Zeitwirtschaft: Ein Flughafen mit PEP

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de 52 ZEITWIRTSCHAFT Ein Flughafen mit PEP PRAXIS. Der Salzburger Flughafen hat eine softwarebasierte PEP-Lösung einge- führt, um die manuelle Einsatzplanung abzulösen. Ein hochkomplexes Projekt. Von Daniela Furkel (Red.) nungslösung einzuführen, um Abläufe für die Personaleinsatzplanung dar“, er- zu automatisieren. läutert Alexander Münch, IT-Project- & M ehr als 320 Mitarbeiter Vor der Einführung des neuen Systems System-Manager. Einige multifunktio- der Salzburger Flughafen erfassten die Mitarbeiter ihre Arbeits- nale Mitarbeiter werden am Salzburger GmbH sorgen für die Zu- zeiten noch mit Stempelkarten. Die Ver- Flughafen zum Beispiel gleichzeitig für friedenheit der rund 1,9 antwortlichen ermittelten die geleisteten den Rampen- und den Feuerwehrdienst Millionen Passagiere pro Jahr. Da für Stunden manuell in einer selbst erstell- eingeteilt. die Sicherheit der Fluggäste ein opti- ten Access-Applikation, und die Daten Von einer automatisierten PEP-Soft- maler Mitarbeitereinsatz unerlässlich flossen über eine Schnittstelle in das vor- ware erwartete der Flughafen vor allem ist, galt es, eine softwarebasierte Zei- handene ERP-System ein. Ganz ähnlich eine Optimierung des Planungsprozesses terfassungs- und Personaleinsatzpla- sah es bei der Personaleinsatzplanung und eine Reduktion des administrativen aus. Hier wurden sämt- Aufwands. Für die optimale Abdeckung liche Mitarbeiter manuell der Betriebszeit sollte das gesuchte Sys- © SALZBURG AIRPORT auf Excel-Basis eingeteilt tem in der Lage sein, zusätzlich zu be- – ein enormer admini- hördlichen und gesetzlichen Auflagen strativer Aufwand. auch den aktuellen Flugplan einzubezie- Der Flughafen ist in drei hen. Denn der jeweilige Personalbedarf Gesellschaften unterteilt: ergibt sich durch die Betriebspflicht und Die Salzburger Flughafen die behördlichen Auflagen. Zudem sollte GmbH, die 100-prozentige das System eine gerechtere Verteilung der Tochter Salzburger Air- Schichten ermöglichen. Und die Zeitdaten port Services GmbH und sollten dem bestehenden Lohn- und Ge- die 85-prozentige Tochter haltssystem zur Verfügung gestellt wer- Carport Parkmanagement den. Nach gründlicher Recherche fiel die GmbH, die insgesamt Wahl auf das Software-System „X/Time“ 265 Festangestellte und des Essener Software-Hauses GFOS. 65 Aushilfen zählen. Das neue System sollte nicht Schrittweise Einführung nur sämtliche 330 Mitar- Die Zeitwirtschafts- und die PEP-Soft- beiter erfassen, es sollte ware wurden auf unterschiedliche Art auch in der Lage sein, implementiert. Während die Zeitwirt- feste Arbeitszeitmodelle schaftslösung nach einem Testbetrieb sowie Schicht- und rotie- flächendeckend in Betrieb ging, wird die rende Dienste abzubilden. Personaleinsatzplanung Bereich für Be- Doch damit nicht genug: reich individuell aktiviert. Derzeit werden „Auch unser multifunkti- etwa 50 Mitarbeiter aus den Bereichen onal eingesetztes Personal Fracht, Reinigung, Security, Carport und stellt eine anspruchsvolle General-Aviation-Center mit „X/Time- Komplexe Einsatzplanung am Flughafen: Der Flugplan gibt den Besonderheit sowohl für PEP“ geplant. Zeitnah sollen die Mitar- Ausschlag dafür, wie viele Mitarbeiter wann benötigt werden. die Zeiterfassung als auch beiter des Airport-Control-Centers, der personalmagazin 06 / 10 ORGANISATION ZEITWIRTSCHAFT 53 Feuerwehr, des Bodenverkehrsdiensts und nen formellen Abwicklungen wie zum den Mitarbeitern dann in Papierform der Werkstätten folgen. Bei der Einfüh- Beispiel Urlaubsanträge. Das spart Zeit über einen entsprechenden Aushang rung mussten einige unerwartete Hinder- und Papier für Mitarbeiter und Vorgesetz- mitgeteilt. nisse überwunden werden: „Es war eine te“, so Personalchef Robert Seebacher. Bereits heute können deutliche Verbes- Herausforderung, alle Fachabteilungen Die Personaleinsatzplanung erfolgt serungen verzeichnet werden. Die elek- auf einen Nenner zu bringen, also alle anhand festgelegter Mitarbeitergruppen, tronische Erfassung und Dokumentation notwendigen Parametrierungen gemein- die eine Größe von maximal 20 Personen der Arbeitszeiten etwa hat den manuellen sam zu definieren“, beschreibt Münch haben. Eine Gruppe wird von je einem Aufwand enorm verringert. „Außerdem die Situation. Außerdem kam es während Planungsverantwortlichen verwaltet. bietet „X/Time“ die Möglichkeit, automa- der Einführungsphase zu Umstrukturie- Momentan nutzt der Flughafen noch tisierte Auswertungen kurzfristig zu er- rungsprozessen des Flughafens, weshalb nicht die Wunschbuchfunktion des Sy- stellen und diese in Excel zu exportieren“, sich das Projekt verzögerte. stems. Mit dieser hätten die Mitarbeiter zeigt sich Münch zufrieden. Die Auswer- Heute werden die Zeiten sämtlicher die Möglichkeit, ihre bevorzugten Schich- tungen stehen dann für andere Bereiche Mitarbeiter über „X/Time“ erfasst. In ten zu benennen. Zurzeit wenden sich die zur Verfügung – die Mehrfacherfassung großem Umfang kommt dabei die Work- Mitarbeiter mit ihren Einsatzwünschen von Daten entfällt. Durch die vorhandene flow-Komponente zum Einsatz. „Fast alle noch an die jeweils zuständigen Planer, Workflow-Komponente des Systems konn- Mitarbeiter, die über einen Computerar- die die Wünsche manuell in die Planung te auch der Papieraufwand zu Dokumen- beitsplatz verfügen, nutzen sie zu inter- einbeziehen. Die Einsatzzeiten werden tationszwecken reduziert werden. Zutrittskontrolle: handsfree, kabellos, online OMEGA ACTIVE Das System für anspruchsvolle Aufgaben. Zutrittskontroll-Lösungen von CEStronics sind auch für Ihren Einsatzort geeignet. Intelligent, netzwerkfähig, zukunftsweisend. www.cestronics.