Prozessautomatisierung zwischen ERP-und Office-Systemen

Boris Ovcak, Christophe Campana, Eric Schott, Campana & Schott-Unternehmensgruppe Prozessautomatisierung zwischen ERP- und Office- Systemen Die Potentiale einer passenden IT-Unterstützung für Prozesse hungsweise möglichen Entlastung der Mitarbeiter. Dies liegt vor allem an der entweder zu großen Prozessstarre bei ERP-Systemen zwischen ERP- und Office-Systemen sind zu wenig ausge- oder der zu geringen Prozesstiefe bei Office-Anwendungen (Ab- schöpft. Der vorliegende Artikel charakterisiert die Besonder- bildung 1 illustriert das Verhältnis von Office- und LoB-Syste- heiten von so genannten semi-strukturierten Prozessen in die- men). Warum fehlen genau hier die passenden IT-Systeme? Es sind sem Umfeld und skizziert die daraus abgeleiteten IT-Gestal- zunächst nicht technische Probleme, sondern es handelt sich um tungsmöglichkeiten. eine besondere Art von Prozessen, für die viele der bisherigen Lö- sungen schlicht nicht konzipiert waren. Dabei handelt es sich um semi-strukturierte Prozesse. Diese sind Keywords insbesondere im Kontext von Beantragungs- und Freigabevorgän- Business Process Automation, Information Processing, Office gen sowie dem Berichtswesen anzutreffen. Ein typisches Beispiel Business Application, Information Worker, ERP Systems, Micro- ist der Investitionsantrag. Investitionen, zum Beispiel die Be- soft Office schaffung einer neuen Maschine, werden letztlich von einem ERP- Stichworte System und einem strukturierten Prozess verarbeitet (Bestellun- Prozessautomatisierung, Informationsverarbeitende Prozesse, gen, Freigaben, Rechnungsverwaltung, Buchungen ins Anlagever- Office Business Application, Information Worker, ERP-Systeme, mögen). Bevor es jedoch soweit kommt, haben bereits zahlreiche Microsoft Office – weitaus weniger strukturierte Aktivitäten – stattgefunden. Ein Business Case für die Investition wird häufig anhand eines Excel- Templates ermittelt. Kosten- und Nutzenfaktoren werden von ver- schiedenen Beteiligten und unter Zuhilfenahme von Daten aus 1. Einleitung ERP-Systemen eingetragen. Viele Iterationsschleifen werden Die Verarbeitung von Informationen durch die Gruppe der soge- durchlaufen, bevor eine informelle Freigabe vorliegt. Erst nach nannten Information Worker bietet das übergreifende Produkti- dieser startet der formale – und durch das ERP-System unter- vitätspotential, das praktisch alle größeren Organisationen und stützte – Prozess „Investitionsantrag“. Als weitere Beispiele seien Unternehmen verbindet. Anders ausgedrückt: in der adäquaten IT- Bestellanforderungen, Vorhaben- und Projektanträge und Status-, Unterstützung von Information Workern liegt ein immenses Pro- Projekt- und Portfolioberichte genannt. duktivitätspotential [1]. Nicht erst jetzt gehen die Organisationen diese Herausforderung Die Automatisierung solcher semi-strukturierten Prozesse kann in an: sie haben bereits in der Vergangenheit verschiedenste IT-Sys- zwei grundsätzlichen Formen erfolgen, indem einerseits semi- teme eingeführt. Zu den wichtigsten zentralen Anwendungen strukturierte Prozesse, die heute durch Office-Anwendungen un- gehören ERP-Systeme für unternehmensweit sachbearbeitende zureichend unterstützt werden, mittels geeigneter Systeme auto- Prozesse. Demgegenüber stehen Büroanwendungen wie Micro- matisiert werden (mit den Nebeneffekten Standardisierung und soft Office für eher unstrukturierte Aktivitäten, zum Beispiel die Transparenz der Prozesse) und indem andererseits Daten aus ERP- Ad-hoc-Aufbereitung von Informationen im Rahmen von Berich- Systemen auch für semi-strukturierte Prozesse verwendet werden ten und Präsentationen. Beide Arten der IT-Unterstützung führen können und neue Informationen automatisiert in diese Systeme für sich genommen nicht zu der insgesamt gewünschten bezie- zurückfließen. Information Management und Consulting 25 (2010) 1 49 Abbildung 1: Getrennte Welten - Office und LoB-Systeme Eine Möglichkeit, einen Teil des Optimierungspotentials auszu- Typischerweise treten solche Prozesse im Rahmen von Planung schöpfen, liegt in einer neuartigen Integration von ERP- und klas- und Koordination sowie Steuerung und Controlling auf. Ausge- sischen Office-Anwendungen. Die Vision: Mitarbeiter können zur nommen beziehungsweise im Folgenden nicht betrachtet werden Ausführung ihrer Prozesse in ihrer gewohnten Office-Arbeitsum- reine Kreativprozesse. gebung verbleiben. Benötigte Informationen sind dabei im jewei- Die Prozesse, in und an denen Information Worker arbeiten, zei- ligen Office-Programm verfügbar. Medienbrüche, Inkonsistenzen gen sich exemplarisch bei verschiedenen Tätigkeiten wie Bereit- und Durchlaufzeiten werden damit reduziert. stellung von Analysen und Berichten, Erstellung von Konzepten, Erstellung eines Business Case, Bewertung eines Verbesserungs- vorschlags sowie Genehmigung und Freigabe des Entwicklungs- 2. Besonderheiten von semi-strukturierten vorhabens für ein neues Produkt. Prozessen der Information Worker Man kann bei diesen Geschäftsprozessen im Office-Bereich von Im zunehmend informationsintensiven Arbeitsumfeld der heuti- „Prozessen zwischen den Schreibtischen“ sprechen. Diese beruhen gen Berufsgruppen hat sich ein Begriff formiert, der eine über- im Wesentlichen auf der wertschöpfenden Transformation von greifende Charakterisierung dieser Berufsgruppen auf Grund ihrer verfügbaren Informationen. Im Einzelnen sind diese: Informatio- am häufigsten ausgeführten Tätigkeiten darstellt: Der „Informa- nen anreichern, detaillieren oder verdichten, Bewerten von Infor- tion Worker“. Dabei handelt es sich nicht um einen neu geschaf- mationen und somit Entscheidungen vorbereiten und Entschei- fenen Berufszweig, sondern vielmehr um eine zentrale Eigen- dungen unter Nutzung von vorhandenen Informationen treffen. schaft, die auf eine Vielzahl von Tätigkeiten, Berufen und Funk- Die Prozesse der „Information Worker“ basieren auf einigen orga- tionen in mehr oder weniger starker Ausprägung zutrifft. Genau- nisatorischen Besonderheiten. Auch wenn sie in ihrer Art ver- er gesagt handelt es sich um eine übergreifende Rolle, die unzäh- gleichbar sind, besitzen die Abläufe meist fachbereichsspezifische lige Mitarbeiter einnehmen, sofern sie nicht unmittelbar produ- Ausprägungen. Dies geht einher mit einer jeweils vergleichsweise zierende oder dienstleistende Aufgaben wahrnehmen. geringen Anzahl an Benutzern und Transaktionen. Da die Trans- Der Information Worker, als Rolle, zeichnet sich durch informati- formation beziehungsweise Anreicherung von Informationen im ons- und wissensverarbeitenden Prozesse aus: Er transformiert Kontext von Unsicherheit ablaufen – unvollständige Informatio- vorhandene Informationen unter Anwendung von organisatori- nen, keine klaren Entscheidungsregeln – ist ein hohes Maß an schen Regeln, Verfahren und Wissen in neue Informationen. Ab- Selbständigkeit und impliziten Wissen erforderlich. Aufgrund der bildung 2 illustriert diesen Prozess. sie umgebenden Unsicherheit lassen sich die Abläufe nicht voll- ständig strukturieren, sie prägen sich als semi-strukturierte Pro- zesse aus. 50 Information Management und Consulting 25 (2010) 1 Prozessautomatisierung und ausgeblendet sowie mit Lese- und Schreibrechten versehen werden. Wieso decken ERP-Systeme alleine den Bedarf nicht? Das Kosten- Nutzenverhältnis ist aufgrund hoher Implementierungs- und Be- triebsaufwände im Verhältnis zu den eher geringen Benutzer- und Transaktionszahlen nicht attraktiv. ERP-Systeme sind überwie- Abbildung 2: Informations- und Wissensverarbeitender Prozess gend starr.