Die Führungskraft als Wissensmanagerin

L E RN E N D E O RGANIS ATION Zeitschrift für systemisches Management und Organisation Wissen managen! N°34 November / Dezember 2006 ISSN 1609-1248 Euro 21,50 / sFr 34,– Verlag systemisches Management www.lo.isct.net SERIE – TEIL 6 Sonja Radatz leitet das Institut für systemisches Coaching und Training mit Standorten in Wien und Hamburg und ist seit Jahren internationale Beraterin, Vortragende und Coach. Autorin von 3 Büchern, einigen Buchbeiträgen und mehr als 100 Fachartikeln. Laufende Praxisforschung in Management, Führung und Beratung. 2003 wurde ihr der Deutsche Preis für Gesellschafts- und Organisationskybernetik in Berlin verliehen. 50 Die Führungskraft als Wissensmanagerin Die Führungskraft als Wissensmanagerin? Das klingt zunächst sehr weltfremd – und vielleicht auch nicht allzu praxistauglich. Werfen wir allerdings einen Blick auf die heutigen Rahmenbedingungen im Team, so erkennen wir, dass Wissensmanagement hoch notwendig ist: Denn das fachliche Detail- wie auch das Marktwissen verändern sich zu rasch, als dass wir jeden Mitarbeiter immer wieder aufs Neue (das gleiche) Wissen erfah- ren lassen könnten; und gleichzeitig sinkt die durchschnittliche Verbleibdauer jedes Mitarbeiters im Team, sodass es Sinn macht, das Wissen aus den Köpfen Einzelner im Team verfügbar zu machen. Aber nicht nur das: Wissensmanage- ment kann auch einfach und praktikabel sein – wie in diesem Artikel von Sonja Radatz beschrieben. 1. Eine Definition von Wissens- des Handelns, zu dessen Rahmen und gelebten Struk- management turen. Wird es nicht ständig im Team in Frage gestellt Ich beschreibe Wissensmanagement gerne als Pro- und gegebenenfalls weiterentwickelt, ist es aus meiner zess, in dem für das Team relevante Erfahrungen Sicht totes Wissen; es nutzt niemandem mehr. von einzelnen Mitarbeitern dem Team zur Verfügung Damit stehen subjektive Erfahrungen, verdichtet gestellt wird, um daraus allgemeine „Best bzw. Worst durch die Sichtweisen anderer im Team meiner De- Practices“ für das Team zu gestalten. finition nach im Zentrum des Wissensmanagements. Damit wird das Wissen Einzelner zum Wissen, zur Und die konsequente Nutzung dieser subjektiven Erfahrung „des Teams“ – und kann auch dann noch Erfahrungen für die Erarbeitung von Teamwissen genutzt werden, wenn der Einzelne, von dem die – egal ob diese „Kleinigkeiten“ betreffen wie etwa er- Erfahrungen ursprünglich eingebracht wurden, gar lebte Top-Zeiten im Umsatz; bestimmte erfolgreiche nicht mehr im Team ist. Und gleichzeitig wird dieses Gesprächs-Starts im Umgang mit Kunden, Produkt- Teamwissen für jeden, der das Team verlässt, weitge- Definitionen, die dem Kunden eine höhere Verständ- hend nutzlos – denn es passt genau zur aktuellen Situ- lichkeit transportieren oder kleine Checklisten im ation des Teams, zu dessen Zielen, Werten, Leitlinien erfolgreichen Umgang mit der unternehmenseigenen 51 SERIE – TEIL 6 Datenbank; oder ob diese „größere Innovationen“ darauf angewiesen, ihr Wissen selbst zu generieren: betreffen, wie etwa Ideen zur Neugestaltung oder aus eigenen Erfahrungen und aus dem eigenen Ide- Veränderung der Produktions- bzw. Verkaufspro- enreichtum. zesse im Unternehmen – erlebe ich aufgrund der Sehen wir diese Entwicklungen ähnlich auch im eige- wahrgenommenen Rahmenbedingungen unseres nen Team, so entsteht die Frage, wie Führungskräfte Arbeitens als immer wichtiger: konkret Wissensmanagement betreiben können.  Wissen veraltet immer schneller: Wo wir uns frü- 2. Der Wissensmanagement-Pro- her leisten konnten, dass jeder unserer Mitarbeiter zess aufs Neue für sich herausfinden konnte, wie er mög- Wenn individuelles Wissen zu Teamwissen werden lichst sinnvoll Beiträge zum Unternehmens- bzw. sollte, empfiehlt es sich, das gesamte Team zusam- Teamerfolg leisten konnte (und dabei häufig wieder- men zu holen. Oft braucht es nur 10 Minuten inner- holt die gleichen Fehler im Team gemacht wurden), halb eines Teammeetings, um gezielt gemeinsames erleben wir heute, dass Wissen so schnell obsolet Wissen zu erarbeiten – und das muss noch nicht wird, dass wir den individuellen Try & Error-Prozess einmal „Wissensmanagement“ genannt werden, um abkürzen müssen. dennoch Erfolg zu bieten. Wissensmanagement hat aus meiner Sicht gar nichts mit Daten oder Informationen zu tun. Wenn individuelles Wissen zu Teamwis- sen werden sollte, empfiehlt es sich, das gesamte T zusammen zu eam holen.  Die Verbleibdauer der Mitarbeiter sinkt immer Für den Wissensmanagement-Prozess habe ich ei- mehr: Ich erlebe immer häufiger, dass Mitarbeiter nen einfachen Ablauf entwickelt (siehe Abbildung ihre Arbeit als Umfeld ihrer persönlichen Entwick- 1). Und für jede Phase in diesem Prozess wende ich lung betrachten. Und wenn sie für sich keine per- bestimmte Praxisinstrumente an, die ich im folgen- sönliche Entwicklung mehr sehen, verlassen sie das den Kapitel beschreibe. Team. Dadurch sinkt die durchschnittliche Verbleib- dauer der Mitarbeiter. 3. Wissensmanagement-Instru-  Die Loyalität der Mitarbeiter sinkt immer mehr: mente Wo wir uns früher darauf verlassen konnten, dass jeder Mitarbeiter auch noch morgen und übermor- 3.1. Instrumente, welche verschiedene gen zur Verfügung stehen würde, um von ihm dieses Erfahrungen zur Sprache bringen oder jenes individuelle Wissen abzurufen, sehen wir In dieser ersten Phase im Wissensmanagement-Pro- uns heute dem Problem gegenüber, dass Mitarbeiter zess geht es darum, verschiedene Erfahrungen ganz von heute auf morgen das Team verlassen, weil sie allgemein oder zu einem bestimmten Thema zur sich im Team oftmals wenig „zu Hause“ fühlen – und Sprache zu bringen – diese aus Sicht der Teammit- wir damit jeden Zugriff auf sein Wissen, seine Erfah- glieder vielleicht erstmals formulieren zu lassen. rungen verlieren.  Die Spezialisierung der Teams bzw. Unterneh- 3.1.1. Einzelne evolutionäre Fragen men wird immer größer: Je größer die Spezialisie- Bereits einzelne evolutionäre Fragen, wie etwa „Wel- rung des Teams, desto mehr sind die Teammitglieder che Erfahrungen haben wir diese Woche gemacht, 52 ABB. 1: DER WISSENSMANAGEMENT-PROZESS Erfahrungen unterschiedlicher Teammitglieder zu einem Thema zur Sprache bringen gemeinsames Teamwissen Erfahrungen in den anwenden Teamkontext bringen Neue Teamstandards verabschieden die wir allen zur Verfügung stellen wollen?“ oder 3.1.3. „Best Practices“ – Tafel im Pausenraum/ auch themenbezogen, z.B. „Welche Best Practices gemeinsamen Büro haben Sie bereits beim Verkauf dieses schwierigen Haben Sie eine Pinwand zur Verfügung, eine Tafel, Produkts für sich erarbeitet?“ auf der notiert werden kann? Dann können Sie jede Woche oder jeden Tag einen Fokus wählen, den Sie 3.1.2. Learning History dort aufschreiben, z.B. „Kundenerstgespräch“ oder In einer Learning History teilt einer der Verantwort- „Vereinfachung interne Prozesse“. Sie und Ihre Mitar- lichen ein Blatt durch einen vertikalen Strich in 2 beiter schreiben dazu alle Best Practices auf, die Ihnen Teile und beschreibt links einen Prozess – z.B. die dazu einfallen. Natürlich können Sie auch auf einen Eröffnung eines neuen Standorts oder eine Strate- Fokus verzichten, sodass alle Best Practices, die den gieentwicklung im Unternehmen – wie in Zeitlupe Beteiligten „gerade auffallen“, dort notiert werden. in ganz kleinen Schritten. Rechts daneben schreibt er genauso wie andere Beteiligte persönliche Erfah- 3.1.4. Zwangloses „Donnerstagsbier“ zum Aus- rungen und Tipps dazu, z.B. „würde ich nun anders tausch gestalten, nämlich so…“ oder „Hilfreich war hier Hr. Wer wiederholte Ereignisse zu einem bestimmten Straube, Tel. xxx…“. Die Blätter können später dis- Anlass schafft, erreicht, dass alle Beteiligten sich da- kutiert und zu einem gemeinsamen neuen Standard rauf einstellen, und diesen Anlass auch regelmäßig verarbeitet werden; oder für ähnliche Prozesse zur nutzen. Warum sich nicht einmal wöchentlich oder Verfügung gestellt werden. einmal monatlich bewusst Zeit nehmen? Stellen Sie 53 SERIE – TEIL 6 das Treffen unter das Motto „Austausch über Verein- 3.1.6. Wissensmarktplatz fachungen, Ideen, Verbesserungen, Innovationen…“ Ein Wissensmarktplatz ist nichts anderes als die Aus- – dann wird es auch dafür genutzt.