Zeiterfassung in der Verwaltung: Heidekreis reduziert Aufwand im Workflow-Management

Personalpraxis Best Practice: Heidekreis reduziert Aufwand im Workflow-Management Zeiterfassung in der Verwaltung Heinrich Helms, Administrator für Zeiterfassung in der 2 Attraktives Arbeitsumfeld Fachgruppe Automation und Mit zwölf kreisangehörigen Städten und Gemeinden, einem gemeindefrei- Datenverarbeitung, en Bezirk und rund 140.000 Einwohnern liegt der Heidekreis – wie der Landkreis Soltau-Fallingbostel Name schon sagt – in der Lüneburger Heide inmitten der norddeutschen Metropolen Hamburg, Hannover und Bremen. Die vielfältige, naturräumli- che Landschaft der Heide mit ihren anerkannten Luftkurorten, Erholungs- orten und einem Kneipp-Heilbad in Kombination mit der guten verkehrs- technischen Anbindung an die Metropolen sowie dem kostengünstigen Bauland in den Städten und Gemeinden stellt ein attraktives Lebens- und Arbeitsumfeld dar. Alexander Kern, Software-Architekt, VEDA Zeit GmbH, Offenburg © A. Pütz Für das Erfassen und Buchen der Arbeitszeiten in den 39 Fachgruppen der Verwaltung des Landkreises setzt dieser seit 1991 auf Veda HR Zeit. Gerade in der öffentlichen Verwaltung erschweren aufwändige Die Einsatzbereiche der Lösung, z. B. die Abbildung aller Tarifverträge und und/oder veraltete Workflows oftmals die Erfassung und Ver- zahlreicher Betriebsvereinbarungen, die modulare Programmstruktur und arbeitung in der Personalzeitwirtschaft (PZW). Aus gewachse- der vielschichtige Berechtigungsschutz auf Benutzer- oder Gruppenebene, nen, komplexen Organisationsstrukturen resultieren viele sind flexibel sowie für die Verwaltung einfach erweiterbar und anpas- unnötige – sowohl zeit- als auch arbeitsintensive – Schritte sungsfähig. „Für uns ist es wichtig, dass sich die Zeitwirtschaft sehr ein- der PZW und Besucherverwaltung. fach in die tägliche Arbeit integriert. Nur wenn sie tatsächlich Arbeits- abläufe vereinfacht und nicht noch Mehrarbeit produziert, können wir si- cherstellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle Möglichkeiten 1 Individuelle Anforderungen der PZW wirklich nutzen”, erklärt Petra Kokel, Leiterin der Fachgruppe Automation und Datenverarbeitung beim Landkreis Soltau-Fallingbostel. Workflows, wie die Erfassung von An- und Abwesenheiten, Stempelun- gen, die Freigabe von Sperrzeiten oder auch Stempelkorrekturen, durch- laufen teilweise drei oder vier hintereinandergeschaltete Genehmigungs- 3 Informieren und Verwaltungsaufwand reduzieren stufen. Hinzu kommt die fehlende Anbindung der heterogenen Außen- stellen. In den Kommunen sind die betroffenen Bereiche recht unter- Wie aktuell viele Keyplayer des öffentlichen Dienstes, entschied die Ver- schiedlich, sie reichen vom Bauhof mit Beschäftigten, Verwaltungsange- waltung des Heidekreises im Jahr 2009, die AS/400 auslaufen zu lassen stellten und Beamten über Kindergärten, Schwimmbäder und Bibliothe- und alle auf dem Midrange-System angesiedelten Applikationen auf Win- ken bis zu Außenstellen mit nur einigen, wenigen Mitarbeitern. All dies dows-Server und -Betriebssysteme umzustellen. Im Rahmen dieses Migra- muss eine moderne Zeitwirtschaft bedienen, da man eine Verwaltung tionsprojekts wollte man die Möglichkeiten des neuen Windows-basierten eben nicht auf ein Rathaus reduzieren kann. Systems bestmöglich ausschöpfen und die Zeiterfassung durch Erweite- rungen in Nutzung und Erfassung genau an die speziellen und individuel- Abhilfe schafft ein übersichtliches Portal, das alle berechtigten Mitarbeiter len Anforderungen der Fachbereiche anpassen. Bereits im Rahmen der aufführt und informiert. Die Grundlage bilden durchgängige Prozesse bei zweitägigen Datenmigration von Stammdaten, Bewegungen und Salden allen anstehenden Workflows der Zeitwirtschaft und Besucherverwaltung, nach „Veda HR Zeit für Windows“ konnten die Projektleiter von Heide- wie sie der Landkreis Soltau-Fallingbostel (Heidekreis) jetzt in Zusammen- kreis und Lösungsanbieter den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren, arbeit mit seinem PZW-Dienstleister integriert und genau auf die individu- da sie während der Überarbeitung der Stammdaten viele redundante Zeit- ellen Anforderungen zugeschnitten hat. modelle fanden und löschten. Dadurch konnten sie die Anzahl der für die Arbeitszeitkonten verwendeten Zeitmodelle nahezu halbieren. Arbeit und Arbeitsrecht ∙ 7/11 419 Personalpraxis › Mehr und detailliertere Information bietet das Modul IRP (Individual Reporting Package). Über einen integrierten Berichtsdesigner kann die Personalabteilung Auswertungen aus der PZW erstellen, grafisch aufarbeiten und/oder nach Excel exportieren. Mit diesem Modul er- stellen die Mitarbeiter der Personalabteilung z. B. einfach Monats- listen mit detaillierten Auflistungen der Zeiten pro Beschäftigtem oder auch Krankenstatistiken und können sie unproblematisch weiterver- arbeiten. › Die bisher fehlende Anbindung kleinerer Außenstellen an die PZW stellt ein Telefonbuchungsmodul sicher. Auch ohne Netzwerkanbin- dung oder Zeiterfassungsterminal können deren Beschäftigte Zeit- © fabianspring – Fotolia.com kontenbuchungen per Telefon tätigen. Die vorher aufwändigen manuellen Nachbuchungen durch Vorgesetzte entfallen. 5 Workflow-Management im Zentrum Kern der Erweiterung war das Workflow-Management (WFM).