Wissen optimal weitergeben ‑ Hyperwave verknüpft Weiterbildung mit Knowledge Management

Wissen optimal weitergeben – Hyperwave verknüpft Weiterbildung mit Knowledge Management Der einstige Hype-Begriff Knowledge Management erlebt gerade eine Renaissance. Die Anbieter haben dazugelernt. Ist doch das Wissen in Datenbanken genauso zu erschließen, wie das in den Köpfen der Mitarbeiter. Und das geht nur mit Collaboration und E-Learning. Kein Statement ohne Enterprise Content Management (ECM), Collaboration und Compliance — selbst von Knowledge Management (KM) wird mittlerweile wieder gesprochen: Diese Beobachtung, gewonnen auf Messen und Fachkongressen, illustriert die Situation in der IT-Branche. Die Macht der Mode schiebt zwar saisonal Begriffe in den Vordergrund, die Aufgabe dahinter bleibt für Unternehmen im Kern aber gleich: Die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort — das gilt heute wie vor einem Jahrzehnt. Was sich allerdings verändert hat, sind die Rahmenbedingungen: Informationstechnologie erreicht heute jeden Winkel der Erde, Innovationszyklen werden immer kürzer und Unternehmen befinden sich durch Neuausrichtung, Verschmelzung oder Umstrukturierung permanent im Wandel. Viele Ansätze für ein Thema In den Chefetagen war das Thema Wissensmanagement angesichts dieser drängenden Herausforderungen in den letzten Jahren etwas in den Hintergrund getreten. Das ändert sich gerade. Abseits vom einstigen Modebegriff Knowledge Management haben Lösungsanbieter ihr Portfolio mit einem integrativen Ansatz so optimiert und ausgebaut, dass Unternehmen heute Out-of-the-Box allen Prozessen rund um Daten und Informationen eine neue Qualität verleihen können. Denn gerade der Ausbau der weltweiten Kommunikationswege erlaubt via Internet mit Web-Portalen und -Foren, Instant Messaging und Video-Konferenzen eine neue, ganz pragmatische Form des Wissensmanagements. E-Learning und Collaboration sind hier die Schlagworte und bezeichnen im Kern die praktischen Anwendungsmöglichkeiten für Unternehmen mit ausgereiften Web-Technologien. E-Mail — nicht nur Segen Schnell, unkompliziert und direkt ist der Austausch über E-Mails, der die Kommunikation in Unternehmen stark verändert hat. Doch oft setzt gerade in schwierigen Projektsituationen ein hektischer E-Mail-Schriftverkehr ein. Dokumente werden beliebig angehängt, anschließend ist es mühsam, die aktuelle Version wiederzufinden und den Überblick über den Status eines Projekts zu behalten. Im Unternehmensalltag verschwinden trotz der angeblich so unkomplizierten und kostengünstigen Zauberformel "E-Mail" oft wichtige Nachrichten, weil entweder Mailbox-Limits überschritten werden, Mitarbeiter als hindernde GateKeeper der Kommunikation fungieren oder schlicht den Überblick über ihren eigenen Datenschatz verloren haben. Nach glaubwürdigen Schätzungen verbringen Mitarbeiter ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit der Verwaltung ihrer Mailbox. E-Mail hat zweifellos die Unternehmenskommunikation gründlich revolutioniert, das Ergebnis ist aber eher ein beständiges Rauschen im Kanal und reaktive Beschäftigung ganzer Mitarbeiterstäbe statt mehr Wirtschaftlichkeit. Strukturierte Kommunikation in weltweiten Projekt-Teams ist möglich, wenn konsequent auf web-basierte Technologien zur Zusammenarbeit gesetzt wird. Über das Internet können virtuelle Teams effektiv vernetzt werden. Um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu stärken, werden Systeme eingesetzt, mit denen jeder Anwender herausfinden kann, wer im Unternehmen das gerade benötigte Wissen besitzt. Content Management Plattformen identifizieren auch in großen Organisationen zuverlässig die jeweiligen Experten — nur wenige Mausklicks genügen, um Antworten auf drängende Fragen zu erhalten. Außerdem können Ergebnisse von Meetings innerhalb einer halben Stunde aufbereitet an die Sales Force weitergeleiten werden. Dokumentenorientiertes Wissensmanagement sorgt dafür das in IT-Anwendungen wie Datenbanken und Dateisystemen angesammelte Wissen jederzeit allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. In einer solchen Umgebung wird Wissen — bekanntlich das einzige Gut, das sich durch Teilen vermehrt — sinnvoll ausgebreitet und versickert nicht in übervollen Mailboxen, den Schubladen der Neuzeit. Zusammenarbeit Da E-Mail und Telefon nicht ausreichen, um effizient zusammenzuarbeiten, sind Kommunikationslösungen gefragt, die einen ähnlichen Komfort wie physische Meetings bieten. Dabei schaffen Transparenz und Anreize mit persönlichem Mehrwert die nötige Motivation bei Mitarbeitern, um das eigene Wissen mit anderen zu teilen. Collaborative ECM-Lösungen bieten eine sehr gute Möglichkeit, die scheinbar naturgegebenen Barrieren regional und funktional strukturierter Unternehmen zu durchbrechen. Eine solche integrierte Lösung beinhaltet die grundlegenden Elemente für Teamarbeit und erfolgreiche Arbeitsmeetings: eine einheitliche Informationsbasis für alle Teilnehmer, die Möglichkeit in Echtzeit in der Gruppe zu diskutieren und den direkten Blickkontakt durch Video-Conferencing. Direkte Kommunikation schafft Vertrauen und Motivation, und zwingt die Beteiligten, sich kurz zu fassen und auf die eigentliche Ziele des Treffens zu fokussieren. Die Erweiterung klassischer ECM-Anwendungen um Echtzeit-WebConferencing macht den Unterschied. Und zwar dann, wenn diese neue Kommunikationsform vollständig in die Lösung integriert ist. Schließlich geht es nicht darum, das Telefon neu zu erfinden, sondern die Arbeit verteilter Teams effizient zu unterstützen und zu dokumentieren. Integriert bedeutet aber auch, dass die Inhalte der virtuellen Besprechungen selbst zu wertvollem Content werden und als Video-Clip für zugriffsberechtigte Anwender jederzeit einsehbar sind. So können alle Ergebnisse einer Besprechung, inklusive der feinen Nuancen die nicht Eingang in das schriftliche Protokoll finden sowie virtuelle Flipcharts und gemeinsam bearbeitete Dokumente später wieder aufgerufen und nachbereitet werden. "Und wo bleibt der angesprochene Mehrwert als Anreiz?", werden sich jetzt viele fragen. Ganz einfach: Mitarbeiter erkennen sehr schnell ihre persönlichen Möglichkeiten und nutzen sie. Wer eine wichtige Information dringend benötigt, wird seinen Ansprechpartner lieber direkt per Bild und Ton kontaktieren als auf sein E-Mail-Antwortverhalten zu vertrauen. Und genauso werden Anwender mit Intranet-Lösungen verfahren, in denen systematisch Mitarbeiterprofile, Projektberichte und Best Practices hinterlegt sind. Die menschliche Grunddisposition, persönliche Netzwerke zu knüpfen und die Fähigkeiten anderer für sich zu nutzen, ist der entscheidende Motor, um Wissensmanagement ganz pragmatisch voranzutreiben. Der andere wichtige Baustein ist eine Unternehmenskultur, welche die Bereitschaft zum Wissenstransfer durch technisch überzeugende Lösungen fördert und ab einem gewissen Punkt auch aktiv einfordert. Es kommt also darauf an, einerseits zunächst eine Plattform für das Teilen von Wissen zu bieten und andererseits die aktive Mitarbeit zu belohnen: Wenn die interne Stellenbesetzung und Projektteambildung sich systematisch an den im Intranet hinterlegten Mitarbeiterprofilen orientiert oder Projekte nachweislich erst dann abgeschlossen sind, wenn alle relevanten Unterlagen für alle Berechtigten per Web abrufbar sind, wird eine solche Informationsplattform gedeihen. Gemeinsames Lernen leicht gemacht Geht man einen Schritt weiter und wandelt die Lehren, Erfahrungen, Ergebnisse aus erfolgreich gemeisterten Herausforderungen per Knopfdruck in nachvollziehbare eLearning-Kurse um, wird der Grundstein für eine langfristige Bindung des Wissens im Unternehmen gelegt. Dabei steht modernes eLearning weniger für phantasievoll animierte Grafiken als vielmehr für schnelle aktuelle Wissensvermittlung im Unternehmen. Die Ergebnisse von Web-Konferenzen und Präsentationen können ohne großen Aufwand als Kurse in das System eingestellt werden. Wurde beispielsweise einem Anwender von einem Experten ein EDV-Thema wie die Verwendung von Pivot-Tabellen in Excel per Web- Konferenz mit Desktop-Sharing erklärt, wird diese Session als neuer eLearning-Kurs abgelegt und steht anderen Fragestellern zur Verfügung: Statt erneut den Experten zu kontaktieren, kann der Kurs aufgerufen werden. Die Integration von KM und eLearning ermöglicht es außerdem, die eingestellten Inhalte von den Nutzern bewerten zu lassen, diese dabei systematisch und kontinuierlich zu verbessern und gleichzeitig dem Experten ein direktes Feedback zu geben. Aber die Erfahrung lehrt natürlich auch, dass solche KM-Projekte keine Selbstläufer sind und auf lange Sicht umso erfolgreicher verlaufen, wenn das aktive Management von Unternehmenswissen als strategisches Ziel definiert und auch gelebt wird. Dann wird Knowledge-Management nicht als zusätzliche Aufgabe gesehen, sondern als nützliches Werkzeug empfunden, das jedem einzelnen Mitarbeiter hilft, effizienter zu arbeiten. Die Zukunft steckt in den Köpfen Kürzere Innovationszyklen, Verlagerung der Produktion und wachsende Konkurrenz aus Fernost und aus dem osteuropäischen Raum kann für Unternehmen in Industrienationen nur bedeuten: Die eigenen Stärken pflegen. Dazu zählen unter anderem Entwicklungskompetenz und Ideenreichtum, Leistungsvermögen und Qualitätsbewusstsein. Dafür müssen Unternehmen Plattformen für die Zirkulation ihres Wissens schaffen. Kolja Czwielung Hyperwave AG Tel. 089-94304-413 kolja.czwielung@hyperwave.com www.hyperwave.com