer hat Zugriff nur auf Verträge, Stammdaten und Teilbereiche, die er benötigt und zu denen er auch berechtigt ist. 4 Verträge zu Referenzobjekten zuordnen Eine Niederlassung zieht um, ein grosser Server soll abgebaut rere Versicherungs-Policen und Serviceverträge mit regionalen werden, ein Schiff wechselt den Besitzer oder ein Unternehmens- Dienstleistern. Auch eine Anlage zu einem Rahmenvertrag mit bereich soll verkauft werden. Immer muss die gleiche Heraus- einem bundesweit aktiven Gebäudereinigungs-Unternehmen forderung gemeistert werden. Welche Verträge sind betroffen? muss gekündigt werden. Eine Standleitung wird überflüssig. All Spider Contract löst die Aufgabe, indem es Verträge Referenzob- dies organisiert Spider Contract, indem Verbindungen zwischen jekten zuordnet. Über diese zentrale Zuordnung finden Sie die Verträgen und Objekten verwaltet werden. Andere Objekte, an richtigen Verträge mit wenigen Klicks. Ein konkretes Praxisbei- den Verträge hängen können, sind beispielsweise grosse Rech- spiel: Eine Niederlassung soll geschlossen werden. An diesem ner (Leasing, Lizenzen, Wartung für Hard- und Software) oder Objekt „Niederlassung“ hängen unterschiedliche Verträge: Ein Projekte.