27.03.2015

Wenn Bibliotheksnutzer die Erwerbung steuern dürfen, erlaubt man das meist für E-Books im Rahmen aggregierter Pakete. Der Prozess ist einfach zu handhaben und man entscheidet sich dafür, weil man für die E-Book-Erwerbung ohnehin neue Wege finden muss. Die Vorzüge des PDA-Verfahrens (patron-driven-acquisition) lassen sich von den E-Books jedoch mit noch größerer Berechtigung auf die Erwerbung von gedruckten Monographien anwenden.

In verschiedenen regionalen Veranstaltungen in Darmstadt, München und Berlin haben sich wissenschaftliche Bibliothekare mit der Methode des PDA-Print auseinandergesetzt und das von vub | Wissen mit System vorgestellte Verfahren einer kritischen Würdigung unterzogen.

Bei diesem am Nutzer orientierten Erwerbungsmodell steht als zentrales bibliothekarisches Anliegen die Ausweitung aktiver Bestände im Vordergrund. Daneben geht es auch um die effiziente Nutzung der Ressourcen. Jeder von einem Nutzer bestellte Titel findet sich in der Ausleihstatistik wieder, weil er tatsächlich benötigt wird. Diese Monographie hat überdies eine sechsfach höhere Chance erneut von Nutzern mit vergleichbarem Interesse ausgeliehen zu werden, als beim konventionellen Bestandsaufbau erworbene Monographien.

In der Diskussion des PDA-Print-Modells wurden technische, inhaltliche, wirtschaftliche und praktische Teilaspekte herausgearbeitet:

a.) Technisch werden die bibliographischen Datensätze von Neuerscheinungen im PDA-Print-Verfahren wahlweise in den Suchmaschinen-Index, die Arbeitsdatenbank, das Discoverysystem oder den OPAC der Bibliothek eingespielt. Sie verhalten sich so, als seien sie physischer Teil der Bestände. Die Menge der Neuerscheinungen durchläuft zuvor einen technisch definierten Filtermechanismus, der den Auswahlkriterien des verantwortlichen Fachreferenten und damit dem Erwerbungsprofil der Bibliothek entspricht: Sachgebiet, Erscheinungsjahr, Verlage, Preisgrenze, Sprache, Einbandart, um nur einige Beispiele möglicher Kriterien zu nennen, nach denen das Profil seine nach Bedarf auch wieder veränderbare Erscheinung erhält. Bevor die vorhandenen Datenbestände erstmalig um PDA-Print-Daten erweitert werden, entfernt das System mögliche Dubletten aus dem System (inkrementelle Erweiterung).

Außerdem kennzeichnet es die gelieferten Datensätze als virtuellen Bestand, was beim Ranking in der Trefferliste berücksichtigt werden kann und für den Nutzer erkennbar wird. Möglich ist überdies, dass der Nutzer seinen Anschaffungswunsch gegenüber der Erwerbung begründen muss, um ihn für die Genehmigung plausibel zu machen.

Das Genehmigungsverfahren wird abhängig von der Restriktivität des Profils strenger bis weniger streng und unter Umständen an Preisgrenzen orientiert durchgeführt.

b.) Inhaltlich erhält die Bibliothek im PDA-Print-Verfahren Datensätze in hoher Qualität und Erschließungstiefe geliefert. Die machen Angaben zu Sachgebiet, Autor, Inhaltsverzeichnis und aktueller Lieferbarkeit. Durch die Sachgebietserschließung werden nur Titeldatensätze übermittelt, die der Fachreferent grundsätzlich jederzeit für die Bibliothek erwerben würde. Diese Titel finden sich nun allerdings komplette alle im Katalog wieder, weil sie kostenlos, virtuell und damit ohne Berücksichtigung  von Etatlimitierungen eingestellt werden können. Die Kosten fallen erst dann an, wenn jemand den Band tatsächlich benötigt und er deshalb in der Trefferliste ausgewählt wird. Die inhaltliche Arbeit des Fachreferenten wird somit an zwei Stellen für den ausgewogenen Bestandsaufbau wirksam: Zum einen legt er gemeinsam mit dem Buchhandelspartner im PDA-Print ein detailliertes Profil fest, das dem Erwerbungsprofil der Bibliothek und den präzisen Vorgaben des Fachreferenten entspricht. Das Profil wird Woche für Woche justiert und kommt in den Folgemonaten den Anforderungen immer näher, bis es automatisch und fehlerfrei durchläuft. Zum anderen entscheidet der Fachreferent fallweise bei der nachgelagerten Genehmigung darüber, ob die Anschaffung aus seiner fachlich-inhaltlichen Perspektive doch nicht ratsam erscheint. Dabei können Budgetüberlegungen eine Rolle spielen, weil bestimmte wirtschaftliche Grenzen für das Sachgebiet bereits überschritten wurden oder ein erhöhtes Nutzer-Interesse zu mehrfach gleichem Anstoß in Richtung der Beschaffung geführt hat.

c.) Ökonomisch verursachen die wöchentlich gelieferten Datensätze weder Kosten noch erzeugen sie Verwaltungsaufwand. Alles läuft nach der Einrichtung, Prüfung und Justierung automatisch.

Die wöchentlichen Datenlieferungen ersetzen die physischen Buchlieferungen im Ansichtsversand und bauen sodann einen aktiven Bestand auf, wenn sie dem Bedürfnis der Nutzer entsprechen.

Während der Fachreferent zuvor allein auf die eigene Kompetenz setzen musste, darf er nun die Nutzer bei der Auswahl als im Sachgebiet inhaltlich vergleichbar qualifizierten Partner einbeziehen.

Der Nutzer hat nun seinerseits mit PDA-Print eine echte Auswahl in der Trefferliste, während er vorher lediglich auf die vom Fachreferenten physisch angeschafften Titel im Regal zugreifen konnte. Wirtschaftlich unterbleiben demzufolge Beschaffungen, für die es kein Nutzerinteresse gibt, die sich also nicht als aktiver Bestand qualifizieren werden. Dabei entfallen nicht nur Erwerbungs-, Logistik- und Verwaltungskosten sondern auch die Aufwendungen für die Lagerung und Archivierung in folgenden Jahren. Gewonnener Etat und Arbeitszeit können anderweitig eingesetzt werden.  Die Kostenminimierung durch gezielte Anschaffung geht Hand-in-Hand mit der Effizienzsteigerung der automatisch durchlaufenden Prozesse.

Die Nutzerpartizipation verbessert die Qualität des Auswahlprozesses im Sinne aktiver Bestände und wird der Erwerbungsabteilung komplett kostenlos von den Nutzern erbracht, während die Zufriedenheit der Nutzer steigt und sich in der Ausleihstatistik widerspiegelt.

In Zeiten knapper Budgets und unvermindert hoher Neuerscheinungszahlen sowie der drohenden Abwendung der DFG von der Finanzierung der Sondersammelgebiete wird mit PDA-Print ein neuer Weg eröffnet: Anstatt den systematischen Bestandsaufbau physisch im Regal der Bibliothek zu vollziehen, verlagert man ihn als kostenlosen bibliographischen Datensatz in den digitalen Katalogbestand. Dort verbleibt er so lange, bis der Beweis für seine physische Berechtigung erbracht ist. Bis dahin gibt es für den Nutzer ein Angebot, das weit über den Etat hinausreicht. Für die Sondersammelgebiete gibt es an dieser Stelle ein Risiko, weil der Datensatz halt nur virtuell vorhanden ist und mit fortschreitendem Zeitablauf niemand dafür einsteht, dass er im Bedarfsfall und Jahre später noch physisch lieferbar ist.

d.) Praktisch gesehen eignen sich PDA-Print-Verfahren für komplette Sachgebiete der Bibliothek ebenso wie für Themen der Bibliothek mit knappem Budget und weniger Aufmerksamkeit. Die Kölner USB deckt mit PDA-Print die Sachgebiete Philosophie, Informatik, Wirtschaft ab, ein Bonner Forschungsinstitut hat vor allem juristische Themen dafür ausgewählt. Im Zweifel lohnt sich der Start aus Anlass einer ohnehin anstehenden Reorganisation.

Technisch ist die Einbeziehung der IT-Administration auf der Seite der Bibliothek wünschenswert und verhilft im Konfigurationsprozess zu spürbaren Vorteilen, weil sich die Einführung beschleunigen lässt, kennt man sich mit den Eigenheiten der angewandten Bibliothekssysteme besser als durchschnittlich aus.

Zusammenfassend führt PDA-Print zu Kostensenkungen und zur Steigerung der Effizienz. Im Zentrum der Betrachtungen steht jedoch die gezielte Ausweitung aktiver Bestände in der Bibliothek, indem die Nutzer als kostenlose Mitarbeiter ihre eigenen Wünsche in den Erwerbungsprozess einfließen lassen und die Fachreferenten bei der Auswahl unterstützen. Das mit PDA-Print realisierbare Verfahren basiert auf einem reibungslosen Datenaustausch zwischen dem Buchhandelspartner und der Bibliothekssoftware, der Abstimmung detaillierter Prozesse sowie der logistischen Leistungsfähigkeit des Händlers, gewünschte Titel innerhalb kürzester Zeit zu liefern.

Die von vub | Wissen mit System im Frühjahr 2015 begonnene Veranstaltungsreihe zu PDA-Print wird aktuell in Universitätsstädten fortgesetzt. um die Sammlung im Sinne ihrer Zweckbestimmung lebendig zu erhalten. PDA-Print schafft in diesem Sinne eine interaktive Beziehung zwischen Bibliothek und ihren Nutzern. Im Wettbewerb der Wissensanbieter wächst hier eine überlebenswichtige Bindung. Die Bedeutung der Bibliothek als Partner des akademischen Nutzers wird in Richtung einer wissenschaftlichen Muse ausgebaut.