Zeitwirtschaft: Es werde Licht

HR-SOFTWARE Zeitwirtschaft Es werde Licht BJB, der sauerländische Zulieferer für Lichttechnik, hat ein modernes Zeitwirtschaftssystem eingeführt, das Workflow, Zutritt und die Personaleinsatzplanung integriert. Mehr Transparenz im Schichtbetrieb und Kosteneinsparungen in der Personalverwaltung sind das Ergebnis dieser Mühe. eit 140 Jahren ist BJB in der Lichttech- genen Anforderungen an ein modernes arbeit, Lärm, Samstags- und Sonntagszu- S nik zu Hause. Mit Petroleumleuch- Zeitwirtschaftssystem, das Workflow, Zu- lagen sowie Bereitschaftsdienste. Diese ten gestartet, ist das Kerngeschäft inzwi- tritt und auch die Personaleinsatzplanung Daten müssen sauber berechnet und für schen die elektrische Verbindung zwi- integriert, nicht mehr erfüllte, machte das Abrechnungssystem aufbereitet wer- schen Stromquelle und Lampe. Bis heu- man sich 2009 auf die Suche nach einer den. Die Qualität der Lohndatenaufberei- te werden immer wieder neue, anwender- zukunftsorientierten Alternative. tung ist sehr wichtig, da für jede Abrech- freundliche Fassungssysteme, Klemmen nung und vor allem Rückrechnung extra und Schalter für Märkte in der ganzen Welt Komplexe Anforderungen an den externen Entgeltabrechner gezahlt angefertigt. Weitere Standbeine der Pro- Die zu lösende Aufgabe ist recht anspruchs- werden muss und man insgesamt die duktion sind kundenspezifische Anla- voll, da im Unternehmen zahlreiche Zeit- Kosten minimieren wollte. gen zur Automatisierung der Leuchten- modelle nebeneinander existieren. So fin- Die komplexen Details des Gesamtprojek- fertigung und Beleuchtungslösungen für den sich verschiedene Schichtsysteme tes bestehend aus Zeiterfassung, Zutritt und Hausgeräte. mit Früh-, Spät- und Nachtschicht sowie Personaleinsatzplanung wurden zunächst Für BJB gilt der Leitsatz, dass man mit Schichtrhythmen. Dabei wird in fast allen in einem Pflichtenheft erfasst. Dieses dien- kontinuierlichen Innovationen und welt- Bereichen des Unternehmens in Gleit- te als Basis für die Auswahl der Softwarean- weiter Präsenz stets die Nähe zum Kun- zeit, sowohl im kaufmännischen wie auch bieter. Nur diejenigen Anbieter, die einen den sucht sowie gemeinsam mit großen im gewerblichen Bereich, gearbeitet. Aller- Großteil der Anforderungen abdeckten, Entwicklungspartnern Fortschritte in der dings gibt es in einzelnen Abteilungen kamen in die engere Wahl. Licht- und Leuchtentechnik macht. Die- ebenso feste Arbeitszeiten wie auch bei Ergänzend entschloss man sich für die sen hohen Anspruch hat BJB auch an die den technischen Auszubildenden im Unter- umfassenden Workflow-Funktionalitäten Software, die man im Unternehmen ein- nehmen. Hinzu kommen variable Schicht- der Software. Der Zugriff der Mitarbeiter setzt. Daher werden hier Zuverlässigkeit rhythmen und die Berücksichtigung von und deren Selbstbestimmung sollte so und Innovationskraft groß geschrieben. Springern, die die Zeitmodelle automatisch nachhaltig gefördert werden. Inzwischen Das 1867 gegründete Unternehmen erkennen sollen. wird der Webclient von fast allen Mitar- beschäftigt rund 650 Mitarbeiter am Bei BJB werden Kostenstellen und Kosten- beitern genutzt. Gerade in Bereichen mit Hauptsitz in Arnsberg und rund 30 Mit- arten am Zeiterfassungsterminal und mit- vielen Mitarbeitern stellt dies eine erheb- arbeiter bei der Tochter Mellert in Bret- tels Workflow erfasst. Dadurch kann eine liche Vereinfachung des Beantragungsver- ten. In beiden Unternehmen ist mittler- Bewertung der Personalzeit auf Basis von fahrens von Urlaubsanträgen, Dienstrei- weile die Zeitwirtschaftssoftware X/Time Tätigkeiten (Kostenarten) durchgeführt sen, Fehlzeiten et cetera. dar. des Essener Anbieters GFOS im Einsatz. werden. Kostenstellen sowie Kostenarten Die Einführung des Systems erfolgte im Diese Software löste die bestehende Zeit- bilden im Unternehmen die Grundlage für Testbetrieb in mehreren Bereichen des erfassung beim sauerländischen Zuliefe- ein umfassendes und projektgenaues Con- Unternehmens, darunter Contischicht, rer für die Leuchten- und Hausgerätein- trolling. Zudem ermittelt das Unterneh- Gleitzeit und Teilzeit. Zudem bildete man dustrie ab. Da das Altsystem die gestie- men differenzierte Zuschläge für Mehr- gleichzeitig Beispielfälle im eigens dafür 22 Sonderheft 06 | 2011 www.personalwirtschaft.de installierten Testsystem ab. Die Einführung Zutrittskontrolle auf GFOS mit dem Ziel, der Zeitwirtschaft mit dem Workflow ein integriertes System zu haben. Zielset- erfolgte dabei vom Kick-Off bis zum Go zung einer solchen Zutrittskontrolle war Live in rund vier Monaten. damals wie heute, Werksgelände und Ver- Wie immer, wenn eine neue Software ein- waltungsgebäude vor unberechtigtem geführt wird, kam es auch in diesem Pro- Zutritt zu schützen. Auslöser, sich jekt zu kleineren Stolpersteinen zu Beginn. grundsätzlich für eine Zutrittskontrolle In engem Dialog zwischen BJB und GFOS zu entscheiden, waren seinerzeit Dieb- konnten diese unmittelbar beseitigt wer- stähle und das Auffinden unberechtigter den. Personen auf dem Werksgelände. Diese gingen nach Einführung der Software Zuverlässige Schichtplanung deutlich zurück. In Arnsberg entschloss man sich für eine Das ZK-System regelt den Zutritt so, dass schichtbezogene Personaleinsatzplanung dieser zu bestimmten Zeiten nur mit (PEP) in allen Fertigungsbereichen (Kunst- einem Ausweischip erfolgen kann. Der stoffverarbeitung, Montage sowie Werk- Zutritt zum Verwaltungsgebäude ist gene- zeugbau), aber auch im Versand und der rell außerhalb der regulären Arbeitszei- Instandhaltung. Die Planung des Personal- ten nur mit besonderen Berechtigungen einsatzes erfolgt auf Arbeitsplatzebene möglich. Die jeweiligen Berechtigungen recht differenziert und detailliert. werden in der Personalabteilung verge- Hierbei müssen Qualifikationen ebenso ben. berücksichtigt werden wie verschiedene Schichtgruppen und die Planung von Zeitersparnis und Transparenz Zusatzschichten. Es ist wichtig, dass die Insbesondere durch die Workflow-Funk- richtigen Personen an der richtigen Maschi- tionalitäten haben sich große Zeiterspar- ne in der richtigen Schicht arbeiten. Nur nisse ergeben. Zudem können durch zahl- so kann sichergestellt werden, dass die zum reiche Auswertungsmöglichkeiten Infor- Teil recht komplexen Produkte auch qua- mationen zu den Arbeitszeiten sowohl litätsgesichert gefertigt werden. von Mitarbeitern als auch von Vorgesetz- Die Einführung der PEP dauerte netto ten und Zeitbeauftragten jederzeit abge- drei Monate mit Vorarbeiten, die von BJB rufen werden. geleistet wurden. So übernahm der BJB Auch wenn der gesamte Nutzen noch nicht beispielsweise die Ist-Aufnahme. abschließend bewertet werden kann, bezif- Im Rahmen des Projektes ist ein umfas- fert man die Einsparungen in der Perso- sender Know-how-Transfer gelungen, nalabteilung durch die Arbeitsentlastung sodass BJB mittlerweile in der Lage ist, aktuell mit rund 50 000 Euro pro Jahr. Die selbstständig Parametrierungen und Ein- erhöhte Datentransparenz zwischen den richtungen am System durchzuführen. Abteilungen ist für das gesamte Unterneh- Beispielsweise haben Marc Wenzel (Pro- men von großem Nutzen und erleichtert jektleiter Personalwesen) und Ingolf Böh- die Arbeit des Controllings deutlich. BJB mer (Projektleiter IT) nahezu alleine den geht davon aus, dass sich das System nach Rollout der Zeiterfassung für Mellert und zwei Jahren amortisiert hat. auch den Rollout der PEP für weitere Fer- tigungsbereiche selbstständig durchge- führt. Beide haben zudem auch eine eige- ne Dokumentation für die Mitarbeiter Autoren Dr. Christine Lötters, erstellt. Head of Marketing and Communication, GFOS GmbH, loetters.christine@gfos.com Den Zutritt unter Kontrolle Horst Hufenbach, Um ein einheitliches System im Unterneh- Leiter Personal, BJB GmbH & Co. KG, horst.hufenbach@bjb.com men zu haben, setzte man auch bei der Sonderheft 06 | 2011 www.personalwirtschaft.de 23