Workforce Productivity im Krankenhaus Spittal/Drau

Workforce Productivity im Krankenhaus Spittal/Drau Alles auf Station Kundenportrait: Das Krankenhaus Spittal/Drau in Oberkärnten versorgt den zweitgrößten Bezirk Österreichs mit einem Einzugsgebiet von ca. 80.000 Einwohnern. 375 Mitarbeiter, davon 62 Ärzte, sind rund um die Uhr mit der optimalen medizinischen Versorgung ihrer Patienten beschäftigt. Das Regionalkrankenhaus verfügt über fünf Abteilungen: Anästhesie und Intensivmedizin, Chirurgie, Geburtshilfe und Gynäkologie sowie Innere Medizin und Unfallchirurgie. Pro Jahr werden rund 14.000 stationäre Patienten behandelt und 18.000 ambulante Fälle. Insbesondere Das Freizeitparadies Millstät- ter See liegt direkt vor den die Beliebtheit Oberkärntens als Wander- und Skirevier sorgt im Sommer und Winter für er- Toren von Spittal an der Dau. höhte Betriebsamkeit. Für das Krankenhaus Spittal SP-EXPERT unterstützt die Personaleinsatzplanung im Krankenhaus Spittal/Drau seit gibt es durch unvorsichtige Bade- oder Skigäste immer Jahresbeginn 2000. Neben der Planung sind auch die Zeitwirtschaft und die Zeiterfassung wieder unvorhergesehenen von SP-EXPERT im Einsatz sowie der Report-Writer zum Erstellen von Auswertungen. Die Personalbedarf. Installation umfasst alle Stationen des Hauses bei maximal zehn gleichzeitigen Benutzern. Im Interview: Robert Erlacher, Leiter Rechnungswesen Herr Erlacher, welche Beweggründe haben zur Einführung von SP-EXPERT als Personalplanungslösung in Ihrem Haus geführt? „Im Jahre 1997 war ein neues Arbeitszeitgesetz in Kraft getreten, das feste Arbeitszeitgrenzen vorschrieb. Die Erfassung und Umsetzung in den Dienstplan war damit manuell kaum noch möglich, da wir früher mit Excel-Listen gearbeitet haben. Insbesondere die Lohnverrechnung und die mehrfache Nachprüfung war mit den von Hand geführten Listen sehr umständlich geworden. Es wurde einfach Zeit für eine automatisierte Lösung.“ Welche Vorteile und Nutzen sind durch den Einsatz von SP-EXPERT bisher erkennbar geworden? „Natürlich ist zunächst mal die Verrechnung deutlich erleichtert worden. Das liegt aber auch an der Verbesserung des Workflows: Dadurch, dass jetzt Lohnarten fest hinterlegt sind, muss nur noch eine Plausibilitätsprüfung beim Abgleich der Daten aus dem Dienstplan und aus der Zeiterfassung erfolgen. Die Vorarbeiten, insbesondere die Genehmigung von Überstunden, werden auf den einzelnen Stationen von den Stationsschwestern erledigt. In der Lohnverrechnung wird nur mehr die bereits erwähnte Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Das ist ein großer Vorteil, da sich die Dienstwege und Abläufe damit beschleunigen und Blitzinfo vereinfachen.“ SP-EXPERT Personaleinsatz- planung SP-EXPERT Zeiterfassung und Zeitwirtschaft Reporting Entlastung des Personal- wesens Employee-Self-Service Ist damit auch ein spürbarer Gewinn an Transparenz verbunden? „Ja, in mehrfacher Hinsicht. Die Mitarbeiter können sich direkt auf Stationsebene über ihren Urlaubsstand und andere zeitwirtschaftliche Daten informieren. Diese Nachfragen sind bisher über die Personalabteilung gelaufen, wodurch hier natürlich eine Entlastung zu spüren ist. Außerdem verfügen wir jetzt über die historischen Daten von vier Jahren. Auf Knopfdruck können wir sehen, wann welche Zeiten angefallen sind oder wie sich der Krankenstand auf Stationsebene entwickelt hat. Diese Daten fließen auch in die Personalbedarfsplanung mit ein.“ Die Personalabteilung wurde also entlastet, wie aber haben andere Beteiligte auf die Umstellung reagiert? „In der Personalabteilung wurden keine Stellen reduziert, allerdings ist die Mitarbeiterzahl in den letzten Jahren auch stark angestiegen. Diskussionsbedarf gab es bei der Mehrbelastung auf den Stationen und bei der Einführung der Zeiterfassung, die jeden Mitarbeiter betrifft. Hier war etwas Überzeugungsarbeit zu leisten, aber wir haben eine Vielzahl von Information sveranstaltungen zu dem Thema angeboten. Bei diesen Versammlungen wurde auch deutlich kommuniziert, dass wir den Kontrollaspekt der Zeiterfassung in den Hintergrund gestellt haben angesichts der Erleichterung, die sich für die Mitarbeiter durch automatisches Erfassen von Zeitdaten ergibt.“ Würden Sie sagen, dass SP-EXPERT insgesamt betrachtet zur Steigerung der Mitarbeitermotivation beigetragen hat? „Ich glaube schon, dass dieser Aspekt spürbar ist. Beispielsweise durch das Hinterlegen von Mindestbesetzungsstärken und die automatische Anzeige von Unterbesetzungen im Plan wird eine ergonomische Einsatzplanung unterstützt. Daneben spielt auch die Planungsgerechtigkeit eine wichtige Rolle: Es ist viel leichter erkennbar, wer wie viele Überstunden oder Bereitschaftsdienste geleistet hat. Der Mitarbeiter kann sich darauf verlassen, dass der Stand der Zeitkonten bei der Planung oder auch beim Dienstetausch berücksichtigt wird. Neben dem schon angesprochenen Vorteil der Mitarbeiter-Selbstinformation, die auch Im Dialysezentrum des Krankenhauses Spittal werden motivierende Auswirkungen hat, profitierten die Mitarbeiter auf den Stationen und in der Patienten im Zwei-Schicht- Verwaltung auch von der Korrektheit der einheitlichen und korrekten Aufzeichnung in SP- betrieb betreut bei einer EXPERT: Zeiten müssen nicht mehr selbst aufgeschrieben werden, Krankmeldungen oder Dialysedauer von jeweils vier bis fünf Stunden. Die medi- Urlaubstage können nicht mehr vergessen werden, sondern sind immer im System verfügbar. zinische Betreuung erfolgt Im Verwaltungsbereich wurde mit der Umstellung auf SP-EXPERT auch gleichzeitig eine Gleit- durch einen anwesenden Facharzt sowie drei diplo- zeitregelung eingeführt, was sehr gut angenommen wurde.“ mierte Krankenschwestern pro Schicht. Wie würden Sie die Dienstleistungen aus dem Hause Interflex beurteilen? „Das hat sehr gut funktioniert, Interflex war immer sehr schnell zur Stelle, wenn es Fragen gab. Da wir aber auch gute Mitarbeiter haben, die sich perfekt in SP-EXPERT auskennen, konnten wir etwa 90 Prozent der angefallenen Dienstleistungen in Eigenleistung erbringen. Nicht zu unterschätzen ist auch die Vorarbeit, die man hausintern leisten sollte, noch bevor ein Software-Berater dazukommt. Die Ermittlung der derzeit laufenden Dienste, die teilweise unterschiedlichen Standards auf den Stationen, z. B. die Dauer der Mittagspausen, und die sonstigen gewachsenen Strukturen müssen zunächst sorgfältig geprüft und hinterfragt werden.“ Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG Am Wolfsmantel 2 D-91058 Erlangen Tel. 09131/7725 -0 Fax 09131/7725 - 555 info@interflex.de www.interflex.de