11.07.2012

Ein Tag im Büro sieht doch heute mehr oder weniger so aus:
 
Der Rechner wird hochgefahren. Mitunter muss der Angestellte warten, bis sämtliche Software-Patches aus dem Firmennetzwerk heruntergeladen und installiert sind. Die meisten Daten befinden sich lokal auf seinem Rechner oder aber wurden bereits im Dokumenten-Management-System hinterlegt, wo das jeweilige Dokument ggf. durch andere Mitarbeiter versioniert wird. So über den Tag verteilt schreibt unser Kollege E-Mails, viele E-Mails, aber mehr noch empfängt er welche. Solange in gerader Linie one-to-one kommuniziert wird, läuft alles noch reibungslos. Wo aber Teamwork groß geschrieben wird, ist dies eher die Ausnahme. Dann führen one-to-many-E-Mails mit ihren ewig langen Threats verschiedenster Absender zur Massenkonfusion.
 
Das Problem liegt im Medium "E-Mail" selbst. Sie wird geschrieben und abgeschickt. Dann wieder zurückgeschickt und von jemanden anderen auf CC beantwortet, während der ursprüngliche Absender wiederum antwortet. Schon hat sich die Kommunikation in mehrere Protokolle zerteilt, Missverständnisse nicht ausgeschlossen.
 
Bei sog. Activity Streams passiert etwas grundsätzlich anderes, denn sie ist ein quasi öffentliches Ereignis, die Nachricht wird "live gestreamt". Noch während der Eingabe können die Kommunikationsteilnehmer die Bearbeitung verfolgen, kommentieren und ergänzen. Es gibt keine hierarchisch gegliederte Antwortstruktur mehr, sondern ein gemeinsames Arbeiten am jeweiligen Sachverhalt. Dazu müssen aber selbstverständlich auch alle Teilnehmer zugleich Zugriff haben können. Und damit komme ich zum Begriff "Cloud Computing".
 
Man stelle sich vor, unser Beispielmitarbeiter hätte nicht nur seine Daten zentral abgelegt, sondern würde seinen gesamten Work-flow nur noch im Netz erledigen (mit "Netz" kann hier sowohl das firmeninterne als auch das Internet gemeint sein). Dann bestünde sein Arbeitsrechner nur noch aus einem Betriebssystem und Webbrowser; alle Anwendungen liefen zentral auf Servern (man spricht auch von SaaS: Service as a Solution). Er könnte nun auch mit jedem anderen beliebigen Rechner arbeiten.
 
Der unmittelbare praktische Nutzen ist leicht nachvollziehbar:
 
Die Kosteneinsparungen in Wartung und Pflege, aber auch beim persönlichen IT-Support wären immens, da ja kein Mitarbeiter mehr lokal installierte Software benötigt. Die ständige Angst vor Viren und Trojanern gehört zumindest der Vergangenheit an. Auch ist kein aufwendiges Software-Lizensmanagement mehr nötig, da die Abrechnung nicht mehr per Rechnerplatz, sondern per User erfolgt - je nach Bedarf kann unser Angestellter der einen oder anderen Anwendung hinzugebucht oder wieder abgezogen werden. Doch das Beste: Er arbeitet garantiert mit den gleichen Anwendungen wie seine Kollegen! Keine lokalen Updates bedeuten keine Kompatibilitätsprobleme mehr beim Dokumentenformat. Und überhaupt, eine vereinheitlichte Software-Landschaft bewirkt vereinheitlichte Prozesse und damit Kosteneinsparungen, insbesondere bei global agierenden Unternehmen.
 
Tatsächlich handelt es sich bei Cloud Computing um einen Umstellungsprozess, der schon längst begonnen hat. Webbasierte Anwendungen gibt es schon seit Beginn des Internet-Zeitalters und haben App für App Zugang in unsere Alltagswelt gefunden. Das Internet verbindet dabei nicht nur Rechner miteinander, sondern organisiert schon weite Teile unseres sozialen Lebens. "Social Media" bezeichnet eigentlich nichts anderes als die gesellschaftliche Dimension von Cloud Computing. Oder etwas mehrdeutig ausgedrückt: Unsere Kontakte wandern aus dem Adressbüchlein ins Netz, der Cloud.
 
Einen Schritt weiter gedacht, kann man sich nun auch die Auswirkungen von Cloud Computing auf die Arbeitswelt vorstellen.
 
Blogs, Sharepoints und Wikis sind schon Standards der Internen Kommunikation. Hier können Mitarbeiter unabhängig von lokal installierter Software gemeinsam an Inhalten arbeiten und miteinander kommunizieren. Aber auch beispielsweise bei Webinars findet eine rein browsergestützte Interaktion statt. Der Trend zu Cloud Computing ist also bereits deutlich vorgezeichnet und wird sich in den kommenden Jahren noch verstärken.
 
Das hat auch Auswirkungen auf die E-Mail-Kommunikation. Das amerikanische Marktforschungsunternehmen Gartner hatte in einer groß angelegten Studie vorhergesagt, dass bis zum Jahr 2014 die E-Mail im Business-Umfeld zu 20 % durch Social Media-Services ersetzt sein wird. Praktisch sähe das dann so aus:
 
Wozu noch ein Rundschreiben verfassen, wenn per Instant-Messaging auf die Information im Firmen-Blog verwiesen wird? Dort können die Mitarbeiter dann gleich auch die Verlautbarung kommentieren und Vorschläge machen. Letztendlich wird dadurch der Informationsfluss geöffnet und allgemein zugänglich gemacht. Ein Vorteil, wenn man bedenkt, dass von guter Mitarbeiterkommunikation Offenheit und Transparenz gefordert wird.
 
Oder: Wozu sich noch allerlei Dokumente hin und her schicken, wenn die Aufgabe wesentlich effizienter online bearbeitet und kommentiert werden kann? Im Netz bilden sich dann Arbeitsgruppen und soziale Kontakte unabhängig vom jeweiligen geographischen Standort. Der Begriff "Teamwork" bekommt eine ganz neue Qualität und ist nicht mehr zwangsläufig auf Abteilungen und eine lokal agierende Meeting-Kultur beschränkt. Auch die gemeinsame Verwendung einheitlicher Online-Tools kann bei Analysen und Auswertungen schneller zu einem allgemeinen Konsens führen. Die dabei generierten Daten haben eine höhere Aussagekraft als fragmentierte Deutungen an verschiedenen Orten zu verschiedenen Zeiten.
 
Aber es gibt durchaus noch offene Fragen und Bedenken.
 
An erster Stelle werden oft sicherheitsrelevante Bedenken geäußert, die sich jedoch bei näherer Betrachtung eher als emotional anstatt faktisch vorhanden erweisen. Tatsächlich begibt man sich aber in eine hohe Abhängigkeit zum Dienste-Anbieter. Insgesamt befindet sich der Cloud Computing-Markt teilweise noch in einer Trial- and error-Phase. Für den Kunden kann dies zu gravierenden Problemen bei der Skalierbarkeit der jeweiligen Lösung führen, da ein Zuviel an Standard auch Unflexibilität für notwendige Geschäftsanpassungen bedeuten kann. Heutige Investitionen können sich so morgen ggf. als obsolet erweisen. Letztendlich verhalten sich deshalb Unternehmen noch zögerlich; sie vermögen derzeit nicht den tatsächlichen ROI abzuschätzen.
 
Eins ist jedoch klar: Cloud Computing sollte jetzt ein zentrales Thema der Unternehmensführung sein. Denn die Zeit ist gekommen, um die Beziehung zwischen IT und Unternehmen umzugestalten. Die Auswirkungen beschränken sich dabei nicht nur auf die IT-Abteilungen, sondern gehen auf die gesamte Organisation über. Hier gilt es heute schon eine Strategie für morgen zu entwickeln.
 
Und das bedeutet vor allen Dingen eins: Interne Kommunikation!
 
Nur durch eine gut ausgearbeitete Kommunikationsstrategie können Mitarbeiter auf diesen gravierenden Einschnitt in ihren Arbeitsalltag vorbereitet werden und tatsächlich zum Mitmachen animiert werden. Denn die offensichtlichen Vorteile, die sich aus Cloud Computing ergeben, sind ohne ihre Vermittlung hinfällig. Man kann auch hier keine Selbstläufer erwarten, der korrekte Umgang muss geschult werden. Auch interkulturelle Differenzen spielen eine große Rolle; nicht zuletzt sollen durch Cloud Computing lokale Anwendungen und ihre Bedienungsgepflogenheiten geopfert werden. Das erfordert Einfühlungsvermögen und manchmal auch Durchsetzungsvermögen.
 
Die Empfehlung an die Chefetage kann deshalb nur lauten, Aspekte der Internen Kommunikation noch vor den IT-technischen Fragen zu analysieren und die Mitarbeiterkommunikation als einen integralen Bestandteil in die Planung mit aufzunehmen. Es wäre fatal, an falscher Stelle zu sparen, denn letzten Endes sind es hier die Mitarbeiter, die durch eine effiziente Bedienung einen geldwerten Mehrwert erwirtschaften sollen.