Personalmanagement bei Fusion und Übernahme - Der 5-Phasen-Plan zum Erfolg

Personalmanagement bei Fusion und Übernahme Der 5-Phasen-Plan zum Erfolg In der Wirtschaft sind Fusionen und Übernahmen Normalität. Für die Personalabteilungen der betroffenen Unternehmen ist beides ein Ausnahmezustand. Es herrscht nicht nur Unklarheit über Ist und Soll, sondern auch erheblicher Mehraufwand im Personalmanagement. Aktuelle Zahlen, Aussagen zu Verantwortlichkeiten, Berichtsebenen und Zuständigkeiten sowie Planungen müssen auf beiden Seiten vorgelegt und abgestimmt werden. Wer sich hier nicht in Endloslisten, Handarbeit und inkompatiblen Datenquellen verstricken will, sollte nach Plan vorgehen und dabei eine intelligente Software wie Unifi von Aquire für sich arbeiten lassen. Prüfen und planen Bereits im Vorfeld müssen Analysen und Planungsprozesse laufen. Phase 1 und 2 dienen der Erfassung des Status quo und der Modellierung künftiger Strukturen und Prozesse. Phase 1 lässt sich mit Due-Diligence, zu Deutsch mit der gebotenen Sorgfalt, charakterisieren. Due-Diligence-Prüfungen erfassen und bewerten systematisch Stärken und Schwächen eines Kaufobjekts. Ein wesentlicher Punkt ist hier das Personal-Audit. Das Audit erfasst und analysiert personelle Ressourcen und individuelle Fähigkeiten wie etwa A-, B- und C-Player, doppelt vorhandene Rollen und Verantwortlichkeiten, aber auch die Altersstruktur und Rechtsverbindlichkeiten wie zum Beispiel der Kündigungsschutz. Die Gesamtpersonalkosten lassen sich anhand des Audits ebenso berechnen wie Pensions- und Rentenverpflichtungen für ehemalige Mitarbeiter. In Phase 2 wird die künftige Personalstruktur erstmals modellhaft festgelegt. „Was- wäre-wenn“-Szenarien sind hier von unschätzbarem Wert, um Funktionen, Hierarchien, Compliance und Kosten zielorientiert abzustimmen. Es lassen sich Einsparungspotenziale einer neuen Hierarchie aufzeigen; ebenso sind die Kosten zuordbar. Anschaulich werden die verschiedenen Optionen mithilfe von Organigrammen, die sich möglichst automatisiert erstellen lassen. In dieser Phase nutzen sie vor allem Führungskräften und Entscheidern, die sie bei Verhandlungen einsetzen können. Kommunizieren, managen und optimieren Nach erfolgter Fusion oder Übernahme läuft Phase 3 an. Es gilt die neue Personalstruktur zu kommunizieren. Jetzt kann die HR-Software der Wahl ihre Stärken im operativen Geschäft zeigen und für Stabstellen und Abteilungen Informationen aus verschiedenen Quellen ziehen, anschaulich aufbereiten und managen. Das können Budgetpläne für Bereichsleiter, Übergangslösungen für 1 einzelne Mitarbeiter aber auch einwandfreie Dokumentationen für die Rechtsabteilung sein. Das Unternehmen als Ganzes sollte jetzt als Organigramm mit hierarchischen Verantwortlichkeiten komplett abbildbar sein, so dass jeder Mitarbeiter klar seine Rolle im Gesamtzusammenhang sieht – aus psychologischer Sicht ein wichtiger Aspekt. Phase 4 konsolidiert vorhandene HR-Systeme und legt das Fundament für eine einheitliche Datenquelle. Jetzt lassen sich die zentralen Personal- und Managementberichte definieren und zentralisierte oder verteilte Prozesse für die Personalverantwortung etablieren. So entsteht eine einheitliche Vorgehensweise für die Personalplanung im Unternehmen. Zudem können dank der visualisierten Informationen alle offenen Jobanforderungen und damit verbundene Kosten beurteilt und entsprechend eingeplant werden. Werden darüber hinaus Informationen über Firmeneigentum wie Handys, Fahrzeuge oder Notebooks mit den entsprechenden Personaldaten zusammengeführt, entsteht nicht nur mehr Überblick: Diebstahlsgefahr und finanzielle Verluste sinken dadurch deutlich. Optimierung ist das Thema der fünften und letzten Phase. Anhand konsolidierter Personaldaten können Budgetierungs- und Planungsprozesse rationalisiert werden. Unternehmensweite Geschäftsprozesse und Workflow erhalten den Feinschliff. Datentransparenz legt versteckte Kosten oder Budgetüberschüsse offen, so dass betriebliche Ausgaben gezielt reduzierbar sind. Einheitliche Personalinformationen liefern zudem die Grundlage für effiziente Personal-Audits, schließen potenzielle Risiken aus und verbessern die Compliance im Personalmanagement. Fazit Effizienz und eine realistische Zahlenbasis sind das A&O. Allein die detaillierte Darstellung des Status quo kann für ein paar 100 Mitarbeiter ebenso aufwendig sein wie für mehrere 1000. Ohne intelligente Analyse- und Planungstools ist der Aufwand kaum zu überblicken. Das Fehlerrisiko steigt, treibt die Kosten und es kommt zu Verzögerungen, die das Einhalten von Fristen erschweren. Entscheidend für die erfolgreiche Abwicklung einer Fusion oder Übernahme ist der schnelle Zugriff auf aktuelle und aussagekräftig präsentierte Personalinformationen – in jeder Prozessphase. 2 Über Aquire Aquire verfolgt unter dem Begriff der Unified Workforce Intelligence zwei große Produktlinien. Unifi verwaltet, strukturiert und modelliert in HR-Systemen wie SAP, PeopleSoft und Oracle abgelegte Personaldaten. Die Software ist ideal für das Management großer, personeller Veränderungen und wurde im ständigen Austausch mit Kunden fortentwickelt. Typische Einsatzszenarien sind Fusion und Übernahme, Restrukturierung, Datenmigrationen bei der Implementierung von HR- Systemen sowie organisatorische Management- und Planungsaktivitäten inklusive Datenanalysen. OrgPublisher, das Vorzeigeprodukt von Aquire, war 1994 die erste kommerzielle Lösung für das automatisierte Erstellen von Organigrammen. Heute ist OrgPublisher ein wichtiges Instrument der Personalabteilung in Konzernen ebenso wie in mittelständischen Unternehmen. Beide Lösungen können Daten aus den verschiedensten Quellen wie SAP, Oracle oder PeopleSoft ziehen, abbilden und analysieren. 3